ग्राहकों के साथ व्यवहार करते समय नो-शो और डबल-बुकिंग से कैसे बचें

नॉन-शो और डबल बुकिंग — यह 50 के दशक की हॉलीवुड कॉमेडी कैपर जैसी लगती है। पहले दृश्य में हमारे नायक, जिसे जिमी स्टीवर्ट ने निभाया है—और कौन?—एक भव्य पुल पर इंतजार कर रहे हैं। उनके हाथ में गुलाब का एक गुलदस्ता है और वे बेचैनी से अपनी घड़ी बार-बार देख रहे हैं। अंततः उदास मन से वह चल पड़ता है और ध्यान भटकने पर हमारी नायिका—बेशक किम नोवाक—से टकरा जाता है। वे दोनों एक साथ माफी मांगते हैं; हंसते हैं; बातें शुरू करते हैं…

बाद में फिल्म में जब जेरी लुईस एक रेस्तरां में प्रवेश करता है, तो हँसी-ठिठोली मच जाती है क्योंकि उसे एहसास होता है कि उसने एक ही जगह और एक ही समय पर दो डेट्स, शर्ली मैक्लेन और ऑड्रे हेपबर्न, से मिलने का इंतज़ाम कर लिया है। वाकई में धमाल!

हालाँकि, आधुनिक व्यवसाय में, न-आना और दोहरी बुकिंग कोई हँसी-मज़ाक की बात नहीं है। ग्राहक-सामना करने वाले उद्योगों में बैठकों को अनिवार्य कहना कुछ हद तक कम आँकना होगा। बैठकें ही वह जगह हैं जहाँ सेवाएँ बेची जाती हैं, मूल्य सृजित होता है और संबंध स्थापित होते हैं। चूकी हुई अपॉइंटमेंट्स और अव्यवस्थित बैठकों से उत्पादकता में कमी आती है और कंपनियों का समय व धन दोनों बर्बाद होता है।

ग्राहकों से सीधे संपर्क में आने वाली कंपनियाँ यह कैसे सुनिश्चित कर सकती हैं कि उनके कर्मचारियों के कैलेंडर शेड्यूलिंग उत्कृष्टता के परिष्कृत और पेशेवर उदाहरण हों, बजाय इसके कि वे 1956 के सर्वश्रेष्ठ कॉमेडी पुरस्कार के दावेदार की कहानी की तरह दिखें?

नो-शो को अस्वीकार्य बनाएं। क्लाइंट को नियंत्रण में रखें।

एक प्रभावी शेड्यूलिंग प्रक्रिया एक हंस की तरह है — यह सुंदर दिखती है, लेकिन इसके पीछे बहुत सारा काम चल रहा होता है जो दिखाई नहीं देता। यह सुनिश्चित करने का पहला कदम कि आपका क्लाइंट कभी आपको ठेंगा न दिखाए, बैठक से बहुत पहले ही शुरू हो जाता है। बैठक का समय बताने और शेड्यूल भेजने के बजाय, उन्हें स्वयं बैठक निर्धारित करने के विकल्प प्रदान करें। विकल्प होने से हम सभी को शक्तिशाली महसूस होता है। और ग्राहकों को अपनी सक्रिय भूमिका की बढ़ी हुई अनुभूति देता है।

आप, उदाहरण के लिए, उन्हें अपना भेज सकते हैं। बुक करने योग्य कैलेंडरआपकी उपलब्धता पहले से ही सिंक हो चुकी है। क्लाइंट तब सबसे सुविधाजनक समय चुन सकता है, इससे पहले कि मीटिंग निमंत्रण स्वचालित रूप से भेजे जाएँ। जब वे इस प्रक्रिया में सक्रिय भागीदार होते हैं, तो वे इसे पूरा करने की अधिक संभावना रखते हैं।

व्यस्त लोगों को अनुस्मारक की आवश्यकता होती है।

जबकि वहाँ एक वजहों का एक पूरा सिलसिला कि क्लाइंट्स, उम्मीदवार और लीड्स मीटिंग्स मिस करते हैं, सबसे आम कारणों में से एक यह है कि वे भूल जाते हैं या समय का ध्यान खो देते हैं। यह सरल और उतना ही टाला जा सकता है।

कई आधुनिक शेड्यूलिंग टूल्स आपको मैन्युअल रूप से या स्वचालित रिमाइंडर के माध्यम से रिमाइंडर भेजने की सुविधा देते हैं। यदि आप पूरी तरह उत्साहित हैं, तो आप किसी तीसरे पक्ष के लिए भी साइन अप कर सकते हैं। ज़ेपियर जैसे एकीकरण टूल और कस्टम रेसिपी बनाएं, जैसे कि SMS के माध्यम से बैठक के समय और स्थान की याद दिलाना। अब प्रतिभागियों के पास भूलने का कोई बहाना नहीं है।

ग्राहकों को विकल्प दें

हालांकि COVID-19 ने हम सभी को ज़ूम, टीम्स और हैंगआउट्स में माहिर बना दिया है, फिर भी कई ग्राहक-संपर्क उद्योग, जैसे रचनात्मक और मीडिया एजेंसियां, भर्ती और परामर्श सेवाएं, अभी भी वर्चुअल प्लेटफॉर्म को आमने-सामने की बैठकों का एक कमतर विकल्प मानते हैं। फिर भी, जिन ग्राहकों का कार्यक्रम पूरी तरह से व्यस्त है या जो आखिरी समय में किसी तात्कालिक समस्या से जूझ रहे हैं, वे यात्रा, परिवहन और कार्यालय से दूर समय बिताने वाली व्यक्तिगत बैठक से कन्नी काटने की कहीं अधिक संभावना रखते हैं, बजाय इसके कि वे लॉजिस्टिक रूप से सरल ऑनलाइन विकल्प की अनदेखी करें।

Doodle जैसे शेड्यूलिंग टूल्स Zoom के साथ इंटीग्रेट होते हैं, जिससे हर निर्धारित अपॉइंटमेंट के लिए एक मीटिंग लिंक बन जाता है। क्लाइंट्स जानते हैं कि भले ही वे व्यक्तिगत रूप से मिलने को प्राथमिकता दें, अगर उनका दिन गड़बड़ हो जाए तो वे तुरंत ऑनलाइन जुड़ने का विकल्प चुन सकते हैं।

देर आए दुरुस्त आए

हालाँकि हम सभी ने किसी ऐसे व्यक्ति के साथ काम किया है जो हमें इस पर सवाल उठाने पर मजबूर कर देता है, सभी लोग स्वाभाविक रूप से समझते हैं कि बैठकें छोड़ना या लगातार देर से आना हैं गैर-पेशेवर व्यवहार। इसलिए अधिकांश बैठकों के पहले पाँच मिनट लोग एक-दूसरे से माफी मांगते हुए बिताते हैं।

ग्राहक कभी भी जानबूझकर मीटिंग मिस करना नहीं चाहते, लेकिन कभी-कभी यह बस हो ही जाता है। यदि आप उनके लिए पुनः निर्धारित करना रद्द करने या आखिरी समय में अनुपस्थित रहने की तुलना में आसान बना देते हैं, तो आप न केवल ग्राहक के मन से अपराधबोध की भावना हटाते हैं, जो समग्र ग्राहक अनुभव और संबंध के लिए अच्छा है, बल्कि यह भी सुनिश्चित करते हैं कि बैठक अनदेखी न हो जाए। यह तर्क Doodle जैसे उपकरणों में अंतर्निहित है। मीटिंग्स Doodle के माध्यम से निर्धारित एक उपयोगी लिंक शामिल करें, जिसका उपयोग क्लाइंट्स वहीं तुरंत अपॉइंटमेंट पुनर्निर्धारित करने के लिए कर सकें।

दोहरी मुसीबत का खात्मा

सब कुछ एकीकृत करें

बेशक, केवल ग्राहक, संभावित ग्राहक और उम्मीदवार ही नहीं, समय-समय पर अपने कैलेंडर के साथ थोड़ी परेशानी का सामना कर सकते हैं। ग्राहक-सामना करने वाले पेशेवरों का काम अपने ग्राहकों को खुश रखना होता है, और कभी-कभी इसके चलते वे "हाँ" कह देते हैं, जबकि उन्हें वास्तव में कहना चाहिए, "कृपया एक पल रुकिए, मैं अपना शेड्यूल देख लूँ।"

सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी एक ऐसी शेड्यूलिंग प्रक्रिया का उपयोग करती है जो 100% एकीकृत हो और सभी उपकरणों पर काम करे। यदि आप स्वचालित शेड्यूलिंग के माध्यम से अपनी बैठक प्रक्रियाओं को परिष्कृत करना चुनते हैं, तो आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके द्वारा चुना गया टूलिंग भी समान रूप से प्लेटफ़ॉर्म-तटस्थ हो। अन्यथा, आपको पता चल सकता है कि मोबाइल के माध्यम से निर्धारित बैठकें कभी आपके लैपटॉप पर नहीं आतीं, या आपके शेड्यूलिंग टूल से भेजे गए निमंत्रण आपके सामान्य कैलेंडर एप्लिकेशन में नहीं दिखते। और इससे दोहरी बुकिंग, बैठकें छूट जाना और सामान्य अव्यवस्था हो जाती है।

जितना ज़्यादा गड़बड़ उतना ज़्यादा

अधिकांश ग्राहक-सामना करने वाले संगठनों के लिए साल के कुछ ऐसे समय होते हैं जब सब कुछ काफी व्यस्त से लगभग रातों-रात बेहद व्यस्त हो जाता है। एजेंसियों के लिए यह छुट्टियों के मौसम से पहले का समय हो सकता है; सलाहकारों और वित्तीय पेशेवरों के लिए यह प्रत्येक तिमाही के अंत में होता है; जबकि भर्ती करने वालों के लिए यह हर बार तब हो सकता है जब कोई बड़ा स्टाफिंग अनुबंध जीता जाता है।

ये क्षण आमतौर पर कॉल और बैठकों की भारी मात्रा से भरे होते हैं, और इन्हें बिना दोहरी बुकिंग के या किसी को भी पूरी तरह से चूकने के बिना शेड्यूल करना एक दुःस्वप्न जैसा प्रस्ताव है। जैसे कि Doodle 1:1 यह आयोजकों को बड़ी संख्या में प्रतिभागियों को विभिन्न बैठक स्लॉट भेजने की अनुमति देता है। जैसे ही वे कोई तारीख और समय चुनते हैं, वह स्लॉट स्वचालित रूप से हटा दिया जाता है और बाकी प्रतिभागियों के लिए विकल्प नहीं रहता। संक्षेप में, यह एक जीवनरक्षक है।

उपकरणों का उपयोग करें और नियम बनाएँ

अति-निर्धारण से बचने का एक अपेक्षाकृत सरल तरीका है प्रत्येक ग्राहक के लिए अन्य उपलब्ध समय स्लॉट के साथ एक अलग बुक करने योग्य कैलेंडर बनाना। इस तरह, शर्मनाक डबल बुकिंग की कोई संभावना नहीं रहती। इसके अलावा, यदि आप नियम बनाते हैं जैसे कभी भी लगातार दो ग्राहक बैठकें न रखना या ग्राहकों के बीच कम से कम 30 मिनट का अंतराल रखना, तो कुछ शक्तिशाली एआई आपकी मदद करता है।

यह तुम्हारी नहीं, उसकी गलती है।

बेशक, कभी-कभी आप सब कुछ सही करते हैं। आप एक महत्वपूर्ण बैठक निर्धारित करते हैं ताकि आप एक ग्राहक को एक नए समाधान के लिए प्रस्ताव दे सकें, जो उनके व्यवसाय को अगले स्तर पर ले जाने में मदद करेगा। आप ग्राहक को बैठक के लिए उपयुक्त समय चुनने के लिए आमंत्रित करते हैं। आप एक रिमाइंडर भेजते हैं और ग्राहक समय पर पहुँचता है। क्या गलत हो सकता है? पता चलता है कि उस नए समाधान की उत्पाद मालिक पहले से ही एक बैठक में व्यस्त है। वह दो बैठकों में बुक हो चुकी है! घबराइए नहीं, बुक ऑन बिहाफ फीचर Doodle मीटिंग आयोजकों को अन्य टीम सदस्यों के एजेंडा में समय निर्धारित करने की सुविधा देता है, ताकि दोहरी बुकिंग का दुःस्वप्न कभी साकार न हो।

आपकी सभी सर्वोत्तम कोशिशों और अनुस्मारकों के बावजूद, यह अभी भी संभव है कि ग्राहक अपने कार्यक्रमों को दो बार बुक कर लें। लेकिन यदि आप ऐसा शेड्यूलिंग टूल उपयोग करते हैं जो उन्हें सबसे उपयुक्त समय चुनने की स्वतंत्रता देता है और पुनर्निर्धारण को सरल बनाता है, तो आप यह सुनिश्चित करने की दिशा में अच्छी तरह से आगे बढ़ रहे हैं कि ग्राहक की दोहरी बुकिंग आपकी अनुपस्थिति न बन जाए। और यह एक खूबसूरत दोस्ती की शुरुआत हो सकती है।

क्या आप अभी भी ईमेल के माध्यम से अपनी बैठकें निर्धारित करते हैं? हम इसका अन्वेषण करते हैं। ईमेल और ऑनलाइन शेड्यूलिंग के बीच बड़ी बहस.