Planification par courriel ou en ligne : Le grand débat

Les personnes civilisées ne discutent jamais de religion ou de politique... c'est du moins ce que l'on dit. Mais nous savons tous qu'il existe des sujets encore plus controversés. De grands débats qui peuvent diviser une pièce ou même une famille en deux. Ils tournent autour des plus grandes questions de notre époque. Les Beatles ou les Rolling Stones, par exemple. Batman ou Superman ? Harry ou William ? Les Lakers ou les Celtics ? Il ne peut y avoir de juste milieu. Personne n'aime "tout à fait" le Real Madrid et Barcelone.

Mais si l'on gratte la surface, ces discussions très disputées n'ont de débats que le nom. Tout esprit sensé sait que les Stones n'étaient qu'une imitation de l'école publique de ce qu'étaient les Beatles quelques années plus tôt, dans les bars de Hambourg. Batman, pizza, Harry et, grâce à Magic et Kobe, les Lakers sont la bonne réponse à cette question.

Dans les services informatiques, les bureaux des RH et les conférences sur la productivité du monde entier, un débat tout aussi acharné fait rage : courriel ou planification en ligne. Comme dans les exemples précédents, ce n'est même pas un combat équitable.

L'e-mail est notre fidèle compagnon de confiance. Il nous sert admirablement depuis un quart de siècle maintenant et est excellent pour tant de choses. Mais la planification des réunions n'en fait pas partie.

Tennis contre tir à l'arc

Combien d'e-mails vous faut-il pour programmer une réunion avec des clients, des clients potentiels ou même des candidats à des postes ? Si je me fie à ma propre boîte de réception, je dirais qu'il faut compter environ 157 e-mails par réunion, chaque tentative de fixer un rendez-vous donnant lieu à une partie de tennis par e-mail qui ressemble un peu à ceci :

Alors, quand êtes-vous disponible?

J'ai 20 minutes mardi matin prochain, je peux reprogrammer quelque chose pour mercredi après-midi et quelque chose pourrait se libérer vendredi. Sinon, cela fera trois semaines jeudi prochain.

Hmmm, ça ne marche pas pour moi. Vous avez quelque chose dans quatre semaines ?

Er ouais, n'importe quand ce mardi-là.

10:30?

Oh non, un événement de toute la journée vient d'être programmé.

Le vendredi suivant?

Nope, des vacances.

Le 17 en milieu de journée ?

Oui ! C'est parfait.

Génial, je vous envoie une invitation. C'est l'adresse e-mail .com ou .co.uk ?

(3 semaines plus tard) Vraiment désolé, je dois reporter la date...

Il n'est pas étonnant que l'e-mail soit souvent perçu comme un tueur de productivité. Non seulement le va-et-vient continu est inefficace, mais il détourne les employés de leurs autres tâches.

Comparez cela à la précision infaillible à la Kim Soo-Nyung d'un outil de planification en ligne. Envoyez un sondage pour connaître la disponibilité de tous les participants pour une réunion de groupe. Il est encore plus simple d'envoyer un calendrier réservable, prérempli avec votre emploi du temps et vos disponibilités, permettant à l'invité de choisir parmi les créneaux disponibles.

Ces fonctions sont encore plus pratiques si vos clients, collègues ou consultants sont dispersés dans plusieurs pays et continents. Au lieu de la recherche habituelle de fuseaux horaires sur Google et du calcul mental (s'agit-il de GMT ou d'EST ? et cela inclut-il l'heure d'été ?), les outils de planification intègrent les fuseaux horaires, de sorte que la technologie s'en charge.

Occupé ou productif ?

Il s'avère que nous sommes tous - et par "nous", j'entends les employés et non les hommes - très mauvais pour le multitâche. Lorsque nous passons d'une stratégie à l'autre et que nous ouvrons notre boîte de réception pour répondre à un nouvel e-mail, nous aimons penser que nous sommes multitâches, mais en réalité, nous changeons de tâche. Et le changement de tâche n'est pas constructif ; en fait, il est improductif à la dépense de 40% de notre production totale.

La bonne nouvelle, c'est que toute tâche interrompue, que ce soit par l'appel imprévu d'un client ou par l'envoi d'une autre série d'e-mails, a tendance à être terminée dans la même journée de travail. Mais pas immédiatement. En moyenne, il faut plus de 23 minutes à un employé interrompu pour se remettre à sa tâche. Et il lui faut encore plus de temps pour retrouver le même niveau de productivité.

Le coût de la productivité et la reconnaissance du fait que le courrier électronique est une méthode de communication dépassée et inefficace ont conduit les entreprises à rechercher des alternatives. La plus populaire, notamment dans les industries créatives, les SAAS, le développement, les cabinets de conseil et le recrutement, est sans aucun doute Slack. Les plates-formes de collaboration comme Slack permettent aux utilisateurs d'effectuer une plus grande partie de leur travail au sein d'une même plate-forme, ce qui réduit les changements de tâches et les pertes de productivité associées. C'est certainement le cas avec le robot Slack Doodle, qui permet aux utilisateurs de trouver le meilleur moment pour une réunion, puis de la programmer directement depuis l'environnement Slack.

Pour les entreprises encore attachées à des outils plus traditionnels comme Outlook, il y a aussi de l'espoir. Notre intégration Doodle Outlook permet aux utilisateurs d'accéder à leurs calendriers réservables et de générer des liens de réunion faciles à partager à partir d'Outlook, ce qui signifie que les utilisateurs n'ont pas besoin de passer de la messagerie électronique au calendrier et à l'outil de planification.

L'avenir et le présent

Nous ne sommes pas seulement de mauvais multitâches ; nous sommes aussi tous mauvais dans l'attente. Nous détestons cela. Mais ce n'est pas de notre faute - notre cerveau est préprogrammé pour détester les délais. Cette antipathie pour les intervalles est également en jeu chez les clients, dont l'opinion sur votre entreprise ou agence subit un léger impact négatif chaque fois qu'il y a un accroc dans le processus.

Le courrier électronique n'est tout simplement pas adapté à ce type d'impatience. Les e-mails retardent souvent des processus qui pourraient se dérouler sur le moment même, lorsque le fer est à son plus haut niveau et que l'intérêt est à son comble.

Par exemple, les recruteurs pourraient inclure un lien vers leur page de réservation dès le premier message adressé à un candidat, en lui disant qu'il a un excellent profil et que vous aimeriez discuter avec lui. De cette façon, le candidat peut immédiatement et de manière proactive planifier cette réunion de présentation, ce qui le met à l'aise. Dans le même temps, l'ensemble du processus de programmation ne prend pratiquement pas de temps ni d'énergie au recruteur, ce qui lui permet de se concentrer sur des tâches plus urgentes jusqu'à ce que la réunion soit programmée.

La plupart des entreprises qui proposent des services, des solutions et des outils logiciels ont un formulaire de contact sur leur site web. Ainsi, si un client potentiel, qui a fait des recherches, a atterri sur votre site Web, a aimé ce qu'il a lu et a été suffisamment impressionné pour prendre contact, il laissera ses coordonnées dans ce formulaire. Un membre de l'équipe de vente s'en chargera, peut-être le lendemain ou après le week-end, en fonction de l'heure à laquelle le contact a été établi, puis les séries d'e-mails de tennis commenceront. L'autre solution consiste à inclure votre page de réservation sur votre site Web, afin que les prospects puissent fixer un rendez-vous pendant que leur intérêt est élevé. Cela donne également aux clients potentiels le sentiment d'avoir le contrôle, plutôt que d'être vendus, ce qui les rend plus réceptifs.

Poneys et licornes contre coups de poing au visage

Certaines comparaisons ne sont pas du tout des comparaisons.

Nous avons tous participé à une mauvaise réunion. Pas seulement une réunion "pas bonne", mais le genre de réunion où l'on a l'impression de marcher continuellement sur un morceau de Lego avec ses pieds nus. Le genre de réunion où vous êtes en train de faire des pactes avec l'univers pour qu'elle se termine.

Environ 70 % d'entre nous estiment que nous perdons régulièrement du temps à cause de réunions mal organisées, l'absence d'un ordre du jour clair et le manque de préparation des participants figurant en tête de liste des raisons pour lesquelles ces réunions ont lieu en premier lieu.

C'est pourquoi des outils de planification comme Doodle ont ajouté une fonction de questions personnalisées à des produits comme Bookable Calendar. Lorsqu'un nouveau client ou un candidat à un nouveau poste, par exemple, réserve directement sa réunion avec vous, vous pouvez vous assurer qu'il a lu cette page de FAQ ou cette présentation très utile, ce qui garantit que toute réunion programmée sera aussi productive que possible.

Ha, voyons si vous pouvez rivaliser avec ça, l'e-mail !

Personnes contre Robots

Non, ce n'est pas le pitch d'ascenseur pour une série de science-fiction Netflix. Ou une menace que les machines viennent prendre nos emplois.

Il y a des choses que les humains font beaucoup mieux que les machines, comme nouer des relations, faire preuve d'empathie et être créatif. Nous sommes également plus aptes à traiter des informations nouvelles et non structurées et à nous attaquer à des tâches non structurées de résolution de problèmes. Nous sommes flexibles et imprévisibles, ce que les ordinateurs sont loin de pouvoir égaler.

Cependant, les ordinateurs sont bien plus performants que les humains dans l'exécution de tâches de base, fondées sur des règles, qui exigent rapidité et précision. Comme trouver le chemin le plus rapide pour aller au bureau à cette heure de la journée. Comme traiter le paiement de ces nouvelles chaussures de sport qui vous font de l'œil depuis un moment. Comme programmer des réunions.

Si l'e-mail est, bien sûr, une technologie, la planification de réunions par e-mail est en fin de compte un processus très humain. Nous le savons en raison des cris de frustration qu'il suscite souvent. En revanche, la planification via un outil de planification en ligne utilise l'IA qui fait tout le travail à votre place.

Quand il s'agit de planification, je dis qu'il faut faire venir les robots. Bien sûr, certaines personnes peuvent ne pas être d'accord. Certaines personnes peuvent préférer l'email. Tout comme certaines personnes préfèrent les Stones, le Prince William et les Celtics. Mais nous savons tous, au fond de nous, que ces personnes ont tort. Pas de débat.

L'automatisation peut faire plus que de la planification. Vous pouvez découvrir le rôle qu'elle joue dans le processus de vente ici.