E-post kontra tidsbokning online: Den stora debatten

Civiliserade människor diskuterar aldrig religion eller politik… eller så lyder i alla fall talesättet. Men vi vet alla att det finns ämnen som är ännu mer kontroversiella. Stora debatter som kan dela ett rum eller till och med en familj i två läger. Dessa kretsar kring vår tids största frågor. The Beatles eller The Rolling Stones, till exempel. Batman eller Superman? Harry eller William? Lakers eller Celtics? Det finns ingen mellanväg. Ingen ”gillar riktigt” Real Madrid och Barcelona.

Men om man skrapar lite på ytan visar det sig att dessa hetsigt debatterade diskussioner egentligen bara är debatter till namnet. Varje förnuftig människa vet att Stones bara var en privatskolekopia av vad Beatles hade varit flera år tidigare, när de spelade på Hamburgs sjaskiga barer. Batman, pizza, Harry och – tack vare Magic och Kobe – Lakers är det rätta svaret på den frågan.

Inom IT-avdelningar, personalavdelningar och på produktivitetskonferenser världen över rasar en lika intensiv debatt: e-post eller onlinebokning. Precis som i de tidigare exemplen är det inte ens en jämn kamp.

E-post är vår pålitliga och trogna följeslagare. Den har tjänat oss alla utmärkt i ett kvarts sekel nu och är perfekt för så många saker. Men att boka möten hör inte till dem.

Tennis kontra bågskytte

Hur många e-postmeddelanden krävs det för att du ska kunna boka ett möte med kunder, potentiella kunder eller till och med kandidater till olika tjänster? Om jag ska gå efter min egen inkorg skulle jag säga att ungefär 157 e-postmeddelanden per möte låter rimligt, där varje försök att boka en tid resulterar i en omgång e-posttennis som ungefär ser ut så här:

Nå, när passar det dig?

Jag har 20 minuter nästa tisdag förmiddag, jag kan boka om något till onsdag eftermiddag och det kanske blir en lucka på fredag. Annars blir det först om tre veckor, nästa torsdag.

Hmmm, de passar inte mig. Har du något ledigt om fyra veckor?

Ja, visst, när som helst den där tisdagen.

10:30?

Åh nej, ett heldagsevenemang har just blivit inplanerat.

Nästa fredag?

Nej, semester.

Den 17:e vid middagstid?

Ja! Det är perfekt.

Toppen, jag skickar en inbjudan till dig. Är det e-postadressen med .com eller .co.uk?

(3 veckor senare) Jag är verkligen ledsen, men jag måste boka om…

Det är knappast konstigt att e-post ofta uppfattas som något som hämmar produktiviteten. Det ständiga fram och tillbaka är inte bara ineffektivt, utan det distraherar också de anställda från deras övriga arbetsuppgifter.

Jämför det med En träffsäkerhet som påminner om Kim Soo-Nyung i ett onlineverktyg för schemaläggning. Skicka ut en enkät för att ta reda på när alla deltagare är tillgängliga för ett gruppmöte. Ännu enklare är det att skicka ut en bokningsbar kalender, där ditt schema och din tillgänglighet redan är ifyllda, så att den inbjudna kan välja bland de lediga tiderna.

Dessa funktioner blir ännu mer praktiska om dina kunder, kollegor eller konsulter är spridda över flera länder och kontinenter. Istället för att som vanligt behöva googla tidszoner och räkna i huvudet (Är det GMT eller EST? Och gäller sommartid?), har schemaläggningsverktygen inbyggda tidszoner, så att tekniken sköter räkningen åt dig.

Upptagen kontra produktiv

Det visar sig att vi alla – och med ”vi” menar jag anställda, inte män – är usla på att göra flera saker samtidigt. När vi växlar mellan strategidokumentet och öppnar vår inkorg för att svara på ett nytt e-postmeddelande, vill vi gärna tro att vi multitaskar, men i själva verket byter vi bara mellan olika uppgifter. Och att byta mellan olika uppgifter är inte konstruktivt; det är faktiskt improduktivt att kostnaden på 40 % av vår totala produktion.

Den goda nyheten är att alla avbrutna uppgifter – oavsett om det beror på ett oplanerat samtal från en kund eller ännu en omgång e-postutväxling – brukar bli färdiga inom samma arbetsdag. Men inte direkt. I genomsnitt tar det mer än 23 minuter för en anställd som blivit avbruten att återgå till uppgiften. Det tar ännu längre tid att återfå samma produktivitetsnivå.

Produktivitetskostnaden och insikten om att e-post känns som en föråldrad och ineffektiv Kommunikationsmetoderna har fått organisationer att söka efter alternativ. Det mest populära alternativet, särskilt inom kreativa branscher, SaaS, utveckling, konsultverksamhet och rekrytering, är utan tvekan Slack. Samarbetsplattformar som Slack gör det möjligt för användarna att utföra en större del av sitt arbete inom en och samma plattform, vilket minskar behovet av att växla mellan olika uppgifter och därmed de produktivitetsförluster som detta medför. Detta gäller särskilt Doodle-boten för Slack, som gör det möjligt för användarna att hitta den bästa tidpunkten för ett möte och sedan boka in det direkt i Slack-miljön.

Även för företag som fortfarande använder mer traditionella verktyg som Outlook finns det hopp. Vår Doodle-integration med Outlook gör det möjligt för användarna att komma åt sina bokningsbara kalendrar och skapa möteslänkar som är lätta att dela direkt inifrån Outlook, vilket innebär att användarna slipper det vanliga hoppandet mellan e-post, kalender och schemaläggningsverktyg.

Framtiden kontra nutiden

Vi är inte bara dåliga på att göra flera saker samtidigt; vi är också alla usla på att vänta. Vi avskyr det. Men det är inte vårt fel — Våra hjärnor är förprogrammerade med en benägenhet att avsky förseningar. Denna motvilja mot uppehåll är också en faktor för kunderna, vars uppfattning om ditt företag eller din byrå påverkas något negativt varje gång det uppstår ett problem i processen.

E-post är helt enkelt inte lämpligt för den här typen av otålighet. E-postmeddelanden fördröjer ofta processer som skulle kunna genomföras just där och då, när tillfället är som bäst och intresset som störst.

Rekryterare kan till exempel lägga in en länk till sin bokningssida redan i det första meddelandet till en kandidat och tala om att de har en utmärkt profil och att man gärna vill prata med dem. På så sätt kan kandidaten omedelbart och på eget initiativ boka in det inledande mötet, vilket ger dem en positiv känsla. Samtidigt tar hela bokningsprocessen praktiskt taget ingen tid eller energi alls för rekryteraren, vilket gör att hen kan fokusera på mer brådskande uppgifter tills mötet är inbokat.

De flesta företag som erbjuder tjänster, lösningar och programvaruverktyg har ett kontaktformulär på sin webbplats. Om en potentiell kund, som har gjort sin research, hamnar på din webbplats, gillar det hen har läst och är tillräckligt imponerad för att ta kontakt, kommer hen att fylla i sina uppgifter i det formuläret. En medarbetare i säljteamet tar hand om det, kanske nästa dag eller efter helgen, beroende på när förfrågan kom in, och sedan inleds en lång e-postväxling. Alternativet är att lägga in en bokningssida direkt på din webbplats, så att intresserade kunder kan boka ett möte medan deras intresse är som störst. Detta ger också potentiella kunder möjligheten att känslan av att ha kontroll, snarare än att bli utsatta för försäljning, vilket gör dem mer mottagliga.

Ponnyer och enhörningar kontra att få en smäll i ansiktet

Vissa jämförelser är inte jämförelser alls.

Vi har alla varit med om ett uselt möte. Inte bara ett ”dåligt” möte, utan den sortens möte som känns som att hela tiden trampa på en Legobit med bara fötter. Den typen av möte där man inombords sluter avtal med universum för att det ska ta slut.

Cirka 70 % av oss upplever att vi förlorar regelbundet tid på dåligt organiserade möten, där avsaknaden av en tydlig dagordning och att deltagarna är oförberedda toppar listan över orsakerna till att dessa möten överhuvudtaget hålls.

Det är därför som schemaläggningsverktyg som Doodle har lagt till en funktion för anpassade frågor i produkter som Bookable Calendar. När till exempel en ny kund eller en kandidat till en ny tjänst bokar ett möte direkt med dig kan du se till att de har läst igenom den mycket användbara FAQ-sidan eller presentationen, vilket säkerställer att varje inbokat möte blir så produktivt som möjligt.

Ha, låt oss se om du kan mäta dig med det där, e-post!

Människor mot robotar

Nej, det här är inte en kort presentation av en Netflix-science fiction-serie. Och det är inte heller ett hot om att maskinerna är på väg att ta våra jobb.

Det finns vissa saker som Människor klarar sig mycket bättre än maskiner, till exempel att bygga relationer, visa empati och vara kreativa. Vi är också bättre på att bearbeta ny och ostrukturerad information och hantera ostrukturerade problemlösningsuppgifter. Vi är flexibla och oförutsägbara på sätt som datorer inte ens kommer i närheten av att kunna efterlikna.

Däremot är datorer betydligt bättre än människor på att utföra enkla, regelstyrda uppgifter som kräver snabbhet och noggrannhet. Som att hitta den snabbaste vägen till kontoret vid den här tiden på dagen. Som att hantera betalningen för de där nya sneakersen som du har haft ögonen på ett tag nu. Som att boka möten.

Även om e-post naturligtvis är en teknik, är mötesbokning via e-post i slutändan en mycket mänsklig process. Det vet vi, eftersom det ofta väcker frustration. Däremot använder bokning via ett onlineverktyg för mötesbokning AI som sköter allt det tunga arbetet åt dig.

När det gäller schemaläggning tycker jag att man ska sätta in robotarna. Visst, vissa kanske inte håller med. Vissa kanske föredrar e-post. Precis som vissa föredrar The Stones, prins William och The Celtics. Men innerst inne vet vi alla att de där människorna har fel. Det råder ingen tvekan om saken.

Automatisering kan göra mer än bara sköta schemaläggningen. Du kan ta reda på vilken roll den spelar i försäljningsprocessen här.