5 sätt för VD:ar att hantera sina kalendrar på ett effektivt sätt

Man kan lugnt säga att VD:ar är mycket upptagna. Enligt Harvard Business Review anges tidshantering ofta som en av deras största utmaningar. Det är lätt att förstå varför. Antingen handlar det om att balansera möten med andra ledande befattningshavare, hantera intressenter, träffa styrelsen eller ge en strategisk översikt över en rad olika frågor.

Det finns mycket att göra, och då har man inte ens räknat med alla de ändlösa mötena. Det är inte konstigt att så många som 70 procent av cheferna talade öppet om att de funderade på att säga upp sig på grund av utbrändhet.

Eftersom möten utgör en så stor del av en VD:s schema verkar det vara det mest uppenbara att ta itu med för att minska stressen och skapa en mycket gladare och mer produktiv ledare. Oavsett om du planerar själv eller med hjälp av en chefsassistent finns det ett antal verktyg för effektivisering Vi finns här för att hjälpa dig. Här är våra fem tips för att bemästra tidshantering på ledningsnivå.

Skapa en bokningssida

A Bokningssida är en riktig kraftpaket när det gäller att hantera vd:ns kalender. Enkelt uttryckt är en bokningssida automatiserar din kalender för att göra det enkelt att hitta en tid för ett möte. För en VD är detta avgörande för att effektivisera mötena och slippa den ändlösa mejlväxlingen.

Oavsett om du bokar ett möte själv eller låter din assistent göra det åt dig, ställer du bara in din tillgänglighet och delar din länk – sedan sköter bokningssidan resten. På en Doodle Professional-abonnemanget, kan du skapa så många sidor du vill – vilket innebär att det är enkelt att dela upp sidorna efter olika ändamål. Om du till exempel alltid vill ha tillgång till tavlan men begränsa åtkomsten för en extern intressent – så går det att ordna.

En bokningssida är fantastisk, men en med finjusterade effektinställningar är det bästa. Att sätta ett tak för antalet möten per dag eller lägga in buffertider för att undvika att mötena hamnar direkt efter varandra är avgörande för all kalenderhantering på ledningsnivå.

Dessutom är det så att kopplat till din kalender gör att bokningssidan även kan ta hänsyn till din tillgänglighet – så om du lägger till något tar din bokningssida automatiskt bort den tiden från alla länkar du delar. Du behöver aldrig oroa dig för dubbelbokningar!

Skicka mötespåminnelser

Inget är mer irriterande än att förbereda sig inför ett viktigt möte, bara för att ingen dyker upp. Det är svårt nog för en VD att hantera sin tid utan att behöva slösa tid på att förbereda och delta i möten som ingen kommer till.

Använda mötespåminnelser oavsett om tiden har bestämts via en Gruppomröstning eller bokningssida minskar antalet uteblivna. Deltagarna får ett mejl innan mötet som påminner dem om att det närmar sig.

Få den viktiga informationen redan från början

De bästa mötena är de som är väl förberedda. Detta gäller i ännu högre grad för upptagna chefer, som lätt kan känna sig överväldigade av alla möten från en vecka till nästa. Enligt tidningen Entrepreneur, evenemang med en tydligt fastställd dagordning har betydligt större chans att bli framgångsrika än sådana utan.

Fler framgångsrika möten innebär mindre uppföljningsarbete för en VD. Detta är avgörande för att du ska kunna ägna dig åt de andra viktiga uppgifterna som hör till att driva ditt företag.

Verktyg som Doodle gör det möjligt att lägga till anpassade frågor eller inbjudningsfält. På så sätt kan du be om all nödvändig information i förväg, vilket innebär att du vet exakt vad mötet handlar om och hur du ska förbereda dig inför det.

Planera in tid för viktiga uppgifter

Om du är som de flesta chefer känns det nog som om din dag inte består av något annat än att hoppa från ett möte till nästa – kanske med några minuters paus för att hinna ta en kaffe emellanåt. Det är ett under att något överhuvudtaget blir gjort på ett företag… för att inte tala om att hinna umgås med vänner och familj.

Av automatisering av schemaläggningen, vilket ger ledningen mer tid att ägna sig åt att driva sina företag. Även de som har assistenter behöver inte längre ständigt få frågan om när de är lediga, eftersom mötena bokas automatiskt.

Det bör också bli en vana att planera in tid för viktiga uppgifter regelbundet. Om du behöver granska en rapport eller avsätta tid för att ge ett team feedback, boka in den tiden i din kalender. På så sätt blir en automatiserad schemaläggningslösning ännu bättre för att hantera din dag.

Gör mötena mer flexibla med videokonferenser

Om man kan frigöra tid i sin hektiska VD-vardag genom att automatisera sin kalender – och därmed få mer tid – så videokonferenser är en annan.

Genom att integrera tjänster som Zoom eller Microsoft Teams, inte ens den mest upptagna VD:n behöver oroa sig för att springa från mötesrum till mötesrum eller från kund till kund. Istället kan du planera din dag kring en rad olika fysiska och virtuella möten, eller till och med genomföra dem alla online om det behövs.

Dessutom gäller det för dem som står i spetsen för en global organisation att, integrerad videokonferens i din planering innebär att du inte behöver resa runt i världen lika ofta för att besöka olika kontor. Istället kan teamen presentera sitt arbete virtuellt. Färre långresor hjälper inte bara VD:ar som du att fokusera på att driva verksamheten, utan ger också ytterligare fördelar, såsom mer tid med vänner och familj och minskad risk för utbrändhet.

Att hantera din kalender. Det är kanske det som de flesta VD:ar anser vara det svåraste med sitt jobb, men med några små justeringar kan du visa vägen och göra det till en av de enklaste uppgifterna.

Genom att automatisera din kalender blir det lika enkelt att boka en tid med någon som att skicka en länk. Med videokonferenser och påminnelser via e-post får du större flexibilitet att träffas där det passar bäst och se till att uteblivna möten blir ett minne blott. Genom att be om den nödvändiga informationen i förväg kan mötena bli väl förberedda och ett effektivt sätt att utnyttja din tid.

Genom att effektivisera kalenderhanteringen på detta sätt får cheferna mer produktiva dagar. Det innebär mer tid att ägna åt viktiga uppgifter som bidrar till företagets tillväxt, mindre risk för utbrändhet eller stress och, på det personliga planet, mer tid med familj och vänner.

Du kan skapa din alldeles egna bokningssida gratis med Doodle. Klicka här för att komma igång redan idag.