Porady i wskazówki dotyczące planowania spotkań w warunkach pracy zdalnej

W 1966 roku, Futurysta opublikował biuletyn zawierający prognozy dotyczące życia w latach 2020. Od gospodyń domowych robiących zakupy za pośrednictwem wideorozmów po ludzi otrzymujących wynagrodzenie za to, że nie pracują – ponieważ maszyny wyeliminowały tę potrzebę – niektóre z tych sugestii przypominają optymistyczną wersję powieści George’a Orwella „Rok 1984”.

Chociaż technologia bardzo nam pomogła w ostatnich latach, nie wyeliminowała ona pracy. Niemniej jednak ułatwiła jej wykonywanie, a praca zdalna to tylko jeden ze sposobów. Do tego stopnia, że według raport serwisu Remote.com, dwie trzecie amerykańskich przedsiębiorstw planuje wprowadzić w ciągu najbliższych pięciu lat możliwość pracy zdalnej lub elastyczne warunki pracy.

Elastyczna organizacja pracy świetnie wpływa na wzrost wydajności i poprawę morale pracowników, ale jak zadbać o dobre relacje z zespołem, podejmować trafne decyzje i osiągać wyniki biznesowe? Oto kilka wskazówek, jak skutecznie organizować spotkania planistyczne z pracownikami pracującymi zdalnie.

Zacznijmy od ustalenia harmonogramu

Jeśli chodzi o planowanie W przypadku pracy zdalnej nie można przecenić znaczenia jasnej komunikacji.

Należy ustalić stały termin spotkań harmonogram. Ponieważ wszyscy pracują z różnych zakątków świata, regularne spotkania z zespołem pozwalają Ci być na bieżąco z tym, co się dzieje, a także ułatwiają planowanie i podejmowanie decyzji. Cykliczne spotkania Planowanie spotkań nie musi być trudne. Znajdź termin, który pasuje wszystkim, i zarezerwuj go z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli uwzględnić go w swoich planach na dany tydzień. Dzięki temu wszyscy będą wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się spotkań, zmniejszy się liczba próśb zgłaszanych w ostatniej chwili, a uczestnicy będą mogli się odpowiednio przygotować.

Wybierz wideokonferencje narzędzie dla Ciebie. Istnieje wiele różnych spotkanie wirtualne dostępnych platform, od Zoom po Google Meet. Każda z nich oferuje inne funkcje, dlatego warto wybrać tę, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojego zespołu, jest łatwa w obsłudze i można ją zintegrować z Twoim procesem pracy.

Wykorzystaj aplikacje do planowania. Narzędzia takie jak Doodle może ci pomóc planować spotkania i ograniczyć wymianę e-maili związaną z ustalaniem terminu dogodnego dla wszystkich. Na przykład jako kierownik możesz utworzyć Booking Page która pozwoli Twojemu zespołowi skontaktować się z Tobą, ale tylko wtedy, gdy masz wolną chwilę.

Wykrywanie strefy czasowej. Ponieważ członkowie zespołu znajdują się w różnych częściach świata, zrozumienie różnych… strefy czasowe będzie miało kluczowe znaczenie. Aplikacja Doodle potrafi to zrobić automatycznie, dzięki czemu planowanie przebiega jeszcze płynniej. Utwórz ankietę i przekonaj się, jakie to proste.

Czas się przygotować

Masz już zaplanowane spotkania, ale jak zadbać o to, by przyniosły one oczekiwane rezultaty? Zapewnienie ich sprawnego i efektywnego przebiegu będzie miało kluczowe znaczenie dla stymulowania rozwoju.

Przygotuj jasny plan spotkania. Przed każdym spotkaniem warto poświęcić trochę czasu na zaplanowanie i opracować przejrzysty plan posiedzenia który przedstawia cel oraz cele spotkania. W tym celu warto określić, ile czasu chcesz poświęcić na każdy temat, i uporządkować je według priorytetów, tak aby uwzględnić wszystkie najważniejsze kwestie. Pomoże to utrzymać spotkanie na właściwym torze i zapewni, że wszyscy będą na bieżąco.

Ogranicz czynniki rozpraszające do minimum. W warunkach pracy zdalnej łatwo jest się rozpraszać. Można to ograniczyć na wiele różnych sposobów. Warto rozważyć wyciszenie uczestników, gdy nie zabierają głosu, oraz zachęcać ich do korzystania z wirtualnych teł, gdy w tle dzieje się coś, co może rozpraszać innych. nie trać koncentracji na to, co mówią o tym, co dzieje się za ich plecami.

Udostępniaj notatki i protokoły ze spotkań. Kiedy spotykasz się ze swoim zespołem, zawsze upewnij się, że ktoś sporządza protokół. Pomoże ci to ustalić zadania do wykonania po zakończeniu spotkania. Po każdym spotkaniu pamiętaj, aby udostępnić te notatki wszystkim uczestnikom. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco, będą mieli dostęp do omówionych informacji i niezbędne działania następcze może się zdarzyć.

Korzystaj z ankiet. Dla zadowolenia pracowników ważne jest, by czuli się doceniani. Podczas spotkań warto zadbać o to, by byli zaangażowani. Korzystając z ankiet podczas swoich spotkania grupowe. Może to być świetny sposób na uzyskanie informacji zwrotnej i zorientowanie się, jakie są opinie członków zespołu, a dzięki wielu narzędziom do wideokonferencji można to łatwo zrobić od razu.

Skoro fundamenty są już gotowe, zabierz się do budowy.

Praca zdalna ma wiele zalet. Zapewnia większą elastyczność, poprawia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i może pomóc pracownikom w utrzymaniu wydajności. Jednak może to utrudniać pracownikom nawiązywanie i utrzymywanie osobistych relacji ze współpracownikami. Jako menedżer możesz podjąć kilka działań, które pomogą zintegrować Twój zespół.

Wirtualne przerwy na kawę. Niech nie wszystkie spotkania będą dotyczyły wyłącznie pracy. Zaplanuj wirtualne przerwy na kawę lub sesje, podczas których członkowie zespołu będą mogli spotkać się i porozmawiać w nieformalnej atmosferze. Jest to nie tylko świetny sposób na budowanie poczucia wspólnoty, ale może też przynieść pozytywne skutki biznesowe. Na przykład może to pomóc pracownikom poczuć się swobodniej w nawiązywaniu kontaktu z kolegami i zadawaniu pytań, z których wcześniej mogliby się wahać. W szerszej perspektywie i tam, gdzie to możliwe, staraj się organizować osobiste spotkania w ramach zajęć towarzyskich, takich jak kręgle czy kolacja. Możesz zorganizować szybka ankieta aby znaleźć termin, który wszystkim odpowiada.

Ćwiczenia integracyjne. Warto rozważyć włączenie ćwiczeń integracyjnych do wirtualnych spotkań. Nie musi to być coś, co wymaga dużego nakładu pracy, ale krótka zabawa na przełamanie lodów może pomóc uczestnikom poczuć się nieco swobodniej, zanim przejdą do spraw służbowych. Może to być fajny sposób na wspierać współpracę - nawet w warunkach pracy zdalnej.

Sygnały niewerbalne. W spotkania wirtualne, odczytanie sygnałów niewerbalnych może być trudniejsze. W rzeczywistości podczas pandemii COVID-19 tak zwane „Zmęczenie Zoomem” wzrosła wykładniczo. Podczas wirtualnych spotkań zwracaj uwagę na mowę ciała i ton głosu. Jeśli zauważysz, że ktoś wydaje się nieco zestresowany lub nie jest do końca sobą, zwróć się do tej osoby.

Regularne spotkania.Rozmowa z pracownikami jest ważne – zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej. Należy planować regularne 1:1z zespołem. Może to być świetny sposób na utrzymanie więzi między wszystkimi oraz zapewnienie, że każdy czuje się wysłuchany i doceniony.