Stan spotkań w 2019 roku

W nowym raporcie opublikowanym przez Doodle, wiodącą na świecie platformę do ustalania terminów spotkań, przeprowadzono wywiady z ponad 6 500 profesjonalistami z Wielkiej Brytanii, Niemiec i Stanów Zjednoczonych oraz przeanalizowano 19 milionów spotkań zorganizowanych za pośrednictwem tej platformy w 2018 roku.

• Przeciętny pracownik spędza trzy godziny tygodniowo na spotkaniach – co oznacza, że dwie trzecie wszystkich spotkań jest zbędne lub stanowi stratę czasu

• W sumie w przyszłym roku na bezsensowne spotkania zostanie zmarnowanych 24 mld godzin

• Ponad jedna trzecia (37%) pracowników uważa, że zbędne spotkania stanowią największy koszt dla ich organizacji

• 76% specjalistów woli spotkania twarzą w twarz od rozmów telefonicznych lub wideorozmów

• Poranki to zdecydowanie najlepsza pora na organizowanie spotkań – aż 70% pracowników woli spotkania odbywające się między 8:00 a 12:00

Platforma do planowania spotkań online Doodle ogłasza dzisiaj publikację swojego kompleksowego raportu „Doodle Meeting Report 2019” – zupełnie nowego, dogłębnego analizy aktualnego stanu spotkań w miejscu pracy, opartego na danych własnych oraz nowych badaniach przeprowadzonych wśród 6 026 specjalistów w Wielkiej Brytanii, Niemczech i Stanach Zjednoczonych.

Z serwisu Doodle, z którego co miesiąc korzysta ponad 30 milionów osób w takich firmach jak Apple, Google i Amazon, korzysta ponad 30 milionów osób miesięcznie. Jest to światowy lider w dziedzinie planowania spotkań online. Raport stanowi kompleksowe spojrzenie na czas poświęcany na odwołane lub zbędne spotkania, nieefektywne sposoby pracy oraz preferowane metody organizowania spotkań, a także zawiera komentarze ekspertów – naukowców zajmujących się zarządzaniem organizacjami oraz psychologów.

Do najważniejszych ustaleń należą:

Źle zorganizowane spotkania mają poważny wpływ na wyniki finansowe

Źle zorganizowane spotkania co roku kosztują firmy ogromną ilość czasu i pieniędzy. Pracownicy w Wielkiej Brytanii, Niemczech i Stanach Zjednoczonych spędzają co tydzień dwie godziny na bezsensownych spotkaniach, co w skali roku daje łącznie 13 dni. Przeciętny pracownik uczestniczy w trzech spotkaniach tygodniowo, z których każde trwa średnio godzinę. Proporcjonalnie rzecz biorąc – pracownicy uważają, że dwie trzecie spotkań, w których uczestniczą, jest zbędnych.

Koszty źle zorganizowanych spotkań są najbardziej odczuwalne w Wielkiej Brytanii, gdzie 40% pracowników uważa je za największy koszt ponoszony przez ich organizację, w porównaniu z 38% w Niemczech i 34% w Stanach Zjednoczonych. Firma Doodle obliczyła również łączny roczny koszt, wyrażony w czasie i godzinach, ponoszony przez przedsiębiorstwa w badanych krajach*:

Analizując dokładniej konkretne skutki dla poszczególnych osób, ponad jedna czwarta (26%) respondentów stwierdziła, że źle zorganizowane spotkania miały negatywny wpływ na ich relacje z klientami, podczas gdy inni uważają, że powodują one zamieszanie w miejscu pracy (43%) oraz ograniczają ich zdolność do faktycznego wykonywania pracy (44%).

Potwierdza to wynik badania, z którego wynika, że jedna trzecia (33%) specjalistów nie jest w stanie wnieść wkładu w większość spotkań, w których uczestniczy – co sugeruje, że nadmierna liczba zaproszeń stanowi poważną stratę czasu w pracy.

Firma Doodle przeanalizowała ponad 19 milionów zaproszeń na spotkania i odpowiedzi na nie, aby określić średni czas potrzebny na udzielenie odpowiedzi na zaproszenie na spotkanie, wskazując kraje, w których ustalanie terminów spotkań przebiega najsprawniej i najmniej sprawnie:

Najbardziej wydajny

• Włochy – 5 godzin 24 minuty

• Polska – 5 godzin 30 minut

• Izrael – 5 godzin 48 minut

Najmniej wydajny

• Szwecja – 10 godzin 18 minut

• Szwajcaria – 10 godzin 30 minut

• Francja – 10 godzin 45 minut

Paul Axtell, autor książki „Meetings Matter” uwagi na temat konsekwencji źle zorganizowanych spotkań:

„Negatywne skutki nieudanych spotkań wpływają również na zachowanie samych uczestników. Kiedy mają wrażenie, że spotkanie nie przynosi im korzyści, zamiast angażować się w rozmowę, zaczynają zajmować się innymi zadaniami i wykonują wiele czynności jednocześnie.

To właśnie pracownicy ponoszą mniej oczywiste koszty związane ze źle prowadzonymi spotkaniami, ponieważ nie są w pełni na bieżąco i nie mają uporządkowanych spraw, co może powodować, że zabierają pracę do domu, a tym samym nie mogą się zrelaksować i zregenerować. W perspektywie krótkoterminowej poszczególne osoby mogą jakoś sobie z tym poradzić – jednak w dłuższej perspektywie płacą za to wysoką cenę w postaci dodatkowego stresu.

Najlepiej spotkać się osobiście

Mimo że technologia umożliwia nam uczestnictwo w spotkaniach z dowolnego miejsca na świecie, spotkania twarzą w twarz nadal są zdecydowanie preferowaną przez nas formą spotkań.

76% ankietowanych specjalistów wskazało ten format jako swój ulubiony, podczas gdy inne metody uzyskały niskie wyniki:

• Telekonferencje – 7%

• Rozmowy wideo – 5%

• Komunikatory internetowe – 4%

Zapytani o zalety spotkań twarzą w twarz, respondenci jednoznacznie wskazali na konkretne korzyści płynące z osobistych spotkań:

• 95% specjalistów uważa również, że spotkania osobiste były skutecznym sposobem na budowanie relacji w miejscu pracy

• mniej niż połowa (47%) wyraziła podobną opinię na temat komunikatorów internetowych

Steven Rogelberg, profesor z tytułem „Chancellor’s Professor” oraz profesor zarządzania na Uniwersytecie Karoliny Północnej, oraz autor książki „Zaskakująca nauka o spotkaniach” komentarze dotyczące tego ustalenia:

„Badania nad spotkaniami mają ogromne znaczenie. Prawdopodobnie nie ma żadnej innej czynności w pracy, która byłaby tak powszechna, a jednocześnie budziła tyle narzekań.”

„Chociaż technologia sprawia, że spotkania zdalne stają się coraz łatwiejsze – co jest pozytywną zmianą – to jednak w osobistym spotkaniu twarzą w twarz tkwi coś wyjątkowo silnego. Komunikacja bywa wtedy bogatsza i bardziej zniuansowana, ponieważ mamy do dyspozycji mnóstwo sygnałów werbalnych i niewerbalnych. Te dodatkowe aspekty nie tylko sprzyjają głębszemu zrozumieniu, ale także pomagają w budowaniu relacji, ponieważ łatwiej jest dostrzec intencje rozmówcy i wczuć się w jego sytuację, a nieporozumień można nieco łatwiej uniknąć. W przeciwieństwie do spotkań wirtualnych, podczas których łatwiej jest schować się w tle i wykonywać wiele zadań jednocześnie, spotkania twarzą w twarz zazwyczaj wiążą się z większą odpowiedzialnością i zaangażowaniem.”

Co decyduje o tym, czy spotkanie jest udane, a co o tym, że jest nieudane?

Respondenci zostali również zapytani o to, co decyduje o tym, czy spotkanie jest udane, czy nieudane. Wyniki pokazały, że jasna organizacja ma zasadnicze znaczenie dla udanego spotkania, podczas gdy zachowania rozpraszające uwagę lub nieefektywne prowadzą do jego fiaska:

Co decyduje o tym, że spotkanie jest udane?

• Wyznaczanie jasnych celów – 72%

• Określenie jasnego planu działania – 67%

• Brak zbyt dużej liczby osób w pomieszczeniu – 35%

Co sprawia, że spotkanie jest nieudane?

• Osoby odbierające telefony lub piszące SMS-y podczas spotkań – 55%

• Uczestnicy przerywający sobie nawzajem – 50%

• Osoby, które nie zwracają uwagi na opinie innych – 49%

• Osoby spóźniające się lub wychodzące przed czasem – 49%

• Ludzie, którzy przez długi czas rozmawiają o niczym – 46%

Dr Sankalp Chaturvedi, profesor nadzwyczajny w dziedzinie zachowań organizacyjnych i przywództwa w Imperial College London, wypowiada się na temat tego, co decyduje o sukcesie spotkania:

„Sekretem udanego i efektywnego czasowo spotkania jest dobre przygotowanie. Porządek obrad nie może być zbyt obszerny. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że zbyt dużo czasu poświęci się na pierwsze punkty, a kolejne będą omawiane w pośpiechu. Porządek obrad należy rozesłać z odpowiednim wyprzedzeniem, podając cele spotkania oraz szczegółowe informacje na temat poszczególnych tematów i przydzielonego na nie czasu.”

Gabriele Ottino, dyrektor generalny firmy Doodle, komentuje:

„Każdy zna uciążliwości związane z nudnymi, bezsensownymi spotkaniami. Odbywają się one codziennie, ale ich skumulowany efekt jest, szczerze mówiąc, szokujący! Jeśli nie zamierzasz poprawić efektywności spotkań w swojej organizacji, marnujesz ogromne ilości pieniędzy i czasu. Wiele organizacji ponosi straty z powodu niedbałego podejścia do planowania i prowadzenia spotkań, a w szczególności dotyczy to 25% profesjonalistów, którzy mają średnio pięć lub więcej spotkań tygodniowo.”

Zleciliśmy sporządzenie tego raportu, ponieważ chcieliśmy lepiej zrozumieć, co sprawia, że spotkanie jest nieudane, i jak wpływa to na codzienne życie ludzi. Pozytywnym aspektem jest to, że za ogromnymi konsekwencjami finansowymi kryją się proste problemy, które można łatwo rozwiązać. Takie działania jak ustalenie jasnego porządku obrad, zapraszanie wyłącznie odpowiednich osób oraz właściwe planowanie można łatwo wdrożyć, a jeśli będziemy trzymać się tych zasad, mamy realną szansę na osiągnięcie ogromnych oszczędności, ograniczenie marnowania czasu i zmniejszenie irytacji pracowników – z korzyścią dla wszystkich.