Mötessituationen 2019

En ny rapport från världens ledande plattform för mötesbokning, Doodle, bygger på intervjuer med över 6 500 yrkesverksamma i Storbritannien, Tyskland och USA och en analys av 19 miljoner möten som bokades via plattformen under 2018.

• En genomsnittlig yrkesverksam person tillbringar tre timmar i veckan på möten – vilket innebär att två tredjedelar av alla möten är onödiga eller ett slöseri med tid

• Sammanlagt kommer 24 miljarder timmar att gå till spillo på meningslösa möten under det kommande året

• Mer än en tredjedel (37 %) av de yrkesverksamma anser att onödiga möten utgör den största kostnaden för deras organisation

• 76 % av yrkesverksamma föredrar möten ansikte mot ansikte framför telefonsamtal eller videosamtal

• Förmiddagen är utan tvekan den bästa tiden att hålla möten – 70 % av yrkesverksamma föredrar möten mellan kl. 08.00 och 12.00

Onlinebokningsplattformen Doodle tillkännager idag lanseringen av sin omfattande rapport ”Doodle Meeting Report 2019”, en helt ny och djupgående analys av hur möteskulturen ser ut på arbetsplatserna idag. Rapporten bygger på företagets egna data och ny forskning som genomförts bland 6 026 yrkesverksamma i Storbritannien, Tyskland och USA.

Doodle, som används av över 30 miljoner människor varje månad på företag som Apple, Google och Amazon, är världsledande inom onlinebokning av möten. Rapporten ger en omfattande översikt över den tid som går åt till inställda eller onödiga möten, ineffektiva arbetssätt och föredragna mötesmetoder, och innehåller kommentarer från experter inom organisationsvetenskap och psykologi.

De viktigaste resultaten är bland annat:

Dåligt organiserade möten påverkar resultatet negativt

Dåligt organiserade möten kostar företagen enorma summor i tid och pengar varje år. Yrkesverksamma i Storbritannien, Tyskland och USA tillbringar två timmar varje vecka i meningslösa möten, vilket motsvarar 13 dagar under ett år. Den genomsnittlige yrkesverksamma har tre möten varje vecka, med en genomsnittlig varaktighet på en timme per möte. Proportionellt sett anser yrkesverksamma att två tredjedelar av de möten de deltar i är onödiga.

Kostnaden för dåligt organiserade möten märks tydligast i Storbritannien, där 40 % av yrkesverksamma anser att detta är den största kostnaden för deras organisation, jämfört med 38 % i Tyskland och 34 % i USA. Doodle har också beräknat den sammanlagda årliga kostnaden, uttryckt i tid och timmar, för företagen i de länder som ingår i undersökningen*:

När man tittar närmare på de konkreta personliga konsekvenserna uppgav drygt en fjärdedel (26 %) att dåligt organiserade möten påverkade deras kundrelationer, medan andra anser att de skapar förvirring på arbetsplatsen (43 %) och påverkar deras förmåga att faktiskt utföra sitt arbete (44 %).

Detta stöds av konstaterandet att en tredjedel (33 %) av de yrkesverksamma upplever att de inte kan bidra till de flesta möten de deltar i – vilket tyder på att överinbjudningar utgör ett stort slöseri med tid på arbetsplatsen.

Doodle har analyserat över 19 miljoner mötesförfrågningar och svar för att fastställa den genomsnittliga tiden det tar för någon att svara på en mötesinbjudan, och har därigenom identifierat de länder som är mest respektive minst effektiva när det gäller att boka möten:

Mest effektiv

• Italien – 5 timmar och 24 minuter

• Polen – 5 timmar och 30 minuter

• Israel – 5 timmar och 48 minuter

Minst effektiv

• Sverige – 10 timmar och 18 minuter

• Schweiz – 10 timmar och 30 minuter

• Frankrike – 10 timmar och 45 minuter

Paul Axtell, författare till ”Meetings Matter” kommentarer om konsekvenserna av dåligt organiserade möten:

”Konsekvenserna av dåliga möten påverkar även deltagarnas eget beteende. När de upplever att ett möte inte fungerar för dem tar de med sig annat arbete och börjar göra flera saker samtidigt, istället för att engagera sig i samtalet.”

Det är också de anställda som får stå för de mindre uppenbara kostnaderna som följer av dåligt genomförda möten, eftersom de inte håller sig fullt uppdaterade och organiserade, vilket kan leda till att de tar med sig arbete hem och därmed inte kan koppla av och återhämta sig. På kort sikt kan den enskilde klara av dessa problem – men på lång sikt får de betala ett högt pris i form av extra stress.

Ansikte mot ansikte är bäst

Trots att tekniken gör det möjligt för oss att delta i möten var som helst i världen är fysiska möten fortfarande helt klart det sätt vi föredrar att möta varandra på.

76 % av de tillfrågade yrkesverksamma angav detta som sitt föredragna format, medan andra metoder fick låga betyg:

• Telefonkonferenser – 7 %

• Videosamtal – 5 %

• Chatt – 4 %

När de tillfrågades om fördelarna med möten ansikte mot ansikte var de tillfrågade tydliga med att det finns klara fördelar med att träffas personligen:

• 95 % av de yrkesverksamma anser dessutom att fysiska möten var ett effektivt sätt att bygga relationer på arbetsplatsen

• mindre än hälften (47 %) svarade detsamma om chatt

Steven Rogelberg, rektorsprofessor och professor i företagsledning vid University of North Carolina, samt författare till boken ”The Surprising Science of Meetings” kommentarer till detta resultat:

”Forskningen om möten är verkligen av avgörande betydelse. Det finns kanske ingen annan arbetsuppgift som är så vanlig och samtidigt så omdiskuterad.”

”Även om tekniken har gjort det allt enklare att träffas på distans – vilket är positivt – finns det något särskilt kraftfullt i att människor samlas för att träffas ansikte mot ansikte. Kommunikationen tenderar att bli rikare och mer nyanserad eftersom det finns gott om verbala och icke-verbala signaler. Dessa ytterligare dimensioner kan inte bara främja en djupare förståelse, utan också bidra till att faktiskt stärka relationer, eftersom det är lättare att uppfatta och känna empati för avsikten bakom kommunikationen, och det blir något enklare att undvika missförstånd. Till skillnad från ett virtuellt möte, där det är lättare att gömma sig i bakgrunden och göra flera saker samtidigt, tenderar möten ansikte mot ansikte att medföra större ansvarstagande och engagemang.”

Vad kännetecknar ett bra eller dåligt möte?

De tillfrågade fick också svara på vad som kännetecknar ett bra respektive dåligt möte. Resultaten visar att en tydlig organisation är avgörande för ett bra möte, medan störande eller ineffektivt beteende kan få mötet att spåra ur:

Vad kännetecknar ett bra möte?

• Att sätta upp tydliga mål – 72 %

• Att fastställa en tydlig dagordning – 67 %

• Att det inte är för många människor i rummet – 35 %

Vad kännetecknar ett dåligt möte?

• Personer som tar emot telefonsamtal eller skickar sms under möten – 55 %

• Deltagare som avbryter varandra – 50 %

• Personer som inte lyssnar på vad andra har att säga – 49 %

• Personer som kommer sent eller går tidigt – 49 %

• Människor som pratar om ingenting under långa perioder – 46 %

Dr Sankalp Chaturvedi, docent i organisationsbeteende och ledarskap vid Imperial College London, kommenterar vad som kännetecknar ett bra möte:

”Hemligheten bakom ett framgångsrikt och tidseffektivt möte är förberedelserna. Dagordningen får inte vara för lång. Annars finns det en risk att man lägger för mycket tid på de första punkterna och att de senare punkterna blir förhastade. Dagordningen bör skickas ut i god tid, inklusive målen för vad som förväntas av mötet samt specifika detaljer om ämnena och tidsfördelningen.”

Gabriele Ottino, VD för Doodle, säger:

”Alla känner till hur jobbigt det är med tråkiga, meningslösa möten. De äger rum varje dag, men den samlade effekten är uppriktigt sagt chockerande! Om du inte strävar efter att förbättra effektiviteten i mötena inom din organisation slösar du bort enorma summor pengar och tid. Många organisationer drabbas av en nonchalant inställning till planering och genomförande av möten, och detta gäller i synnerhet de 25 procent av yrkesverksamma som i genomsnitt har fem eller fler möten per vecka.”

Vi beställde den här rapporten eftersom vi ville få en bättre förståelse för vad som kännetecknar ett dåligt möte och hur det påverkar människor i vardagen. Det positiva är att bakom de enorma ekonomiska konsekvenserna döljer sig enkla problem som lätt kan åtgärdas. Saker som att fastställa en tydlig dagordning, endast bjuda in relevanta personer och planera ordentligt kan enkelt genomföras, och om vi håller oss till dessa principer finns det en tydlig möjlighet att göra stora besparingar, minska tidsslöseriet och minska irritationen hos de anställda – vilket gynnar alla.”