5 modi in cui gli amministratori delegati possono gestire efficacemente i loro calendari

È giusto dire che gli amministratori delegati sono persone impegnate. Secondo la Harvard Business Review, la gestione del tempo è spesso indicata come una delle loro maggiori sfide. È facile capire perché. Se non si tratta di bilanciare le riunioni con i colleghi dirigenti, si tratta di trattare con le parti interessate, di incontrare il consiglio di amministrazione o di fornire una panoramica strategica per una serie di questioni diverse.

C'è molto da fare e questo prima di prendere in considerazione tutte le infinite riunioni. Non c'è da stupirsi che ben il 70% dei dirigenti ha parlato apertamente di lasciare il proprio lavoro a causa del burnout.

Con le riunioni come fattore dominante nell'agenda di ogni CEO, sembra ovvio che si debba porre rimedio per ridurre lo stress e rendere un leader molto più felice e produttivo. Che si tratti di programmare da soli o con l'aiuto di un assistente esecutivo, esistono numerosi strumenti di efficienza che possono aiutare. Ecco i nostri cinque consigli per padroneggiare la gestione del tempo dei dirigenti.

Creare una pagina di prenotazione

Una Pagina di prenotazione è un potente strumento per la gestione del calendario del CEO. In parole povere, una pagina di prenotazione automatizza il vostro calendario per facilitare la ricerca di un appuntamento. Per un amministratore delegato questo è fondamentale per snellire le riunioni ed eliminare l'infinito scambio di e-mail.

Sia che organizziate una riunione da soli o che lo faccia il vostro assistente, è sufficiente impostare la vostra disponibilità, poi condividere il link e la pagina di prenotazione si occuperà di tutto il resto. Su un piano Doodle Professional, potete creare tutte le pagine che volete, il che significa che è facile segmentare pagine diverse per cose diverse. Quindi, se volete sempre avere del tempo per il consiglio di amministrazione ma limitare la disponibilità a un interlocutore esterno, potete farlo.

Una pagina di prenotazione è eccellente, ma una con impostazioni di potenza finemente sintonizzate è la migliore. L'aggiunta di un limite al numero di riunioni tenute in un giorno o di tempi cuscinetto per evitare che si ripetano è fondamentale per la gestione del calendario di tutti i dirigenti.

Inoltre, il fatto di essere collegato al vostro calendario significa che Booking Page può anche tenere conto della vostra disponibilità: se aggiungete qualcosa, la vostra Booking Page rimuoverà automaticamente quella disponibilità da qualsiasi link che condividete. Non dovrete mai preoccuparvi di doppie prenotazioni!

Inviare promemoria per le riunioni

Non c'è niente di più esasperante che prepararsi a una riunione importante per poi non presentarsi. La gestione del tempo del CEO è già abbastanza difficile senza perdere tempo a preparare e partecipare a riunioni a cui nessuno partecipa.

L'utilizzo di promemoria per le riunioni, sia che l'orario sia stato concordato tramite un sondaggio di gruppo o una pagina di prenotazione, riduce il numero di mancate presentazioni. I partecipanti riceveranno un messaggio di posta elettronica prima della riunione, ricordando loro che sta per arrivare.

Ottenere le informazioni importanti in anticipo

Le riunioni migliori sono quelle ben preparate. Questo è ancora più vero per i dirigenti impegnati, che possono essere facilmente sopraffatti da una settimana all'altra. Secondo Entrepreneur, gli eventi con un ordine del giorno chiaramente definito hanno molte più probabilità di essere efficaci di quelli senza.

Riunioni più riuscite significano meno follow-up per un amministratore delegato. Questo è fondamentale per permettervi di dedicarvi alle altre importanti attività legate alla gestione dell'azienda.

Strumenti come Doodle offrono la possibilità di aggiungere domande personalizzate o campi di invito. In questo modo è possibile chiedere in anticipo tutte le informazioni necessarie, in modo da sapere esattamente di cosa si tratta e come arrivare preparati alla riunione.

Programmare il tempo per le attività essenziali

Se siete come la maggior parte dei dirigenti, vi sembrerà che la vostra giornata non faccia altro che saltare da una riunione all'altra, magari con qualche minuto libero per prendere un caffè nel mezzo. È un miracolo che si riesca a fare qualcosa in azienda... per non parlare del tempo da dedicare agli amici e alla famiglia.

Automatizzando la programmazione, si libera tempo per i dirigenti, che possono così dedicarsi alla gestione della propria azienda. Anche gli assistenti non devono più sentirsi chiedere continuamente quando sono liberi, perché le riunioni vengono prenotate automaticamente.

Dovrebbe anche diventare un'abitudine programmare abitualmente il tempo per le attività importanti. Se dovete rivedere un rapporto o dedicare del tempo a un team per fornire un feedback, segnate il tempo nel vostro calendario. In questo modo, una soluzione di pianificazione automatica sarà ancora più utile per gestire la vostra giornata.

Aggiungete flessibilità alle riunioni con le videoconferenze

Se liberare la vostra fitta agenda di CEO automatizzando il calendario è un modo per ottenere più tempo, la videoconferenza è un altro.

Integrando Zoom o Microsoft Teams, anche il CEO più impegnato non deve preoccuparsi di correre da una sala riunioni all'altra o da un cliente all'altro. Al contrario, è possibile pianificare la propria giornata in base a una serie di riunioni virtuali e di persona, oppure, se necessario, svolgerle tutte online.

Inoltre, per chi è a capo di un'organizzazione globale, videoconferenze integrate nella programmazione significa che non è più necessario viaggiare in tutto il mondo per controllare le diverse sedi. Al contrario, i team possono presentare virtualmente ciò che stanno facendo. La riduzione dei viaggi a lunga distanza non solo aiuterà gli amministratori delegati, come voi, a concentrarsi sulla gestione dell'azienda, ma offrirà ulteriori vantaggi, come più tempo da dedicare ad amici e familiari e minori possibilità di burnout.

Gestire gli orari. Può essere quello che la maggior parte degli amministratori delegati dichiara essere la cosa più difficile quando si tratta del loro lavoro, ma con alcuni aggiustamenti, potete fare in modo che diventi una delle cose più facili.

Automatizzando il vostro calendario, organizzare un appuntamento con qualcuno è facile come inviare un link. L'aggiunta di videoconferenze e di promemoria via e-mail significa un maggiore livello di flessibilità per incontrarsi dove è più comodo e fare in modo che i no-show siano un ricordo del passato. Chiedere prima le informazioni essenziali significa che le riunioni possono essere un uso ben preparato ed efficiente del vostro tempo.

Una gestione semplificata del calendario come questa consente ai dirigenti di avere giornate più produttive. Questo significa più tempo da dedicare a compiti importanti per la crescita dell'azienda, meno possibilità di burnout o stress e, a livello personale, più tempo da dedicare alla famiglia e agli amici.

Potete creare gratuitamente la vostra pagina di prenotazione con Doodle. Cliccate qui per iniziare oggi stesso.