यह कहना उचित है कि सीईओ व्यस्त लोग होते हैं। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू के अनुसार, समय प्रबंधन अक्सर उनकी सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक के रूप में बताया जाता है। यह समझना आसान है कि क्यों। अगर यह साथी अधिकारियों के साथ बैठकों का संतुलन नहीं बना पाना है, तो यह हितधारकों से निपटना, बोर्ड के साथ बैठक करना या विभिन्न मुद्दों के लिए रणनीतिक अवलोकन देना है।
बहुत कुछ किया जाना बाकी है, और यह तो सभी अंतहीन बैठकों को ध्यान में रखे बिना है। इसमें कोई आश्चर्य नहीं कि इतने सारे 70 प्रतिशत अधिकारियों ने खुलेआम बर्नआउट के कारण अपनी नौकरी छोड़ने की बात कही।
क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है
चूंकि किसी भी सीईओ के शेड्यूल में बैठकें एक प्रमुख कारक होती हैं, इसलिए तनाव कम करने और एक बहुत खुशहाल और अधिक उत्पादक नेता बनाने के लिए इसे ठीक करना एक स्पष्ट कदम लगता है। चाहे आप स्वयं शेड्यूल बना रहे हों या किसी कार्यकारी सहायक की मदद से, कई दक्षता उपकरण मदद के लिए यहाँ हैं। कार्यकारी समय प्रबंधन में महारत हासिल करने के लिए हमारे पाँच सुझाव यहाँ दिए गए हैं।
एक बुकिंग पेज बनाएँ
एक बुकिंग पेज सीईओ कैलेंडर प्रबंधन के मामले में यह एक शक्तिशाली उपकरण है। सरल शब्दों में, एक बुकिंग पेज आपके कैलेंडर को स्वचालित करता है मिलने का समय ढूंढना आसान बनाने के लिए। एक सीईओ के लिए यह बैठकों को सुव्यवस्थित करने और अनंत ईमेल आदान-प्रदान को खत्म करने के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है।
चाहे आप स्वयं बैठक आयोजित कर रहे हों या आपका सहायक आपके लिए यह कर रहा हो, बस अपनी उपलब्धता निर्धारित करें, फिर अपना लिंक साझा करें और बुकिंग पेज बाकी सब संभाल लेगा। पर Doodle Professional प्लानआप जितने चाहें उतने पेज बना सकते हैं – जिसका मतलब है कि विभिन्न उद्देश्यों के लिए अलग-अलग पेजों को विभाजित करना आसान है। इसलिए यदि आप हमेशा बोर्ड के लिए समय रखना चाहते हैं लेकिन बाहरी हितधारक की पहुँच को सीमित करना चाहते हैं – तो आप ऐसा कर सकते हैं।
एक बुकिंग पेज उत्कृष्ट है, लेकिन एक ऐसा जिसमें बारीकी से समायोजित पावर सेटिंग्स यह सबसे अच्छा है। एक दिन में आयोजित बैठकों की संख्या पर सीमा लगाना या उन्हें एक के बाद एक होने से रोकने के लिए बफर समय रखना सभी कार्यकारी कैलेंडर प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण है।
साथ ही, होना आपके कैलेंडर से जुड़ा इसका मतलब है कि बुकिंग पेज आपकी उपलब्धता का भी ध्यान रख सकता है – इसलिए यदि आप कोई आइटम जोड़ते हैं, तो आपका बुकिंग पेज स्वचालित रूप से आपके द्वारा साझा किए गए किसी भी लिंक से उस उपलब्धता को हटा देगा। आपको दोहरी बुकिंग की कभी चिंता नहीं करनी पड़ेगी!
मीटिंग की याद दिलाएँ
महत्वपूर्ण बैठक की तैयारी करने के बाद कोई न आना सबसे अधिक गुस्सा दिलाने वाला होता है। सीईओ के समय प्रबंधन के लिए पहले से ही पर्याप्त चुनौतियाँ हैं, और ऐसी बैठकों की तैयारी और उनमें शामिल होने में समय बर्बाद करना, जिनमें कोई शामिल ही नहीं होता, और भी मुश्किल बना देता है।
एक के माध्यम से समय पर सहमति हो या न हो, मीटिंग रिमाइंडर का उपयोग करना ग्रुप पोल या बुकिंग पेज नो-शो की संख्या कम करता है। उपस्थित लोगों को बैठक से पहले एक ईमेल मिलेगा जो उन्हें इसकी आने वाली तारीख की याद दिलाएगा।
महत्वपूर्ण जानकारी पहले ही प्राप्त करें
सबसे अच्छी बैठकें वे होती हैं जो अच्छी तरह से तैयार की गई हों। यह व्यस्त कार्यकारी अधिकारियों के लिए और भी अधिक सच है, जो एक सप्ताह से दूसरे सप्ताह तक इन बैठकों से आसानी से अभिभूत हो सकते हैं। एंटरप्रेन्योर के अनुसारस्पष्ट रूप से परिभाषित एजेंडा वाले कार्यक्रम, बिना एजेंडा वाले कार्यक्रमों की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी होने की संभावना रखते हैं।
अधिक सफल बैठकें सीईओ के लिए कम फॉलो-अप का काम करती हैं। यह आपके लिए अपने व्यवसाय चलाने से जुड़े अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर आगे बढ़ने के लिए अत्यंत आवश्यक है।
Doodle जैसे उपकरण जोड़ने की क्षमता प्रदान करते हैं। कस्टम प्रश्न या आमंत्रण फ़ील्ड. यह आपको सभी आवश्यक जानकारी पहले से ही मांगने की अनुमति देता है, जिसका अर्थ है कि आपको ठीक-ठीक पता होगा कि बैठक किस बारे में है और आप कैसे तैयार होकर आएँ।
महत्वपूर्ण कार्यों के लिए समय निर्धारित करें
अगर आप अधिकांश कार्यकारी लोगों की तरह हैं, तो आपको ऐसा लगेगा कि आपका दिन बस एक मीटिंग से दूसरी मीटिंग में कूदने जैसा है – बीच में शायद कुछ ही मिनट्स बचते हैं कॉफ़ी पीने के लिए। यह आश्चर्य की बात है कि किसी व्यवसाय में कुछ भी पूरा होता है… और दोस्तों व परिवार के साथ समय बिताने की तो बात ही छोड़ दें।
द्वारा अनुसूचीकरण का स्वचालन, यह अधिकारियों को अपने व्यवसाय चलाने के लिए समय मुक्त करता है। यहां तक कि जिनके पास सहायक हैं, उन्हें अब यह लगातार पूछने की जरूरत नहीं रहती कि वे कब फ्री हैं, क्योंकि बैठकें स्वचालित रूप से बुक हो जाती हैं।
यह भी एक आदत बन जानी चाहिए महत्वपूर्ण कार्यों के लिए नियमित रूप से समय निर्धारित करेंयदि आपको कोई रिपोर्ट समीक्षा करनी हो या टीम को प्रतिक्रिया देने के लिए समय निकालना हो, तो अपने कैलेंडर में वह समय ब्लॉक कर लें। इससे एक स्वचालित शेड्यूलिंग समाधान आपके दिन के प्रबंधन के लिए और भी बेहतर हो जाएगा।
वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के साथ बैठकों में लचीलापन जोड़ें
यदि अपने व्यस्त सीईओ कार्यक्रम को स्वचालित कैलेंडर के माध्यम से खाली करना अधिक समय प्राप्त करने का एक तरीका है, तो वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग एक और है।
ज़ूम या माइक्रोसॉफ्ट टीम्स जैसे प्लेटफ़ॉर्म को एकीकृत करके, यहां तक कि सबसे व्यस्त सीईओ को भी एक मीटिंग रूम से दूसरे मीटिंग रूम या एक क्लाइंट से दूसरे क्लाइंट तक भागने की चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। इसके बजाय, आप अपने दिन की योजना विभिन्न व्यक्तिगत और वर्चुअल मीटिंग्स के अनुसार बना सकते हैं या ज़रूरत पड़ने पर इन्हें सभी ऑनलाइन भी कर सकते हैं।
इसके अलावा, वैश्विक संगठन के प्रमुखों के लिए, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग एकीकृत आपकी शेड्यूलिंग में बदलाव का मतलब है कि विभिन्न स्थानों पर चेक-इन करने के लिए दुनिया भर में यात्रा करने की आवश्यकता कम हो जाएगी। इसके बजाय, टीमें वर्चुअली दिखा सकती हैं कि वे क्या कर रही हैं। लंबी दूरी की यात्राओं में कमी न केवल आप जैसे सीईओ को अपने व्यवसाय चलाने पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगी, बल्कि दोस्तों और परिवार के साथ अधिक समय बिताने और बर्नआउट की संभावना को कम करने जैसे अतिरिक्त लाभ भी देगी।
अपने कार्यक्रम का प्रबंधन करना। यह शायद वही चीज़ है जिसे अधिकांश सीईओ अपनी नौकरी में सबसे कठिन मानते हैं, लेकिन कुछ समायोजनों के साथ आप इसे सबसे आसान बनाने में अग्रणी बन सकते हैं।
अपने कैलेंडर को स्वचालित करने से किसी के साथ समय तय करना लिंक भेजने जितना आसान हो जाता है। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और ईमेल रिमाइंडर जोड़ने से जहाँ सुविधाजनक हो वहाँ मिलने में अधिक लचीलापन मिलता है और यह सुनिश्चित होता है कि बिना बताए न आने की समस्या अब अतीत की बात हो। पहले आवश्यक जानकारी मांगने से बैठकें अच्छी तरह से तैयार और आपके समय का कुशल उपयोग बन जाती हैं।
इस तरह कैलेंडर प्रबंधन को सुव्यवस्थित करने से कार्यकारी अधिक उत्पादक दिन बिता सकते हैं। इसका मतलब है कि आपके व्यवसाय को बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण कार्यों पर अधिक समय खर्च होगा, बर्नआउट या तनाव की संभावना कम होगी, और व्यक्तिगत स्तर पर परिवार और दोस्तों के साथ अधिक समय बिताया जा सकेगा।
आप Doodle के साथ अपना खुद का बुकिंग पेज मुफ्त में बना सकते हैं। यहाँ क्लिक करें आज ही शुरू करने के लिए।
