Planowanie spotkań w międzynarodowym środowisku pracy

Sposób, w jaki pracujemy, uległ zmianie, i to nie tylko z powodu COVID-19. W ciągu ostatniej dekady postęp technologiczny – na przykład udoskonalone wideokonferencje oraz aplikacje do planowania  - sprawiły, że współpraca z kolegami z całego świata stała się łatwiejsza niż kiedykolwiek.

Ta łatwość wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami. Jak umawiać wizyty jak współpracować z dużą grupą osób, gdy są one rozsiane po całym świecie? Albo jak uniknąć urażenia kogoś, bo twój sposób pracy różni się od tego, do czego ta osoba jest przyzwyczajona? Przyjrzyjmy się kilku problemom związanym z pracą w międzynarodowym biurze i sposobom, w jakie możemy je pokonać.

Planowanie stref czasowych spotkań 

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w międzynarodowym biurze, to wiesz, że organizowanie spotkań w różnych strefach czasowych może być prawdziwym utrapieniem. Niezależnie od tego, czy próbujesz umówić się na rozmowę telefoniczną ze współpracownikiem w Londynie, czy skontaktować się z klientem w Sydney, ustalenie najlepszy czas dla wszystkich może wydawać się bardziej skomplikowane niż sam powód, dla którego się spotykacie.

Nie stresuj się jednak, nie panikuj i nie rzucaj laptopem o najbliższą ścianę. Przy odrobinie planowania i odpowiednich narzędziach, zarządzanie strefami czasowymi może być dziecinnie proste. Oto kilka wskazówek, które mogą Ci w tym pomóc:

Bądź uważny. Zawsze pamiętaj, że to, co sprawdza się w Twoim przypadku, niekoniecznie musi sprawdzić się u wszystkich. Pamiętaj, aby zaplanować wszystko z wyprzedzeniem i zastanowić się, kto powinien wziąć udział w spotkaniu. Gdy już to ustalisz, możesz utwórz ankietę który uwzględnia różne strefy czasowe. Wybierz spośród wielu opcji, a na pewno znajdziesz idealny termin.

Określ jasne oczekiwania. Jeśli zadbasz o to, by wszyscy wiedzieli, co chcesz osiągnąć podczas spotkania, w tym jak długo ma ono trwać, pozwoli to wszystkim na zaplanować z wyprzedzeniem i odpowiednio dostosować swój harmonogram. Jeśli jesteś w Los Angeles, spotkanie z kolegami z Berlina prawdopodobnie zajmie im część wieczoru, więc poinformowanie ich, ile czasu potrzebujesz i jakie tematy chcesz omówić, pozwoli im oszacować, ile czasu powinni zarezerwować tego wieczoru.

Pamiętaj, żeby robić przerwy. Warto ogólnie pamiętać o przerwach, ale jest to jeszcze ważniejsze podczas spotkań z ludźmi z różnych stron świata. To, co dla Ciebie może być wczesnym spotkaniem, dla kogoś innego może oznaczać późną porę. Taka osoba może być już bardziej zmęczona i mieć trudności z długotrwałym skupieniem uwagi. Zachęcaj wszystkich do zabierania głosu, a jeśli tempo spotkania jest dla nich zbyt szybkie, niech poproszą o przerwę. Odpowiednio wykorzystane przerwy sprawią, że spotkanie będzie bardziej produktywne.

Skutki kulturowe

Technologia mogła nam ułatwić spotkać się gdziekolwiek, jednak kultura biznesowa znacznie się różni w Azji, Europie i Ameryce Północnej.

Dla Kierownictwo przedsiębiorstw i prezesi Pracując na arenie międzynarodowej, napotyka się na całą gamę przeszkód – od kwestii komunikacyjnych po zasady etykiety – i wszystkie one mają ogromne znaczenie, jeśli chcesz zbudować silniejsze relacje ze współpracownikami i klientami.

Przed spotkaniem warto poświęcić trochę czasu na zrozumienie, czym kultura osób, z którymi się spotykasz, różni się od twojej własnej. Może to obejmować zapoznanie się z obyczajami lub tradycjami charakterystycznymi dla danego regionu, dostosowanie stylu i tonu komunikacji lub Spotkanie indywidualne z kimś z Twojego biura, kto ma odpowiednie doświadczenie życiowe. Potraktuj to jako świetny sposób na poszerzenie swojej wiedzy i rozwój osobisty.

Podczas spotkania nie marnuj całej tej energii, którą włożyłeś w przygotowania. Ważne jest, aby okazywać szacunek i podchodzić z otwartością do różnych sposobów pracy. Unikaj stereotypów i uprzedzeń oraz wykazuj się cierpliwością, jeśli pojawią się bariery językowe. Niektórzy narzędzia do wideokonferencji oferuje tłumaczenie na żywo, ale na początkowym etapie może to nie być najlepsze rozwiązanie. Jeśli uważasz, że komunikacja może stanowić problem, rozważ zatrudnienie profesjonalnego tłumacza, który pomoże w sprawnym przebiegu spotkania.

Warto pamiętać, że różnice kulturowe mogą stanowić wyzwanie, ale są też świetną okazją do nauki i rozwoju. Należy zachować świadomość i starać się zrozumieć, że nie każdy będzie pracował i żył tak samo jak ty.

Po spotkaniu nie zapominaj o tych różnicach. Jak skontaktować się z współpracownikami lub klientami mogą się różnić. Koniecznie zapoznaj się z ich sposobem działania i dostosuj swoje dalsze działania do tych zasad.

Korzystanie z odpowiednich narzędzi

Dobra znajomość dostępnych technologii oraz stabilne połączenie internetowe mają kluczowe znaczenie dla organizacja międzynarodowych spotkań.

Niezależnie od tego, czy jesteś lider biznesowy lub przedsiębiorca, czas, którym dysponujesz, jest ograniczony i musisz go jak najlepiej wykorzystać. Korzystanie z odpowiednich narzędzi może całkowicie zmienić sytuację.

Oprogramowanie do planowania. Narzędzia takie jak Doodle Ułatw organizację spotkań kierownictwa, niezależnie od tego, gdzie znajdują się uczestnicy. Booking Page oraz Group Polls Na przykład może zautomatyzować obsługę stref czasowych, wysyłać zaproszenia i przypomnienia oraz sprawić, że proces, który mógłby z łatwością zająć cały dzień, zajmie zaledwie kilka minut.

Wideokonferencje. Na rynku dostępnych jest wiele różnych opcji, ale sztuka polega na tym, by znaleźć tę, która najlepiej Ci odpowiada i wpisuje się w Twój proces pracy bez problemów.

Współpraca. Jeśli masz zespoły rozsiane po całym świecie, znalezienie sposobu na wspólną pracę może stanowić wyzwanie. Narzędzia takie jak Slack może pomóc w utrzymaniu odpowiedniego poziomu komunikacji i ułatwić współpracę, nawet jeśli nie znajdujecie się w tym samym pomieszczeniu.

Tłumaczenia. Być może nie nadają się one do tworzenia tekstów, ale jeśli chodzi o pomoc podczas spotkania, narzędzia takie jak Deepl mogą pomóc w pokonaniu barier językowych i zapewnić, że spotkanie zakończy się wyniki, na podstawie których można podjąć działania.