Przewodnik po stronie rezerwacji

Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że nie masz czasu na wykonywanie swojej pracy, bo pochłaniają cię prośby o spotkania? Połowę dnia spędzasz na wymianie wiadomości, próbując znaleźć dogodny termin, wpisując go do kalendarza i sprawdzając, czy nie koliduje z innymi zobowiązaniami?

Tak się nie pracuje! Nasze życie i tak jest wystarczająco intensywne, nie potrzebujemy jeszcze dodatkowego czasu w ciągu dnia na dostosowywanie się do harmonogramów. Dlatego stworzyliśmy Strona rezerwacji - narzędzie ułatwiające planowanie, które pozwala odzyskać kontrolę nad swoim dniem i samodzielnie zarządzać swoim czasem.

Co to jest?

Mówiąc najprościej, strona rezerwacji to sposób na zautomatyzowanie Twojego kalendarza. Zamiast grać w niekończącą się grę w e-mailowego ping-ponga, ustalasz swoją dostępność i udostępniasz link tym, z którymi chcesz się spotkać. Proste.

„A co, jeśli dwie osoby będą chciały zarezerwować ten sam termin?” – zapytacie. Cóż, to się nie może zdarzyć. Dzięki bezpiecznemu połączeniu z Waszym kalendarzem, w momencie rezerwacji terminu aktualizujemy wszystkie dane, aby zapobiec podwójnej rezerwacji. Dbamy również o to, by wszystko było na bieżąco aktualizowane, gdyby ktoś musiał zmienić termin.

To, co ludzie najbardziej kochają w stronie rezerwacji, to fakt, że ty ustal zasady. Oprócz dostępności, czasów buforowych, dziennych limitów spotkań i pytań przed spotkaniem – wszystko to leży w Twojej gestii.

Elastyczność

W swojej istocie strona rezerwacji działa poprzez automatyzację tego, co normalnie byłoby mnóstwem wymiany wiadomości tam i z powrotem. Jeśli chodzi o Twoją dostępność, strona może istnieć tak długo, jak jej potrzebujesz. Potrzebujesz jej tylko na tydzień, żeby wziąć udział w konferencji? Albo właśnie zdobyłeś nowego klienta na najbliższe 12 miesięcy? Żaden problem. To Ty decydujesz, jak długo ma działać. 

Każda strona ma własne godziny otwarcia – ustala je jej twórca. Jeśli jesteś Klient Premium, możesz tworzyć tyle stron rezerwacji, ile chcesz, a dzięki własnemu brandingowi nadać im taki wygląd, jaki chcesz. Co więcej, długość wydarzenia również jest pod Twoją kontrolą. Spotkania mogą trwać od pięciu minut aż tak długo, jak zechcesz.

Lokalizacja to kolejny czynnik, który Cię nie zatrzyma. Coraz więcej z nas pracuje w pełni zdalnie lub hybrydowo, dlatego strona rezerwacji w pełni obsługuje wszystkie integracja z systemami wideokonferencyjnymi. Dodanie lokalizacji pozwoli na umieszczenie jej w zaproszeniu, dzięki czemu zaproszeni będą mogli zaplanować najłatwiejszą trasę do celu.

Strona rezerwacji jest kompatybilny z Zapierem, co oznacza, że możesz całkowicie zautomatyzować swój workflow. Dzięki Zapier możesz połączyć się z tysiącami aplikacji, od CRM-ów po arkusze kalkulacyjne. Ktoś z działu sprzedaży może dzięki temu pobierać informacje ze strony rezerwacji bezpośrednio do swojego CRM-u albo tworzyć zgłoszenie w Zendesku za każdym razem, gdy ktoś zaplanuje spotkanie. Możliwości są nieskończone.

Ustawienia zasilania

To właśnie tu strona rezerwacji naprawdę pokazuje pełnię swoich możliwości. Korzystając z niektórych lub wszystkich z nich, możesz zapewnić, że Twój harmonogram działa dokładnie tak, jak chcesz.

Obsługa stref czasowych: strona rezerwacji pomoże Ci zarządzać klientami z całego świata, automatycznie aktualizując zaproszenia tak, by pasowały do czyjejś strefy czasowej. Masz też możliwość zmiany swojej strefy czasowej, aby tworzyć dostępność w różnych strefach. Dzięki temu ktoś w Nowym Jorku może z łatwością stworzyć dostępność dla europejskiego klienta.

Czasy buforowe: pozwalają Ci złapać oddech między spotkaniami. Jeśli jesteś kimś, kto wie, że jego dzień potrafi szybko się zapełnić, czasy buforowe pozwalają zarezerwować chwilę między wydarzeniami. Ponieważ prywatność jest sercem strony rezerwacji, osoby planujące z Tobą spotkanie nie zobaczą tych buforów. Widzą tylko wtedy, kiedy jesteś wolny. 

Maksymalna liczba spotkań: Wszyscy wiemy, że przeciążenie spotkaniami i zmęczenie Zoomem mogą być bardzo realnym problemem w dniu wypełnionym spotkaniami. Dzięki tej funkcji możesz ograniczyć liczbę spotkań w ciągu dnia. Po osiągnięciu tej liczby blokujemy pozostałe spotkania. Nie musisz już przełożyć ważnych spotkań z powodu zmęczenia spowodowanego zbyt dużą liczbą spotkań.

Minimalny czas wyprzedzenia: Ta opcja pozwala ustalić, ile czasu potrzebujesz, zanim ktoś umówi się z tobą na spotkanie. Załóżmy, że jesteś osobą, która przed rozmową z klientami lubi przeprowadzić analizę. Korzystając z tej funkcji, możesz ustawić dla każdego spotkania kilka dni wyprzedzenia – dzięki czemu będziesz mieć wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się.

Rezerwacja w imieniu: Chcesz zaprosić menedżera na rozmowę rekrutacyjną? A może inżyniera na spotkanie sprzedażowe? Funkcja „Rezerwacja w imieniu” pozwala sprawdzić kalendarz danej osoby i dopasować termin do jej dostępności, dzięki czemu możesz zgromadzić odpowiedni zespół osób, aby osiągnąć najlepsze wyniki.

Niestandardowe pola zaproszenia: Dzięki nim możesz zadać dowolne pytania przed spotkaniem z daną osobą. Dla pracownika działu sprzedaży może to oznaczać uzyskanie dodatkowych informacji na temat produktów, którymi interesuje się klient. Dla rekrutera – uzyskanie informacji na temat oczekiwań płacowych kandydata. To, o co zapytasz, zależy wyłącznie od Ciebie.

Zalety

Korzystanie ze strony rezerwacji zamiast planowania przez e-mail ma wiele zalet. 

Przede wszystkim pozwoli ci to zaoszczędzić czas. Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z serwisu Doodle zamiast wymiany e-maili może pozwoli to zaoszczędzić około 15 minut w przypadku krótkich spotkań i nawet dwie godziny w przypadku większych spotkań. Strona rezerwacji dodaje do tej prostoty możliwość wybrania dostępnego terminu, który wcześniej określiłeś. Ty ustalasz swoje godziny, oni wybierają jedną i się spotykacie. 

To świetna wiadomość dla Państwa klientów. Badania pokazują, że osoby, które szybko odpowiadają na zapytania, mają większe szanse na odniesienie sukcesu. Wraz z upływem czasu szanse te maleją. Jeśli jesteś w stanie potwierdzić swoją dostępność w ciągu kilku minut, Twoje szanse na sukces rosną wykładniczo.

Koniec z podwójnymi rezerwacjami i nieobecnościami. Strona rezerwacji zapobiega podwójnym rezerwacjom, blokując termin, gdy ktoś wybierze slot. Ogromnie zmniejsza też ryzyko, że ktoś przegapi Twoje spotkanie, wysyłając przypomnienia i automatycznie aktualizując Twój kalendarz, jeśli zmieni termin. To jak posiadanie własnego asystenta. 

Jest prywatna. To, że udostępniasz ludziom swoją dostępność, nie oznacza, że cały Twój kalendarz musi być na widoku. Strona rezerwacji pokaże tylko te godziny, w których jesteś dostępny. Jeśli dodasz czasy buforowe albo masz już zarezerwowane spotkanie – osoby z Twoim linkiem zobaczą wyłącznie Twoje wolne terminy. 

Korzystanie ze strony rezerwacji sprawia, że znajdowanie czasu na spotkania z ludźmi jest łatwiejsze i szybsze niż kiedykolwiek wcześniej. Może wypróbujesz to już dziś?