Hur man undviker uteblivna besök och dubbelbokningar i kontakten med kunder

Uteblivna gäster och dubbelbokningar — det låter som en komedi från 50-talets Hollywood. I den första scenen ser vi vår hjälte, spelad av Jimmy Stewart – vem annars? – som står och väntar på en prydlig bro. Han håller en bukett rosor i handen och tittar nervöst på klockan då och då. Till slut går han bort med en sorgsen min och stöter, distraherad, på vår kvinnliga huvudrollsinnehavare – Kim Novak, förstås. De ber båda om ursäkt samtidigt; de skrattar; de börjar prata…

Längre fram i filmen blir det riktigt roligt när Jerry Lewis kliver in på en restaurang och inser att han har avtalat att träffa två dejter, Shirley MacLaine och Audrey Hepburn, på samma ställe vid samma tidpunkt. Det blir verkligen kaos!

I dagens affärsliv är dock uteblivna möten och dubbelbokningar inget att skratta åt. Det är en underdrift att säga att möten är avgörande i branscher med kundkontakt. Det är vid möten som tjänster säljs, värde skapas och relationer knyts. Uteblivna möten och dåligt organiserade möten leder till produktivitetsförluster och kostar företagen både tid och pengar.

Hur kan företag med kundkontakt se till att deras anställdas kalendrar är välordnade och professionella exempel på utmärkt schemaläggning, istället för att se ut som handlingen i en film som tävlade om priset för bästa komedi 1956?

Sätt stopp för uteblivna besök. Ge kunden kontrollen

En effektiv schemaläggningsprocess är som en svan – den ser graciös ut, men bakom kulisserna pågår en hel del arbete som inte syns. Det första steget för att se till att din kund aldrig ställer in mötet börjar långt innan mötet äger rum. Istället för att meddela kunden när mötet ska äga rum och skicka ut ett schema, ge dem möjlighet att själva boka in mötet. Att ha valmöjligheter ger oss alla en känsla av makt och ger kunderna en ökad känsla av egenmakt.

Du kan till exempel skicka dem din bokningskalender, där din tillgänglighet redan är synkroniserad. Kunden kan då välja den tidpunkt som passar bäst innan mötesinbjudningarna skickas ut automatiskt. När kunden är en aktiv deltagare i processen är det mycket mer troligt att hen fullföljer det hela.

Människor som har fullt upp behöver påminnelser

Även om det finns en en hel rad skäl Att kunder, kandidater och potentiella kunder uteblir från möten – en av de vanligaste orsakerna är att de har glömt bort mötet eller tappat tidsuppfattningen. Enkelt och lika lätt att undvika.

Många moderna schemaläggningsverktyg ger dig möjlighet att skicka påminnelser, antingen manuellt eller till och med via automatiska påminnelser. Om du är riktigt ivrig kan du också registrera dig hos en tredjepartsleverantör ett integrationsverktyg som Zapier och skapa egna inställningar, till exempel att skicka en påminnelse om mötets tid och plats via SMS. Nu har deltagarna ingen ursäkt för att glömma bort det.

Ge kunderna olika alternativ

Även om covid-19 har gjort oss alla vana vid Zoom, Teams och Hangouts, ser många branscher med kundkontakt – såsom kreativa byråer och mediebyråer, rekryterings- och konsultföretag – fortfarande virtuella plattformar som ett sämre alternativ jämfört med fysiska möten. Men kunder som har en överfull kalender eller står inför en akut situation i sista minuten är mycket mer benägna att avstå från ett fysiskt möte som innebär resor, transporter och tid borta från kontoret än att avstå från ett logistiskt enklare onlinealternativ.

Schemaläggningsverktyg som Doodle kan integreras med Zoom, vilket skapar en möteslänk för varje bokad tid. Kunderna vet att även om de helst vill träffas ansikte mot ansikte, så finns det alltid en reservlösning att snabbt gå över till ett online-möte om deras dag skulle gå snett.

Bättre sent än aldrig

Även om vi alla har arbetat med någon som får oss att ifrågasätta detta, så förstår alla innerst inne att det är fel att utebli från möten eller att ständigt komma för sent oprofessionellt beteende. Det är därför de första fem minuterna av de flesta möten går åt till att deltagarna ber varandra om ursäkt.

Kunderna har aldrig för avsikt att missa ett möte, men ibland blir det helt enkelt så. Om du gör det enklare för dem att boka om än att avboka i sista minuten eller helt utebli, tar du inte bara bort kundens skuldkänslor – vilket är bra för den övergripande kundupplevelsen och relationen – utan ser också till att mötet inte faller mellan stolarna. Denna logik är inbyggd i verktyg som Doodle. Möten bokad via Doodle innehålla en praktisk länk som kunderna kan använda för att boka om direkt.

Att undvika dubbla problem

Integrera allt

Det är förstås inte bara kunder, potentiella kunder och kandidater som ibland kan ha lite problem med sina kalendrar. De som arbetar med kundkontakter har som uppgift att göra sina kunder nöjda, och det kan ibland leda till att de säger ”Ja” när de egentligen borde säga ”Kan du vänta ett ögonblick medan jag kollar min kalender?”

Se till att ditt företag använder en schemaläggningsprocess som är 100 % integrerad och fungerar på alla enheter. Om du väljer att finjustera dina mötesprocesser genom automatiserad schemaläggning bör du också se till att det verktyg du väljer är lika plattformsoberoende. Annars kan det hända att möten som bokas via mobilen aldrig dyker upp på din bärbara dator eller att inbjudningar som skickas ut via ditt schemaläggningsverktyg inte syns i din vanliga kalenderapp. Och det leder till dubbelbokningar, missade möten och allmän kaos.

Ju mer, desto rörigare

De flesta företag med kundkontakt har perioder under året då arbetstakten ökar från ganska intensiv till fullkomligt hektisk nästan över en natt. För byråer kan detta inträffa inför julhelgen; för konsulter och finansiella rådgivare brukar det vara i slutet av varje kvartal; medan det för rekryterare kan handla om varje gång ett stort bemanningsuppdrag vinner.

Dessa tillfällen innebär oftast en stor mängd samtal och möten, och att planera in dem utan att det blir dubbelbokningar eller att vissa möten helt faller bort är en mardröm. Funktioner som Doodle 1:1 gör det möjligt för arrangörer att skicka ut olika mötesalternativ till ett stort antal deltagare. När en deltagare väljer ett datum och en tid tas det alternativet automatiskt bort och är inte längre tillgängligt för de övriga deltagarna. Kort sagt, det är en riktig livräddare.

Använd verktyg och skapa regler

Ett relativt enkelt sätt att undvika överbokning är att skapa en separat bokningsbar kalender för varje kund med olika tillgängliga tidsluckor. På så sätt undviker man pinsamma dubbelbokningar. Om du dessutom skapar regler, till exempel att aldrig ha kundmöten direkt efter varandra eller att alltid ha minst 30 minuter mellan kundmötena, så har du kraftfull AI som stöttar dig.

Det är inte du, det är hon

Visst, ibland gör man allt rätt. Man bokar in ett avgörande möte för att presentera en ny lösning för en kund som ska hjälpa dem att ta sin verksamhet till nästa nivå. Man uppmanar kunden att välja den perfekta tidpunkten för mötet. Du skickar en påminnelse och kunden kommer i tid. Vad kan gå fel? Det visar sig att produktägaren för den nya lösningen redan sitter i ett möte. Hon har dubbelbokning! Oroa dig inte, den Funktionen ”Boka å andras vägnar” Doodle kan mötesarrangörer boka in tid i andra teammedlemmars kalendrar för att se till att mardrömmen med dubbelbokningar aldrig blir verklighet.

Trots alla dina ansträngningar och påminnelser kan det fortfarande hända att kunder bokar in dubbla tider. Men om du använder ett bokningsverktyg som ger dem möjlighet att välja den tid som passar bäst och som gör det enkelt att boka om, är du på god väg att se till att en kunds dubbelbokning inte leder till att du blir utan kund. Och det kan mycket väl vara början på en vacker vänskap.

Planerar du fortfarande dina möten via e-post? Vi undersöker Den stora debatten mellan e-post och tidsbokning online.