5 sposobów, dzięki którym prezesi mogą skutecznie zarządzać swoimi kalendarzami

Można śmiało powiedzieć, że prezesi to ludzie bardzo zajęci. Jak podaje „Harvard Business Review”, zarządzanie czasem jest często wymieniane jako jedno z ich największych wyzwań. Łatwo zrozumieć, dlaczego. Jeśli nie muszą godzić spotkań z innymi członkami kierownictwa, to zajmują się relacjami z interesariuszami, spotykają się z zarządem lub przedstawiają strategiczny przegląd różnych kwestii.

Jest mnóstwo pracy do wykonania, a to jeszcze nie uwzględniając tych wszystkich niekończących się spotkań. Nic dziwnego, że aż 70 procent kadry kierowniczej otwarcie mówiło o odejściu z pracy z powodu wypalenia zawodowego.

Skoro spotkania stanowią tak istotny element harmonogramu każdego dyrektora generalnego, wydaje się, że jest to oczywisty obszar, którym należy się zająć, aby zmniejszyć poziom stresu i sprawić, by lider był znacznie szczęśliwszy i bardziej produktywny. Niezależnie od tego, czy planujesz spotkania samodzielnie, czy z pomocą asystenta wykonawczego, istnieje szereg narzędzia zwiększające wydajność Jesteśmy tu, by Ci pomóc. Oto pięć wskazówek, które pomogą Ci opanować sztukę zarządzania czasem na stanowisku kierowniczym.

Utwórz Booking Page

A Booking Page to potęga w dziedzinie zarządzania kalendarzem prezesa. Mówiąc prościej, Booking Page automatyzuje Twój kalendarz aby ułatwić znalezienie dogodnego terminu spotkania. Dla dyrektora generalnego ma to kluczowe znaczenie dla usprawnienia przebiegu spotkań i wyeliminowania niekończącej się wymiany e-maili.

Niezależnie od tego, czy sam organizujesz spotkanie, czy też zlecasz to swojemu asystentowi, wystarczy, że określisz swoją dostępność, a następnie udostępnisz link – Booking Page zajmie się resztą. Na Plan Doodle Professional, możesz utworzyć dowolną liczbę stron – co oznacza, że łatwo jest podzielić je na różne sekcje przeznaczone do różnych celów. Jeśli więc chcesz zawsze mieć dostęp do tablicy, ale ograniczyć dostęp do niej zewnętrznym interesariuszom – możesz to zrobić.

Booking Page to świetna sprawa, ale taka, która zawiera precyzyjnie dostrojone ustawienia mocy to najlepsze rozwiązanie. Kluczowym elementem zarządzania kalendarzem kadry kierowniczej jest wprowadzenie limitu liczby spotkań w ciągu dnia lub zaplanowanie przerw, aby uniknąć ich zbiegania się w czasie.

Ponadto, będąc powiązane z Twoim kalendarzem oznacza to, że Booking Page może również uwzględniać Twoją dostępność – więc jeśli dodasz coś do harmonogramu, Booking Page automatycznie usunie tę dostępność ze wszystkich udostępnionych przez Ciebie linków. Nie musisz się już martwić o podwójne rezerwacje!

Wysyłaj przypomnienia o spotkaniach

Nie ma nic bardziej irytującego niż przygotowywanie się do ważnego spotkania, na które nikt się nie pojawia. Zarządzanie czasem przez dyrektora generalnego jest wystarczająco trudne, nawet bez marnowania czasu na przygotowywanie się i uczestnictwo w spotkaniach, na które nikt nie przychodzi.

Korzystanie z przypomnień o spotkaniach, niezależnie od tego, czy termin został uzgodniony za pośrednictwem Group Poll Booking Page pozwala ograniczyć liczbę osób, które nie pojawiają się na spotkaniu. Uczestnicy otrzymają przed spotkaniem wiadomość e-mail z przypomnieniem o zbliżającym się terminie.

Zapoznaj się z najważniejszymi informacjami już na początku

Najlepsze spotkania to te, które są dobrze przygotowane. Dotyczy to w szczególności zapracowanych menedżerów, którzy z tygodnia na tydzień mogą łatwo czuć się przytłoczeni ich liczbą. Według magazynu „Entrepreneur”, wydarzenia z jasno określonym programem mają znacznie większe szanse na sukces niż te, które go nie mają.

Im więcej udanych spotkań, tym mniej spraw do załatwienia dla prezesa. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ pozwala Ci zająć się innymi ważnymi zadaniami związanymi z prowadzeniem firmy.

Narzędzia, takie jak Doodle, umożliwiają dodawanie pytania niestandardowe lub pola zaproszeń. Dzięki temu możesz z góry poprosić o wszystkie niezbędne informacje, co pozwoli ci dokładnie wiedzieć, czego będzie dotyczyło spotkanie i jak się do niego przygotować.

Zarezerwuj czas na najważniejsze zadania

Jeśli jesteś jak większość kadry kierowniczej, pewnie masz wrażenie, że Twój dzień to nic innego jak bieganie od jednego spotkania do drugiego – może z kilkoma wolnymi minutami na kawę pomiędzy nimi. To cud, że w firmie w ogóle udaje się coś zrobić… nie mówiąc już o czasie spędzanym z przyjaciółmi i rodziną.

Autor: automatyzacja planowania, dzięki czemu kadra kierownicza zyskuje więcej czasu na zajmowanie się prowadzeniem swoich firm. Nawet osoby posiadające asystentów nie muszą już ciągle odpowiadać na pytania o to, kiedy mają wolne, ponieważ spotkania są rezerwowane automatycznie.

Powinno się również stać nawykiem, aby regularnie rezerwować czas na ważne zadania. Jeśli musisz przejrzeć raport lub poświęcić czas na przekazanie zespołowi informacji zwrotnej, zarezerwuj na to czas w kalendarzu. Dzięki temu narzędzie do automatycznego planowania jeszcze lepiej pomoże Ci w zarządzaniu Twoim dniem.

Zwiększ elastyczność spotkań dzięki wideokonferencjom

Jeśli automatyzacja kalendarza, pozwalająca odciążyć napięty harmonogram dyrektora generalnego, jest jednym ze sposobów na zyskanie większej ilości czasu, to wideokonferencje to kolejny przykład.

Dzięki integracji z takimi aplikacjami jak Zoom czy Microsoft Teams, nawet najbardziej zapracowany dyrektor generalny nie musi martwić się o bieganie od sali konferencyjnej do sali konferencyjnej czy od klienta do klienta. Zamiast tego można zaplanować swój dzień wokół różnych spotkań stacjonarnych i wirtualnych, a w razie potrzeby przeprowadzić je wszystkie online.

Co więcej, dla osób stojących na czele globalnej organizacji, zintegrowane funkcje wideokonferencji Włączenie tego do harmonogramu oznacza mniejszą potrzebę podróżowania po świecie w celu sprawdzania sytuacji w różnych lokalizacjach. Zamiast tego zespoły mogą wirtualnie prezentować swoje działania. Ograniczenie podróży na duże odległości nie tylko pomoże dyrektorom generalnym, takim jak Pan, skupić się na prowadzeniu firmy, ale także przyniesie dodatkowe korzyści, takie jak więcej czasu dla przyjaciół i rodziny oraz mniejsze ryzyko wypalenia zawodowego.

Zarządzanie harmonogramem. Być może jest to, jak twierdzi większość dyrektorów generalnych, najtrudniejszy aspekt ich pracy, ale dzięki kilku zmianom możesz stać się pionierem w przekształcaniu tego zadania w jedno z najłatwiejszych.

Automatyzacja kalendarza sprawia, że umówienie się z kimś jest tak proste, jak wysłanie linku. Dodanie funkcji wideokonferencji i przypomnień e-mailowych zapewnia większą elastyczność w wyborze dogodnego miejsca spotkania oraz gwarantuje, że niepojawienie się na spotkaniu stanie się przeszłością. Poproszenie o niezbędne informacje na samym początku pozwala na dobre przygotowanie się do spotkania i efektywne wykorzystanie czasu.

Takie usprawnienie zarządzania kalendarzem pozwala kadrze kierowniczej na bardziej produktywne wykorzystanie dnia. Oznacza to więcej czasu poświęconego na ważne zadania związane z rozwojem firmy, mniejsze ryzyko wypalenia zawodowego lub stresu, a na płaszczyźnie osobistej – więcej czasu z rodziną i przyjaciółmi.

Dzięki Doodle możesz bezpłatnie stworzyć swoją własną Booking Page. Kliknij tutaj aby zacząć już dziś.