बैठकों की स्थिति 2019

दुनिया के अग्रणी शेड्यूलिंग प्लेटफ़ॉर्म Doodle की एक नई रिपोर्ट में यूके, जर्मनी और अमेरिका में 6,500 से अधिक पेशेवरों का साक्षात्कार लिया गया और 2018 में इसके प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से आयोजित 19 मिलियन बैठकों का विश्लेषण किया गया।

• एक औसत पेशेवर सप्ताह में तीन घंटे बैठकों में बिताता है – जिससे सभी बैठकों में से दो-तिहाई अनावश्यक या समय की बर्बादी बन जाती हैं।

• कुल मिलाकर, अगले वर्ष में निरर्थक बैठकों के कारण 24 अरब घंटे बर्बाद हो जाएंगे।

• एक तिहाई से अधिक (37%) पेशेवर अनावश्यक बैठकों को अपने संगठन की सबसे बड़ी लागत मानते हैं।

• 76% पेशेवर कॉल या वीडियो चैट की तुलना में आमने-सामने की बैठकें पसंद करते हैं।

• सुबह का समय बैठक आयोजित करने के लिए अत्यधिक रूप से सबसे अच्छा होता है – 70% पेशेवर सुबह 8 बजे से दोपहर 12 बजे के बीच की बैठकों को प्राथमिकता देते हैं।

ऑनलाइन शेड्यूलिंग प्लेटफ़ॉर्म Doodle ने आज अपनी व्यापक 'Doodle मीटिंग रिपोर्ट 2019' के लॉन्च की घोषणा की है, जो कार्यस्थल में बैठकों की वर्तमान स्थिति पर एक बिल्कुल नया, गहन दृष्टिकोण है, जिसमें यूके, जर्मनी और अमेरिका के 6,026 पेशेवरों के साथ किए गए नए शोध और स्वामित्व वाले डेटा को शामिल किया गया है।

Apple, Google और Amazon जैसी कंपनियों में हर महीने 30 मिलियन से अधिक लोगों द्वारा उपयोग किया जाने वाला Doodle ऑनलाइन शेड्यूलिंग में विश्व नेता है। यह रिपोर्ट रद्द की गई या अनावश्यक बैठकों में लगने वाले समय, अकुशल कार्यप्रणाली और पसंदीदा बैठक विधियों का व्यापक अवलोकन प्रस्तुत करती है, साथ ही इसमें संगठनात्मक शिक्षाविदों और मनोवैज्ञानिकों की विशेषज्ञ टिप्पणियाँ शामिल हैं।

मुख्य निष्कर्षों में शामिल हैं:

खराब तरीके से आयोजित बैठकें गंभीर रूप से निचले मुनाफे को प्रभावित करती हैं।

खराब तरीके से आयोजित बैठकें हर साल कंपनियों को समय और धन दोनों में भारी नुकसान पहुँचाती हैं। यूके, जर्मनी और यूएसए में पेशेवर हर सप्ताह निरर्थक बैठकों में दो घंटे बिताते हैं, जो एक वर्ष में कुल 13 दिनों के बराबर होता है। औसत पेशेवर प्रत्येक सप्ताह तीन बैठकें करता है, जिनकी औसत अवधि प्रति बैठक एक घंटा होती है। अनुपाततः – पेशेवरों का मानना है कि वे जिन बैठकों में शामिल होते हैं, उनमें से दो तिहाई अनावश्यक होती हैं।

खराब तरीके से आयोजित बैठकों की लागत यूके में सबसे अधिक महसूस की जाती है, जहाँ 40% पेशेवर इसे अपनी संस्था की सबसे बड़ी लागत मानते हैं, जबकि जर्मनी में यह आंकड़ा 38% और अमेरिका में 34% है। Doodle ने सर्वेक्षण किए गए देशों में कंपनियों के लिए समय और घंटों के हिसाब से संचयी वार्षिक लागत भी गणना की है*:

विशिष्ट व्यक्तिगत प्रभाव में गहराई से जाने पर, एक चौथाई से अधिक (26%) ने कहा कि खराब तरीके से आयोजित बैठकें उनके ग्राहक संबंधों को प्रभावित करती हैं, जबकि अन्य का मानना है कि ये कार्यस्थल में भ्रम पैदा करती हैं (43%), और वास्तव में काम करने की उनकी क्षमता को प्रभावित करती हैं (44%).

इसका समर्थन इस निष्कर्ष से होता है कि पेशेवरों में से एक तिहाई (33%) खुद को अधिकांश बैठकों में योगदान करने में असमर्थ पाते हैं – जो यह दर्शाता है कि अत्यधिक आमंत्रण कार्यस्थल पर समय की बड़ी बर्बादी है।

Doodle ने 19 मिलियन से अधिक मीटिंग अनुरोधों और प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण किया ताकि यह पता लगाया जा सके कि किसी को मीटिंग निमंत्रण का जवाब देने में औसतन कितना समय लगता है, और मीटिंग शेड्यूल करने में सबसे कुशल और सबसे कम कुशल देशों की पहचान की:

सबसे कुशल

• इटली – 5 घंटे 24 मिनट

• पोलैंड – 5 घंटे 30 मिनट

• इज़राइल – 5 घंटे 48 मिनट

सबसे कम कुशल

• स्वीडन – 10 घंटे 18 मिनट

• स्विट्ज़रलैंड – 10 घंटे 30 मिनट

• फ्रांस – 10 घंटे 45 मिनट

पॉल एक्सटेल, "Meetings Matter" के लेखक खराब तरीके से आयोजित बैठकों के निहितार्थों पर टिप्पणियाँ:

खराब बैठकों का प्रभाव लोगों के अपने व्यवहार पर भी पड़ता है। जब उन्हें लगता है कि बैठक उनके लिए कारगर नहीं है, तो वे बातचीत की जिम्मेदारी लेने के बजाय अन्य काम लेकर मल्टीटास्किंग करने लगते हैं।

कर्मचारी भी खराब बैठकों से जुड़ी कम स्पष्ट लागतों का भुगतान करते हैं, क्योंकि वे पूरी तरह से अपडेटेड और संगठित नहीं रह पाते, जिससे उन्हें काम घर ले जाना पड़ता है और वे आराम या पुनर्ताजगी नहीं कर पाते। अल्पकाल में व्यक्ति इन समस्याओं से पार पा सकते हैं – लेकिन दीर्घकाल में वे अतिरिक्त तनाव के कारण भारी कीमत चुकाते हैं।

सामने-सामने सबसे अच्छा है।

हालांकि तकनीक ने हमें दुनिया में कहीं से भी बैठकों में शामिल होने की क्षमता दी है, फिर भी आमने-सामने की बैठकें स्पष्ट रूप से हमारी पसंदीदा बैठक पद्धति हैं।

सर्वेक्षण में शामिल 76% पेशेवरों ने इसे अपना पसंदीदा प्रारूप बताया, जबकि अन्य तरीकों को कम अंक मिले:

• सम्मेलन कॉल – 7%

• वीडियो कॉल – 5%

• तत्काल-सन्देश – 4%

जब आमने-सामने की बैठकों के लाभों के बारे में पूछा गया, तो उत्तरदाताओं ने व्यक्तिगत रूप से मिलने के निश्चित लाभों के बारे में स्पष्ट रूप से बताया:

• 95% पेशेवर यह भी मानते हैं कि काम पर संबंध बनाने के लिए व्यक्तिगत रूप से मिलना एक प्रभावी तरीका था।

• आधे से भी कम (47%) ने इंस्टेंट मैसेजिंग के बारे में भी यही कहा।

स्टीवन रोजेलबर्ग, चान्सलर प्रोफेसर और यूनिवर्सिटी ऑफ़ नॉर्थ कैरोलिना में प्रबंधन के प्रोफेसर, और 'द सरप्राइज़िंग साइंस ऑफ मीटिंग्स' के लेखक इस निष्कर्ष पर टिप्पणियाँ:

बैठकों पर शोध अत्यंत महत्वपूर्ण है। शायद कोई अन्य कार्य गतिविधि इतनी आम और फिर भी इतनी अधिक शिकायतों का विषय नहीं है।

हालांकि तकनीक ने दूर से मिलने को दिन-ब-दिन आसान बना दिया है, और यह अच्छी बात है, फिर भी जब लोग आमने-सामने मिलते हैं तो उसमें कुछ विशेष रूप से शक्तिशाली होता है। चूंकि मौखिक और गैर-मौखिक संकेत प्रचुर मात्रा में उपलब्ध होते हैं, संचार अधिक समृद्ध और सूक्ष्म होता है। ये अतिरिक्त परतें न केवल गहरी समझ को बढ़ावा देती हैं, बल्कि संबंधों को वास्तव में विकसित करने में भी मदद करती हैं क्योंकि संचार का इरादा देखना और उससे सहानुभूति रखना आसान होता है, और गलतफहमियों से बचना भी थोड़ा आसान होता है। वर्चुअल मीटिंग के विपरीत, जहाँ पृष्ठभूमि में छिपना और एक साथ कई काम करना आसान होता है, आमने-सामने की बैठकों में अधिक जवाबदेही और सहभागिता होती है।

एक अच्छी या बुरी बैठक क्या बनाता है?

प्रतिक्रियादाताओं से यह भी पूछा गया कि एक अच्छी या बुरी बैठक क्या बनाती है, जिसके परिणामों से पता चला कि एक अच्छी बैठक के लिए स्पष्ट संगठन आवश्यक है, जबकि ध्यान भटकाने वाला या अकुशल व्यवहार बैठकों को पटरी से उतार देता है:

एक अच्छी बैठक क्या बनाती है?

• स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करना – 72%

• एक स्पष्ट एजेंडा तय करना – 67%

• कमरे में बहुत अधिक लोग न होना – 35%

एक खराब बैठक क्या बनाती है?

• बैठकों के दौरान फोन कॉल करने या टेक्स्ट करने वाले लोग – 55%

• प्रतिभागी एक-दूसरे को बीच में टोक रहे हैं – 50%

• लोग दूसरों के योगदान को नहीं सुन रहे हैं – 49%

• लोग देर से आना या जल्दी जाना – 49%

• लोग लंबे समय तक कुछ भी नहीं बोलते – 46%

इंपीरियल कॉलेज लंदन में संगठनात्मक व्यवहार और नेतृत्व के एसोसिएट प्रोफेसर डॉ. संकल्प चतुर्वेदी इस पर टिप्पणी करते हैं कि एक अच्छी बैठक क्या बनाती है:

एक सफल और समय-कुशल बैठक का रहस्य तैयारी है। कार्यसूची बहुत लंबी नहीं होनी चाहिए। अन्यथा पहले मदों पर बहुत अधिक समय खर्च हो जाने और बाद की मदों के लिए समय कम पड़ जाने का खतरा रहता है। एजेंडा बैठक से पर्याप्त पूर्व में वितरित किया जाना चाहिए, जिसमें बैठक से अपेक्षित लक्ष्यों, विषयों और समय आवंटन का विशिष्ट विवरण शामिल हो।

Doodle के सीईओ गैब्रिएल ओटिनो टिप्पणी करते हैं:

"हर कोई उबाऊ, निरर्थक बैठकों की पीड़ा जानता है। ये हर दिन होती हैं, लेकिन इनका संचयी प्रभाव सचमुच चौंकाने वाला है! यदि आप अपनी संस्था में बैठकों की दक्षता में सुधार नहीं कर रहे हैं, तो आप अपार धन और समय बर्बाद कर रहे हैं। कई संगठन बैठकों के समय-निर्धारण और संचालन में लापरवाही के कारण नुकसान उठाएंगे, और विशेष रूप से वे 25% पेशेवर जो औसतन प्रति सप्ताह पांच या उससे अधिक बैठकें करते हैं।

हमने इस रिपोर्ट को इसलिए तैयार करवाया क्योंकि हम यह बेहतर समझना चाहते थे कि एक खराब बैठक क्या होती है, और यह लोगों को दैनिक रूप से कैसे प्रभावित करती है। सकारात्मक बात यह है कि भारी वित्तीय प्रभावों के बीच ऐसे सरल मुद्दे हैं जिन्हें आसानी से ठीक किया जा सकता है। स्पष्ट एजेंडा तय करना, केवल प्रासंगिक लोगों को आमंत्रित करना और उचित योजना जैसी चीज़ें आसानी से लागू की जा सकती हैं, और यदि हम इन सिद्धांतों का पालन करें तो बड़ी बचत करने, बर्बाद समय को कम करने और कर्मचारियों की चिड़चिड़ाहट को कम करने का एक स्पष्ट अवसर है – जिससे सभी को लाभ होगा।