Correo electrónico frente a programación en línea: El gran debate

La gente civilizada nunca discute sobre religión o política... o eso dice el refrán. Pero todos sabemos que hay temas aún más polémicos. Grandes debates que pueden partir en dos una sala o incluso una familia. Estos giran en torno a los temas más grandiosos de nuestro tiempo. Los Beatles o los Rolling Stones, por ejemplo. ¿Batman o Superman? ¿Harry o Guillermo? ¿Los Lakers o los Celtics? No puede haber término medio. A nadie le "gusta del todo" el Real Madrid y el Barcelona.

Sin embargo, si rascamos la superficie, estas acaloradas discusiones son debates sólo de nombre. Cualquier mente bien pensante sabe que los Stones no eran más que una imitación en la escuela pública de lo que los Beatles habían sido años antes, tocando en los bares de mala muerte de Hamburgo. Batman, pizza, Harry y, gracias a Magic y Kobe, los Lakers es la respuesta correcta a esa pregunta.

En los departamentos de informática, en las oficinas de recursos humanos y en las conferencias sobre productividad de todo el mundo, hay un debate igual de encarnizado: correo electrónico o programación en línea. Como en los ejemplos anteriores, ni siquiera es una lucha justa.

El correo electrónico es nuestro fiel compañero de confianza. Lleva un cuarto de siglo sirviéndonos admirablemente y es excelente para muchas cosas. Pero programar reuniones no es una de ellas.

Tenis vs Tiro con Arco

¿Cuántos correos electrónicos necesita para programar una reunión con clientes, clientes potenciales o incluso candidatos a un puesto? Si nos guiamos por mi propia bandeja de entrada, diría que unos 157 correos electrónicos por reunión son más o menos correctos, y que cada intento de concertar una cita da lugar a una ronda de tenis por correo electrónico que es algo parecido a esto:

¿Cuándo estás disponible?

*Tengo 20 minutos el próximo martes por la mañana, puedo reprogramar algo para el miércoles por la tarde y puede que quede algo libre el viernes. Si no, el jueves serán tres semanas.

*No trabajan para mí. ¿Tienes algo en cuatro semanas?

Er yeah, any time that Tuesday.

10:30?

Oh no, un evento de todo el día acaba de ser programado. *

The following Friday?

Nope, vacation.

Midday on the 17th?

*Sí. Perfecto.

*Genial, te enviaré una invitación. ¿Es la dirección de email .com o .co.uk?

(3 semanas después) Lo siento mucho, tengo que reprogramar...

No es de extrañar que el correo electrónico se perciba a menudo como un destructor de la productividad (https://www.inc.com/anna-hensel/how-to-use-online-emails-to-cut-back-on-email.html). El continuo ir y venir no sólo es ineficaz, sino que distrae a los empleados de sus otras tareas.

Compáralo con la precisión infalible a lo Kim Soo-Nyung de una herramienta de planificación online. Envía una encuesta para conocer la disponibilidad de todos los participantes en una reunión de grupo. Más sencillo aún es enviar un calendario de reservas, con tus horarios y disponibilidad, para que los invitados elijan entre las plazas disponibles.

Estas funciones son aún más prácticas si tus clientes, colegas o consultores están repartidos por varios países y continentes. En lugar de tener que buscar en Google las zonas horarias y hacer cálculos mentales (¿es GMT o EST? ¿Incluye el horario de verano?), las herramientas de programación llevan incorporadas las zonas horarias, de modo que es la tecnología la que piensa.

Ocupado vs. Productivo

Resulta que a todos nosotros -y con "nosotros" me refiero a los empleados y no a los hombres- se nos da fatal la multitarea. Cuando cambiamos de estrategia y abrimos la bandeja de entrada para responder a un nuevo correo electrónico, nos gusta pensar que estamos haciendo varias cosas a la vez, pero, en realidad, estamos cambiando de tarea. Y cambiar de tarea no es constructivo; de hecho, es improductivo hasta a expensas del 40% de nuestra producción total.

La buena noticia es que cualquier tarea interrumpida, ya sea por una llamada no programada de un cliente o por el envío de otro juego de tenis por correo electrónico, tiende a terminarse en la misma jornada laboral. Pero no inmediatamente. Por término medio, un empleado que ha sufrido una interrupción tarda más de 23 minutos en retomar la tarea. Incluso más tiempo para volver al mismo nivel de productividad.

El coste de productividad y el reconocimiento de que el correo electrónico parece un método de comunicación anticuado e ineficaz han llevado a las organizaciones a buscar alternativas. La más popular, sobre todo en industrias creativas, SAAS, desarrollo, consultorías y contratación, es sin duda Slack. Las plataformas de colaboración como Slack permiten a los usuarios hacer más de su trabajo dentro de la misma plataforma, reduciendo el cambio de tareas y las pérdidas de productividad asociadas. Este es sin duda el caso del bot de Slack Doodle, que permite a los usuarios encontrar el mejor momento para una reunión y programarla directamente desde el entorno de Slack.

Para las empresas que siguen atadas a herramientas más tradicionales como Outlook, también hay esperanza. Nuestra integración con Doodle Outlook permite a los usuarios acceder a sus calendarios reservables y generar enlaces de reuniones fáciles de compartir desde Outlook, lo que significa que los usuarios no tienen que hacer el cambio habitual entre el correo electrónico, el calendario y la herramienta de programación.

El futuro frente al presente

No sólo somos malos haciendo varias cosas a la vez, sino que también se nos da fatal esperar. Lo odiamos. Pero no es culpa nuestra: nuestros cerebros están preprogramados con la predisposición a detestar los retrasos. Esa antipatía por los intervalos también afecta a los clientes, cuya opinión de tu empresa o agencia se ve ligeramente afectada cada vez que hay un imprevisto en el proceso.

El correo electrónico no se adapta a este tipo de impaciencia. Los correos electrónicos suelen retrasar procesos que podrían producirse en ese mismo momento, cuando la plancha está más caliente y el interés es máximo.

Por ejemplo, los reclutadores podrían incluir un enlace a su página de reservas justo dentro del primer mensaje a un candidato, diciéndole que tiene un perfil estupendo y que te encantaría charlar con él. De esta forma, el candidato puede programar de forma inmediata y proactiva esa reunión introductoria, haciéndole sentir bien. Al mismo tiempo, todo el proceso de concertación de la cita requiere aproximadamente cero tiempo y energía por parte del reclutador, lo que le permite centrarse en tareas más urgentes hasta que se concierte la reunión.

La mayoría de las empresas que ofrecen servicios, soluciones y herramientas de software tienen un formulario de contacto en su sitio web. Así, si un cliente potencial ha investigado, ha llegado a su sitio web, le ha gustado lo que ha leído y le ha impresionado lo suficiente como para ponerse en contacto, dejará sus datos en ese formulario. Un miembro del equipo de ventas lo recogerá, quizá al día siguiente o después del fin de semana, dependiendo de cuándo se haya producido el contacto, y entonces comenzarán las rondas de correos electrónicos. La alternativa es incluir la página de reservas en el propio sitio web, para que los clientes potenciales puedan concertar una cita mientras su interés está por las nubes. Esto también proporciona a los clientes potenciales la sensación de tener el control, en lugar de que se les venda, lo que les hace más receptivos.

Ponis y unicornios frente a un puñetazo en la cara

Algunas comparaciones no son comparaciones en absoluto.

Todos hemos estado en una reunión pésima. No sólo una reunión "no buena", sino el tipo de reunión que se siente como pisar continuamente una pieza de Lego con los pies descalzos. El tipo de reunión en la que estás haciendo internamente tratos con el universo para que termine.

Aproximadamente el 70% de nosotros pensamos que perdemos regularmente tiempo en reuniones mal organizadas, y la falta de un orden del día claro y la falta de preparación de los asistentes encabezan la lista de razones por las que se celebran estas reuniones.

Por eso, herramientas de programación como Doodle han añadido una función de preguntas personalizadas a productos como Bookable Calendar. Cuando un nuevo cliente o un candidato a un nuevo puesto, por ejemplo, reserva su reunión directamente contigo, puedes asegurarte de que ha leído esa página de preguntas frecuentes o esa presentación tan útiles, garantizando así que cualquier reunión programada sea lo más productiva posible.

A ver cómo compites con el correo electrónico.

Personas contra robots

No, esto no es el elevator pitch de una serie de ciencia ficción de Netflix. O una amenaza de que las máquinas vienen a quitarnos el trabajo.

Hay cosas que los humanos hacen mucho mejor que las máquinas, como entablar relaciones, mostrar empatía y ser creativos. También somos mejores procesando información nueva y no estructurada y afrontando tareas no estructuradas de resolución de problemas. Somos flexibles e impredecibles de una forma que los ordenadores no pueden igualar.

Sin embargo, los ordenadores superan con creces a los humanos en la realización de tareas básicas basadas en reglas que requieren rapidez y precisión. Como encontrar la ruta más rápida a la oficina a esta hora del día. Como procesar el pago de esas zapatillas nuevas a las que hace tiempo que has echado el ojo. Como programar reuniones.

Aunque el correo electrónico es, por supuesto, una tecnología, programar reuniones por correo electrónico es, en última instancia, un proceso muy humano. Lo sabemos por los gritos de frustración que suele provocar. En cambio, la programación a través de una herramienta de programación en línea utiliza IA que hace todo el trabajo pesado por ti.

Cuando se trata de programar, yo digo que entren los robots. Por supuesto, hay quien no está de acuerdo. Habrá quien prefiera el correo electrónico. Igual que hay quien prefiere a los Stones, al príncipe Guillermo o a los Celtics. Pero todos sabemos, en el fondo, que esas personas están equivocadas. No hay debate.

La automatización puede hacer algo más que programar. Puede averiguar qué papel desempeña en el proceso de ventas aquí.