E-mail vs. online planlægning: Den store debat

Civiliserede mennesker diskuterer aldrig religion eller politik... siger man i hvert fald. Men vi ved alle, at der er emner, der er endnu mere omstridte. Store debatter, der kan dele et rum eller endda en familie i to dele. De drejer sig om de største spørgsmål i vores tid. The Beatles eller The Rolling Stones, for eksempel. Batman eller Superman? Harry eller William? Lakers eller Celtics? Der kan ikke være nogen mellemvej. Der er ingen, der kan "lide" Real Madrid og Barcelona.

Men hvis man kradser lidt på overfladen, er disse hidsige diskussioner kun debatter af navn. Ethvert fornuftigt tænkende menneske ved, at Stones blot var en kopi af det, som The Beatles havde været mange år tidligere, da de spillede på Hamborgs dykbarer. Batman, pizza, Harry og, takket være Magic og Kobe, Lakers er det rigtige svar på det.

I it-afdelinger, HR-kontorer og på produktivitetskonferencer verden over er der en lige så heftig debat i gang: e-mail eller onlineplanlægning. Ligesom i de foregående eksempler er det ikke engang en fair kamp.

E-mail er vores trofaste, loyale følgesvend. Den har tjent os alle beundringsværdigt i et kvart århundrede nu og er fremragende til så mange ting. Men planlægning af møder er ikke en af dem.

Tennis vs. bueskydning

Hvor mange e-mails tager det dig at planlægge et møde med klienter, potentielle kunder eller endda kandidater til en stilling? Hvis min egen indbakke er noget at gå efter, vil jeg sige, at omkring 157 e-mails pr. møde lyder nogenlunde rigtigt, hvor hvert forsøg på at planlægge en aftale resulterer i en runde e-mailtennis, der går lidt som følger:

Så, hvornår er du ledig?

Jeg har 20 minutter næste tirsdag formiddag, jeg kan omlægge noget til onsdag eftermiddag, og der kan måske blive noget ledigt på fredag. Ellers er der tre uger til næste torsdag.

Hmmm, de virker ikke for mig. Har du noget om fire uger?

Ja, når som helst på tirsdag.

10:30?

Oh nej, der er lige blevet planlagt et heldagsarrangement.

Den følgende fredag?

Nej, ferie.

Midt på dagen den 17.?

Ja! Det er perfekt.

Godt, jeg sender dig en invitation. Er det .com eller .co.uk e-mail adressen?

(3 uger senere) Jeg er virkelig ked af det, jeg er nødt til at ændre tidsplanen...

Det er ikke så underligt, at e-mail ofte opfattes som en produktivitetsdræber. Ikke alene er den konstante frem og tilbage-rykning ineffektiv, men den distraherer også medarbejderne fra deres andre opgaver.

Sammenlign det med den Kim Soo-Nyung-lignende ufejlbarlige nøjagtighed af et online planlægningsværktøj. Send en afstemning ud for at finde ud af, om alle deltagere er til rådighed for et gruppemøde. Endnu mere enkelt er det at udsende en kalender, der kan bookes, og som er udfyldt på forhånd med din tidsplan og tilgængelighed, så de inviterede kan vælge mellem de ledige tidspunkter.

Disse funktioner er endnu mere praktiske, hvis dine kunder, kolleger eller konsulenter er spredt ud over flere lande og kontinenter. I stedet for at skulle google efter tidszoner og regne i hovedet (er det GMT eller EST? Og er det inklusive sommertid?) har planlægningsværktøjer tidszoner indbygget, så teknologien tænker i stedet.

Travl vs. Produktiv

Det viser sig, at vi alle sammen - og med "os" mener jeg medarbejdere og ikke mænd - er elendige til at multitaske. Når vi bladrer mellem strategidækket og åbner vores indbakke for at besvare en ny e-mail, tror vi gerne, at vi multitasker, men i virkeligheden skifter vi opgave. Og det er ikke konstruktivt at skifte opgaver; faktisk er det uproduktivt i forhold til 40 % af vores samlede produktion.

Den gode nyhed er, at enhver afbrudt opgave, hvad enten den afbrydes af et uplanlagt opkald fra en kunde eller af et andet sæt e-mailtennis, der bliver serveret, har en tendens til at blive afsluttet inden for samme arbejdsdag. Men ikke med det samme. I gennemsnit tager det mere end 23 minutter for en afbrudt medarbejder at komme tilbage til opgaven. Endnu længere tid at vende tilbage til det samme produktivitetsniveau.

Produktivitetsomkostningerne og erkendelsen af, at e-mail føles som en forældet og ineffektiv kommunikationsmetode, har fået organisationer til at se på alternativer. Det mest populære, især inden for kreative industrier, SAAS, udvikling, konsulentfirmaer og rekruttering, er uden tvivl Slack. Samarbejdsplatforme som Slack giver brugerne mulighed for at udføre mere af deres arbejde inden for samme platform, hvilket reducerer opgaveudskiftningen og de dermed forbundne produktivitetstab. Det er helt sikkert tilfældet med Doodle Slack-botten, som giver brugerne mulighed for at finde det bedste tidspunkt for et møde og derefter planlægge det direkte fra Slack-miljøet.

For virksomheder, der stadig er bundet til mere traditionelle værktøjer som Outlook, er der også håb. Vores Doodle Outlook-integration giver brugerne adgang til deres bookbare kalendere og genererer nemt delbare mødeforbindelser inde fra Outlook, hvilket betyder, at brugerne ikke behøver at foretage den sædvanlige skift mellem e-mail, kalender og planlægningsværktøj.

Fremtiden vs. nutiden

Vi er ikke kun dårlige til at multitaske, vi er også alle dårlige til at vente. Vi hader det. Men det er ikke vores skyld - vores hjerner er forprogrammeret med en disposition til at hade forsinkelser. Denne antipati for forsinkelser er også i spil hos kunderne, hvis syn på din virksomhed eller dit bureau påvirkes en smule negativt, hver gang der er en krølle i processen.

E-mail er simpelthen ikke egnet til denne form for utålmodighed. E-mails forsinker ofte processer, der kunne ske lige nu og her, når jernet er varmest og interessen størst.

Rekrutteringsfolk kunne f.eks. inkludere et link til deres bookingside lige der i den første besked til en kandidat og fortælle dem, at de har en fantastisk profil, og at du gerne vil chatte med dem. På den måde kan kandidaten straks og proaktivt planlægge det indledende møde, så de får det godt. Samtidig tager hele planlægningsprocessen stort set nul tid og energi fra rekrutteringsmedarbejderens side, så han/hun kan fokusere på mere presserende opgaver, indtil mødet er planlagt.

De fleste virksomheder, der tilbyder tjenester, løsninger og softwareværktøjer, har en kontaktformular på deres websted. Så hvis en potentiel kunde, der har lavet sin research, er landet på dit websted, kunne lide det, de har læst, og er blevet imponeret nok til at tage kontakt, vil han/hun efterlade sine oplysninger i denne formular. Et medlem af salgsteamet vil samle den op, måske den næste dag eller efter weekenden, afhængigt af hvornår kontakten kom ind, og så begynder runderne af e-mailtennis. Alternativet er at inkludere din booking-side lige der på dit websted, så kundeemnerne kan planlægge et møde, mens deres interesse er tårnhøj. Dette giver også potentielle kunder følelsen af at have kontrol, i stedet for at blive solgt til, hvilket gør dem mere modtagelige.

Ponyer og enhjørninger vs. at blive slået i ansigtet

Nogle sammenligninger er slet ikke sammenligninger.

Vi har alle været til et dårligt møde. Ikke bare et "ikke godt" møde, men et møde, hvor det føles som at træde på et stykke Lego med bare fødder. Den type møde, hvor man internt laver aftaler med universet for at få det til at slutte.

Omkring 70 % af os føler, at vi jævnligt mister tid på grund af dårligt organiserede møder, hvor en manglende klar dagsorden og deltagere, der ikke er forberedt, står øverst på listen over årsager til, at disse møder overhovedet finder sted.

Det er derfor, at planlægningsværktøjer som Doodle har tilføjet en funktion til brugerdefinerede spørgsmål til produkter som Bookable Calendar. Når en ny kunde eller en kandidat til en ny stilling f.eks. booker deres møde direkte hos dig, kan du sikre dig, at de har læst den superbrugelige FAQ-side eller præsentation igennem, hvilket sikrer, at ethvert planlagt møde bliver så produktivt som muligt.

Ha, lad os se dig konkurrere med det, e-mail!

Mennesker vs. robotter

Nej, dette er ikke elevatorpitch for en Netflix sci-fi-serie. Eller en trussel om, at maskinerne er på vej til at tage vores job.

Der er nogle ting, som mennesker gør meget bedre end maskiner, f.eks. at skabe relationer, vise empati og være kreative. Vi er også bedre til at behandle nye og ustrukturerede oplysninger og til at løse ustrukturerede problemløsningsopgaver. Vi er fleksible og uforudsigelige på måder, som computere ikke kan komme i nærheden af at matche.

Computere er dog langt bedre end mennesker til at udføre grundlæggende, regelstyret opgaver, der kræver hurtighed og nøjagtighed. Som f.eks. at finde den hurtigste vej til kontoret på dette tidspunkt af dagen. Som at behandle betalingen for de nye kondisko, du har haft øjnene på i et stykke tid nu. Som at planlægge møder.

Selv om e-mail naturligvis er en teknologi, er planlægning af møder via e-mail i sidste ende en meget menneskelig proces. Det ved vi på grund af de skrig af frustration, som den ofte udløser. I modsætning hertil bruger planlægning via et online planlægningsværktøj AI, som gør alt det tunge arbejde for dig.

Når det drejer sig om planlægning, skal du tage robotterne ind, siger jeg. Selvfølgelig er nogle mennesker måske uenige. Nogle foretrækker måske e-mail. Ligesom nogle foretrækker The Stones, Prince William og The Celtics. Men vi ved alle inderst inde, at disse mennesker tager fejl. Ingen debat.

Automatisering kan gøre mere end blot at planlægge. Du kan finde ud af, hvilken rolle den spiller i salgsprocessen her.