E-mail a planowanie online: wielka debata

Cywilizowani ludzie nigdy nie rozmawiają o religii ani polityce… a przynajmniej tak głosi powiedzenie. Wszyscy jednak wiemy, że istnieją tematy, które budzą jeszcze większe kontrowersje. Wielkie debaty, które potrafią podzielić salę, a nawet rodzinę na pół. Dotyczą one najważniejszych kwestii naszych czasów. Na przykład: The Beatles czy The Rolling Stones? Batman czy Superman? Harry czy William? Lakers czy Celtics? Nie ma tu miejsca na kompromis. Nikt nie „tak naprawdę lubi” Realu Madryt oraz Barcelona.

Wystarczy jednak spojrzeć nieco głębiej, by przekonać się, że te gorąco kontrowersyjne dyskusje są debatami tylko z nazwy. Każdy rozsądny człowiek wie, że Stonesi byli po prostu naśladowcami z prywatnej szkoły tego, czym wiele lat wcześniej byli The Beatles, grający w obskurnych barach w Hamburgu. Batman, pizza, Harry oraz – dzięki Magicowi i Kobe – Lakers to właściwa odpowiedź na to pytanie.

W działach IT, działach kadr oraz na konferencjach poświęconych wydajności pracy na całym świecie toczy się równie zaciekła debata: e-mail czy planowanie online. Podobnie jak w poprzednich przykładach, nie jest to nawet wyrównana walka.

Poczta elektroniczna to nasz zaufany i wierny towarzysz. Od ćwierćwiecza znakomicie nam służy i świetnie sprawdza się w wielu sytuacjach. Jednak umawianie spotkań nie należy do nich.

Tenis kontra łucznictwo

Ile e-maili trzeba wysłać, żeby umówić się na spotkanie z klientami, potencjalnymi klientami, a nawet kandydatami na stanowiska? Jeśli mam się kierować zawartością mojej skrzynki odbiorczej, to powiedziałbym, że około 157 e-maili na jedno spotkanie wydaje się całkiem realistyczną liczbą, a każda próba umówienia spotkania kończy się serią wymian e-maili, która wygląda mniej więcej tak:

No to kiedy masz czas?

W przyszły wtorek rano mam 20 minut, mogę przełożyć jedno spotkanie na środę po południu, a w piątek może się zwolnić jakiś termin. W przeciwnym razie najbliższy wolny termin będzie dopiero za trzy tygodnie, w przyszły czwartek.

Hmmm, u mnie to nie działa. Czy masz coś za cztery tygodnie?

No tak, we wtorek o dowolnej porze.

10:30?

O nie, właśnie zaplanowano całodniowe wydarzenie.

W następny piątek?

Nie, wakacje.

17-tego w południe?

Tak! To idealne rozwiązanie.

Świetnie, wyślę ci zaproszenie. Czy chodzi o adres e-mail z końcówką .com czy .co.uk?

(3 tygodnie później) Bardzo przepraszam, muszę przełożyć spotkanie…

Nic dziwnego, że e-mail jest często postrzegane jako czynnik obniżający wydajność. Ciągłe przełączanie się między zadaniami jest nie tylko nieefektywne, ale także odwraca uwagę pracowników od innych obowiązków.

Porównaj to z Niesamowita precyzja godna Kim Soo-Nyung narzędzia do planowania spotkań online. Wyślij ankietę, aby sprawdzić, kiedy wszyscy uczestnicy są dostępni na spotkanie grupowe. Jeszcze prostszym rozwiązaniem jest wysłanie kalendarza z możliwością rezerwacji, w którym z góry wpisano Twój harmonogram i dostępność, co pozwala zaproszonym osobom wybrać dogodny termin.

Funkcje te stają się jeszcze bardziej przydatne, jeśli Twoi klienci, współpracownicy lub konsultanci są rozsiani po wielu krajach i kontynentach. Zamiast typowego wyszukiwania stref czasowych w Google i wykonywania obliczeń w pamięci (czy to GMT, czy EST? I czy uwzględnia to czas letni?), narzędzia do planowania mają wbudowane strefy czasowe, dzięki czemu to technologia zajmuje się tym za Ciebie.

Zajęty a produktywny

Okazuje się, że wszyscy – a mówiąc „my”, mam na myśli pracowników, a nie mężczyzn – jesteśmy fatalni w wielozadaniowości. Kiedy przełączamy się między prezentacją strategicznej a skrzynką odbiorczą, by odpowiedzieć na nowy e-mail, lubimy myśleć, że wykonujemy wiele zadań jednocześnie, ale w rzeczywistości po prostu przełączamy się między zadaniami. A przełączanie się między zadaniami nie jest konstruktywne; w rzeczywistości jest nieproduktywne, ponieważ koszt w wysokości 40% naszej całkowitej produkcji.

Dobrą wiadomością jest to, że każde przerwane zadanie – czy to z powodu nieplanowanego telefonu od klienta, czy kolejnej serii wymiany e-maili – zazwyczaj udaje się zakończyć jeszcze tego samego dnia roboczego. Ale nie od razu. Średnio zajmuje to ponad 23 minuty aby pracownik, którego praca została przerwana, mógł powrócić do wykonywania zadania. Jeszcze więcej czasu zajmuje mu powrót do tego samego poziomu wydajności.

Koszt związany z produktywnością oraz świadomość, że poczta elektroniczna sprawia wrażenie przestarzałe i nieefektywne Ograniczenia związane z metodami komunikacji skłoniły organizacje do poszukiwania alternatywnych rozwiązań. Najpopularniejszym z nich, zwłaszcza w branżach kreatywnych, sektorze SaaS, na rynku programistycznym, w firmach konsultingowych oraz w rekrutacji, jest bez wątpienia Slack. Platformy do współpracy, takie jak Slack, pozwalają użytkownikom wykonywać większą część pracy w ramach jednej platformy, ograniczając konieczność przełączania się między zadaniami i związane z tym straty produktywności. Tak jest z pewnością w przypadku bota Doodle dla Slacka, który pozwala użytkownikom znaleźć najlepszy termin na spotkanie, a następnie zaplanować je bezpośrednio w środowisku Slacka.

Dla firm, które wciąż korzystają z bardziej tradycyjnych narzędzi, takich jak Outlook, również jest nadzieja. Nasza integracja Doodle z Outlookiem pozwala użytkownikom uzyskać dostęp do kalendarzy, w których można rezerwować terminy, oraz generować łatwe do udostępnienia linki do spotkań bezpośrednio z poziomu Outlooka, co oznacza, że nie muszą już przełączać się między pocztą elektroniczną, kalendarzem i narzędziem do planowania spotkań.

Przyszłość a teraźniejszość

Nie tylko nie potrafimy wykonywać wielu zadań naraz, ale też wszyscy mamy ogromne trudności z czekaniem. Nienawidzimy tego. Ale to nie nasza wina — nasze mózgi są zaprogramowane z skłonnością do nie znoszenia opóźnień. Ta niechęć do przerw jest również dla klientów, których opinia o Państwa firmie lub agencji ulega nieznacznej pogorszeniu za każdym razem, gdy w procesie pojawia się jakaś przeszkoda.

E-mail po prostu nie nadaje się do radzenia sobie z tego rodzaju niecierpliwością. Wiadomości e-mail często opóźniają procesy, które mogłyby zostać zrealizowane od razu, w momencie, gdy sytuacja jest najkorzystniejsza, a zainteresowanie największe.

Na przykład rekruterzy mogliby zamieścić link do swojej Booking Page już w pierwszej wiadomości wysłanej do kandydata, informując go, że ma świetny profil i że chętnie z nim porozmawiają. W ten sposób kandydat może natychmiast i z własnej inicjatywy umówić się na spotkanie zapoznawcze, co poprawia jego samopoczucie. Jednocześnie cały proces ustalania terminu nie wymaga od rekrutera praktycznie żadnego czasu ani wysiłku, co pozwala mu skupić się na pilniejszych zadaniach do momentu ustalenia terminu spotkania.

Większość firm oferujących usługi, rozwiązania i narzędzia programowe posiada na swojej stronie internetowej formularz kontaktowy. Jeśli więc potencjalny klient, który wcześniej zapoznał się z ofertą, trafił na Twoją stronę, spodobało mu się to, co przeczytał, i był na tyle pod wrażeniem, że postanowił się skontaktować, poda swoje dane w tym formularzu. Członek zespołu sprzedaży zajmie się tym zgłoszeniem – być może następnego dnia lub po weekendzie, w zależności od tego, kiedy zgłoszenie wpłynęło – a następnie rozpocznie się seria wymiany e-maili. Alternatywą jest umieszczenie Booking Page bezpośrednio na stronie internetowej, dzięki czemu potencjalni klienci mogą umówić się na spotkanie, gdy ich zainteresowanie jest największe. Zapewnia to również potencjalnym klientom poczucie, że ma się wszystko pod kontrolą, zamiast być obiektem sprzedaży, co sprawia, że są bardziej otwarci.

Kucyki i jednorożce kontra cios w twarz

Niektóre porównania wcale nie są porównaniami.

Wszyscy mieliśmy kiedyś do czynienia z okropnym spotkaniem. Nie chodzi tu tylko o spotkanie „niezbyt udane”, ale o takie, podczas którego czujesz się, jakbyś nieustannie nadepnął bosą stopą na klocka Lego. O spotkanie, podczas którego w duchu zawierasz umowy z wszechświatem, by tylko się już skończyło.

Około 70% z nas uważa, że regularnie tracę czas na źle zorganizowane spotkania, przy czym brak jasnego porządku obrad oraz nieprzygotowanie uczestników to główne powody, dla których w ogóle organizuje się takie spotkania.

Właśnie dlatego narzędzia do planowania spotkań, takie jak Doodle, wprowadziły funkcję „Pytania niestandardowe” do produktów takich jak Bookable Calendar. Gdy na przykład nowy klient lub kandydat na nowe stanowisko rezerwuje spotkanie bezpośrednio z Tobą, możesz upewnić się, że zapoznał się z tą niezwykle przydatną stroną z często zadawanymi pytaniami lub prezentacją, dzięki czemu każde zaplanowane spotkanie będzie jak najbardziej produktywne.

Ha, zobaczymy, czy e-mail da radę z tym konkurować!

Ludzie kontra roboty

Nie, to nie jest krótka prezentacja serialu science fiction na Netflixie. Ani groźba, że maszyny przybędą, by odebrać nam pracę.

Są pewne rzeczy, które ludzie radzą sobie o wiele lepiej niż maszyny, takie jak nawiązywanie relacji, okazywanie empatii i kreatywność. Lepiej radzimy sobie również z przetwarzaniem nowych i nieuporządkowanych informacji oraz z rozwiązywaniem zadań o nieuporządkowanym charakterze. Cechuje nas elastyczność i nieprzewidywalność, których komputery nie są w stanie nawet w najmniejszym stopniu dorównać.

Jednak komputery znacznie przewyższają ludzi w wykonywaniu podstawowych, opartych na regułach zadań, które wymagają szybkości i dokładności. Na przykład w znalezieniu najszybszej trasy do biura o tej porze dnia. Na przykład w realizacji płatności za te nowe trampki, na które od dawna masz oko. Na przykład w planowaniu spotkań.

Chociaż poczta elektroniczna jest oczywiście technologią, ustalanie terminów spotkań za jej pośrednictwem jest w gruncie rzeczy procesem bardzo ludzkim. Wiemy o tym, bo często wywołuje to okrzyki frustracji. Natomiast ustalanie terminów za pomocą internetowego narzędzia do planowania wykorzystuje sztuczną inteligencję, która wykonuje za Ciebie całą ciężką pracę.

Jeśli chodzi o planowanie, to moim zdaniem warto wykorzystać roboty. Oczywiście niektórzy mogą się z tym nie zgodzić. Niektórzy wolą e-maile. Tak samo jak niektórzy wolą The Stones, księcia Williama i Celtics. Ale wszyscy w głębi duszy wiemy, że ci ludzie się mylą. Nie ma co dyskutować.

Automatyzacja to coś więcej niż tylko planowanie. Dowiedz się, jaką rolę odgrywa ona w procesie sprzedaży tutaj.