ईमेल बनाम ऑनलाइन शेड्यूलिंग: एक बड़ी बहस

सभ्य लोग कभी धर्म या राजनीति पर चर्चा नहीं करते… या ऐसा कहा जाता है। लेकिन हम सभी जानते हैं कि कुछ विषय तो और भी अधिक विवादास्पद होते हैं। ऐसे बड़े विवाद जो एक कमरे या पूरे परिवार को भी आधा-आधा बाँट सकते हैं। ये हमारे समय के सबसे बड़े मुद्दों के इर्द-गिर्द घूमते हैं। उदाहरण के लिए, द बीटल्स या द रोलिंग स्टोन्स? बैटमैन या सुपरमैन? हैरी या विलियम? लेकर्स या सेल्टिक्स? इसमें कोई बीच का रास्ता नहीं है। कोई भी रियल मैड्रिड को "बस पसंद" नहीं करता। और बार्सिलोना।

हालाँकि सतह को खुरचें, तो ये कड़ी-प्रतिस्पर्धी चर्चाएँ नाम मात्र की बहसें हैं। कोई भी विवेकी मन जानता है कि स्टोन्स सिर्फ एक पब्लिक स्कूल की नकल थे, जो सालों पहले हम्बर्ग के डाइव बारों में बजाने वाले द बीटल्स की नकल थी। बैटमैन, पिज्जा, हैरी और मैजिक व कोबी की बदौलत लेकर्स उस सवाल का सही जवाब है।

आईटी विभागों, मानव संसाधन कार्यालयों और दुनिया भर में उत्पादकता सम्मेलनों में एक समान रूप से तीव्र बहस छिड़ी हुई है: ईमेल या ऑनलाइन शेड्यूलिंग। ठीक वैसे ही जैसे उन पिछली उदाहरणों में, यह कोई निष्पक्ष मुकाबला भी नहीं है।

ईमेल हमारा भरोसेमंद, वफादार साथी है। यह अब तक एक चौथाई सदी से हमें शानदार ढंग से सेवा दे रहा है और कई कामों के लिए उत्कृष्ट है। लेकिन बैठकों का समय तय करना उनमें से एक नहीं है।

टेनिस बनाम तीरंदाजी

ग्राहकों, संभावित ग्राहकों या भूमिकाओं के उम्मीदवारों के साथ बैठक निर्धारित करने में आपको कितने ईमेल भेजने पड़ते हैं? अगर मेरे अपने इनबॉक्स को देखें तो मैं कहूँगा कि हर बैठक के लिए लगभग 157 ईमेल ठीक ही लगते हैं, और अपॉइंटमेंट तय करने का हर प्रयास ईमेल टेनिस के एक दौर में बदल जाता है, जो कुछ इस तरह होता है:

तो, आप कब उपलब्ध हैं?

अगले मंगलवार सुबह मेरे पास 20 मिनट हैं, मैं बुधवार दोपहर के लिए कुछ पुनर्निर्धारित कर सकता हूँ और शुक्रवार को कुछ समय खुल सकता है। अन्यथा, अगले गुरुवार को तीन सप्ताह हो जाएंगे।

हम्म, ये मेरे लिए काम नहीं कर रहे हैं। क्या आपके पास चार हफ्तों में कुछ है?

अरे हाँ, उस मंगलवार को कभी भी।

दस बजकर तीस?

ओह नहीं, एक पूरे दिन का कार्यक्रम अभी-अभी निर्धारित हो गया है।

अगले शुक्रवार?

नहीं, छुट्टी।

१७ तारीख को दोपहर?

हाँ! यह एकदम सही है।

बहुत बढ़िया, मैं तुम्हें एक निमंत्रण भेजूँगा। क्या यह.com ईमेल पता है या.co.uk ईमेल पता?

(3 सप्ताह बाद) वास्तव में माफ़ कीजिए, मुझे पुनः निर्धारित करना होगा…

इसमें कोई आश्चर्य नहीं कि ईमेल अक्सर उत्पादकता को खत्म करने वाला माना जाता हैन केवल निरंतर आना-जाना अकुशल है, बल्कि यह कर्मचारियों का ध्यान उनके अन्य कार्यों से भी भटकाता है।

उसकी तुलना करें किम सू-न्योंग जैसी अचूक सटीकता एक ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल का। समूह बैठक के लिए सभी प्रतिभागियों की उपलब्धता जानने हेतु एक पोल भेजें। इससे भी अधिक सरल है एक बुक करने योग्य कैलेंडर भेजना, जो पहले से ही आपके कार्यक्रम और उपलब्धता के अनुसार भरा हुआ हो, जिससे आमंत्रित व्यक्ति उपलब्ध स्लॉट्स में से अपनी पसंद चुन सके।

यदि आपके ग्राहक, सहकर्मी या सलाहकार कई देशों और महाद्वीपों में फैले हुए हैं, तो ये सुविधाएँ और भी अधिक काम की हो जाती हैं। सामान्य समय क्षेत्र खोजने और मानसिक गणना (क्या यह GMT है या EST? और क्या इसमें डेलाइट सेविंग्स शामिल है?) करने के बजाय, शेड्यूलिंग टूल्स में समय क्षेत्र पहले से ही अंतर्निहित होते हैं, इसलिए तकनीक स्वयं सोचने का काम कर लेती है।

व्यस्त बनाम उत्पादक

यह पता चलता है कि हम सभी — और 'हम' से मेरा मतलब कर्मचारियों से है, पुरुषों से नहीं — एक साथ कई काम करने में बहुत बुरे हैं। जब हम उस रणनीति डेक और अपने इनबॉक्स के बीच स्विच करते हैं ताकि एक नया ईमेल जवाब दे सकें, तो हमें लगता है कि हम एक साथ कई काम कर रहे हैं, लेकिन असल में हम सिर्फ कार्य स्विचिंग कर रहे होते हैं। और कार्य स्विचिंग रचनात्मक नहीं है; वास्तव में, यह अनुत्पादक है। 40% का खर्च हमारे कुल उत्पादन का

अच्छी खबर यह है कि कोई भी बाधित कार्य, चाहे वह किसी ग्राहक की अनियोजित कॉल से हो या ईमेल टेनिस के एक और दौर से, आमतौर पर उसी कार्यदिवस में पूरा हो जाता है। लेकिन तुरंत नहीं। औसतन, इसमें 23 मिनट से अधिक एक बाधित कर्मचारी को फिर से कार्य पर लौटने में। और उसी स्तर की उत्पादकता पर लौटने में तो और भी अधिक समय लगता है।

उत्पादकता लागत और मान्यता जो ईमेल को महसूस होती है जैसे कि एक पुराना और अकुशल संचार के तरीकों ने संगठनों को विकल्प तलाशने के लिए प्रेरित किया है। सबसे लोकप्रिय, विशेष रूप से रचनात्मक उद्योगों, SaaS, विकास, परामर्श और भर्ती में, निस्संदेह स्लैक है। Slack जैसे सहयोग प्लेटफ़ॉर्म उपयोगकर्ताओं को एक ही प्लेटफ़ॉर्म के भीतर अधिक कार्य करने की अनुमति देते हैं, जिससे कार्य स्विचिंग और उससे जुड़ी उत्पादकता हानि कम हो जाती है। यह निश्चित रूप से Doodle Slack बॉट के मामले में सच है, जो उपयोगकर्ताओं को बैठक के लिए सबसे उपयुक्त समय खोजने और फिर उसे सीधे Slack वातावरण के भीतर ही शेड्यूल करने की सुविधा देता है।

जो कंपनियाँ अभी भी Outlook जैसे पारंपरिक उपकरणों से जुड़ी हुई हैं, उनके लिए भी उम्मीद है। हमारा Doodle Outlook इंटीग्रेशन उपयोगकर्ताओं को Outlook के भीतर से ही अपने बुक करने योग्य कैलेंडर तक पहुँचने और आसानी से साझा किए जाने वाले मीटिंग लिंक बनाने की सुविधा देता है, जिसका अर्थ है कि उपयोगकर्ताओं को ईमेल, कैलेंडर और शेड्यूलिंग टूल के बीच सामान्य रूप से स्विच करने की आवश्यकता नहीं होती।

भविष्य बनाम वर्तमान

हम सिर्फ़ खराब मल्टीटास्कर ही नहीं हैं; हम सब इंतज़ार करने में भी बहुत बुरे हैं। हमें इससे नफ़रत है। लेकिन यह हमारी ग़लती नहीं है — हमारे मस्तिष्क पूर्व-प्रोग्रामित हैं। विलंबों से घृणा करने की प्रवृत्ति। अंतरालों के प्रति वह घृणा है। ग्राहकों के लिए भी दांव पर, जिनकी आपकी कंपनी या एजेंसी के प्रति धारणा प्रक्रिया में हर बार कोई अड़चन आने पर थोड़ी नकारात्मक रूप से प्रभावित होती है।

ईमेल इस तरह की अधीरता के लिए उपयुक्त नहीं है। ईमेल अक्सर उन प्रक्रियाओं में देरी कर देता है जो उसी क्षण हो सकती थीं, जब लोहा सबसे गर्म हो और रुचि सबसे अधिक हो।

उदाहरण के लिए, भर्तीकर्ता उम्मीदवार को भेजे गए पहले संदेश में ही अपने बुकिंग पेज का लिंक शामिल कर सकते हैं, यह बताते हुए कि उनकी प्रोफ़ाइल बहुत अच्छी है और वे उनसे बात करना चाहेंगे। इस तरह, उम्मीदवार तुरंत और सक्रिय रूप से उस परिचयात्मक बैठक को निर्धारित कर सकता है, जिससे उसे अच्छा महसूस होता है। साथ ही, पूरी शेड्यूलिंग प्रक्रिया भर्तीकर्ता की ओर से लगभग शून्य समय और ऊर्जा लेती है, जिससे वे बैठक निर्धारित होने तक अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

सेवाएँ, समाधान और सॉफ़्टवेयर टूल प्रदान करने वाले अधिकांश व्यवसायों की वेबसाइट पर एक संपर्क फ़ॉर्म होता है। इसलिए यदि कोई संभावित ग्राहक, जिसने अपना शोध कर लिया है, आपकी वेबसाइट पर आता है, उसे जो पढ़ने को मिलता है वह पसंद आता है, और वह इतना प्रभावित होता है कि संपर्क करे, तो वह उस फ़ॉर्म में अपने विवरण भर देगा। सेल्स टीम का कोई सदस्य इसे संभालेगा, शायद अगले दिन या सप्ताहांत के बाद, यह इस बात पर निर्भर करता है कि संपर्क कब आया था, और फिर ईमेल टेनिस के दौर शुरू हो जाते हैं। वैकल्पिक रूप से आप अपनी वेबसाइट पर ही अपना बुकिंग पेज शामिल कर सकते हैं, ताकि लीड्स अपनी रुचि चरम पर होने के दौरान बैठक निर्धारित कर सकें। यह संभावित ग्राहकों को भी प्रदान करता है नियंत्रण में होने का एहसासबेचा जाने के बजाय, जिससे वे अधिक ग्रहणशील हो जाते हैं।

पोनी और यूनिकॉर्न बनाम चेहरे पर मुक्का

कुछ तुलनाएँ असल में तुलनाएँ ही नहीं होतीं।

हम सभी कभी न कभी एक घटिया मीटिंग में बैठे हैं। यह सिर्फ "ठीक नहीं" वाली मीटिंग नहीं, बल्कि वह मीटिंग है जो ऐसे महसूस होती है जैसे आप नंगे पैर लगातार लेगो के एक टुकड़े पर कदम रख रहे हों। ऐसी मीटिंग जिसमें आप मन ही मन ब्रह्मांड से सौदा कर रहे होते हैं कि बस यह खत्म हो जाए।

हम में से लगभग 70% को लगता है कि हम खराब तरीके से आयोजित बैठकों में नियमित रूप से समय बर्बाद होता है।स्पष्ट एजेंडा की कमी और उपस्थित लोगों की तैयारी न होना, इन बैठकों के होने के कारणों की सूची में सबसे ऊपर हैं।

इसीलिए Doodle जैसे शेड्यूलिंग टूल्स ने Bookable Calendar जैसे उत्पादों में कस्टम प्रश्न सुविधा जोड़ी है। उदाहरण के लिए, जब कोई नया ग्राहक या किसी नई भूमिका का उम्मीदवार सीधे आपके साथ अपनी बैठक बुक करता है, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उन्होंने उस बेहद उपयोगी FAQ पृष्ठ या प्रस्तुति को पढ़ लिया है, जिससे कोई भी निर्धारित बैठक यथासंभव उत्पादक हो।

हा, ईमेल, अब देखें कि तुम इससे कैसे मुकाबला करते हो!

लोग बनाम रोबोट

नहीं, यह किसी नेटफ्लिक्स साइ-फाई सीरीज़ के लिए एलिवेटर पिच नहीं है। या यह कोई धमकी नहीं है कि मशीनें हमारी नौकरियाँ छीनने आ रही हैं।

कुछ चीजें ऐसी हैं कि इंसान मशीनों से कहीं बेहतर करते हैं।जैसे संबंध बनाना, सहानुभूति दिखाना और रचनात्मक होना। हम नई और असंरचित जानकारी को संसाधित करने और असंरचित समस्या-समाधान कार्यों से निपटने में भी बेहतर हैं। हम लचीले और अप्रत्याशित हैं, ऐसे तरीकों में जिनकी नकल कंप्यूटर नहीं कर सकते।

हालाँकि कंप्यूटर उन बुनियादी, नियम-आधारित कार्यों में मनुष्यों से कहीं बेहतर प्रदर्शन करते हैं जिनमें गति और सटीकता की आवश्यकता होती है। जैसे दिन के इस समय कार्यालय तक पहुँचने का सबसे तेज़ मार्ग खोजना। जैसे उन नए स्नीकर्स का भुगतान संसाधित करना, जिन पर आपकी नज़र कुछ समय से है। जैसे बैठकों का समय निर्धारित करना।

हालांकि ईमेल बेशक एक तकनीक है, ईमेल के माध्यम से बैठकें निर्धारित करना अंततः एक बहुत ही मानवीय प्रक्रिया है। हमें पता है कि यह अक्सर निराशा की चीखें उत्पन्न करता है। इसके विपरीत, एक ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल के माध्यम से समय-निर्धारण करने पर AI आपका सारा भारी काम कर देता है।

जब शेड्यूलिंग की बात आती है, तो मैं कहता हूँ—रोबोट लाओ। बेशक, कुछ लोग असहमत हो सकते हैं। कुछ लोग ईमेल को प्राथमिकता दे सकते हैं। ठीक वैसे ही जैसे कुछ लोग द स्टोन्स, प्रिंस विलियम और द सेल्टिक्स को पसंद करते हैं। लेकिन हम सब जानते हैं, दिल की गहराई में, कि वे लोग गलत हैं। कोई बहस नहीं।

ऑटोमेशन सिर्फ शेड्यूल करने से कहीं अधिक कर सकता है। आप जान सकते हैं कि यह बिक्री प्रक्रिया में क्या भूमिका निभाता है। यहाँ.