Att planera möten på en global arbetsplats

Vårt sätt att arbeta har förändrats, och det beror inte bara på covid-19. Under det senaste decenniet har tekniska framsteg – såsom förbättrade videokonferenser och schemaläggningsappar  - har gjort det enklare än någonsin att samarbeta med kollegor runt om i världen.

Denna enkelhet medför dock sina egna utmaningar. Hur gör man boka tid med en stor grupp människor när de är utspridda över hela världen? Eller undvika att förolämpa någon eftersom ditt sätt att arbeta skiljer sig från deras? Låt oss titta på några problem som uppstår när man arbetar på ett internationellt kontor och hur vi kan hantera dem.

Planering av mötestidszoner 

Om du någonsin har arbetat på ett internationellt kontor, så vet du mötesledning över olika tidszoner kan vara ett riktigt huvudbry. Oavsett om du försöker boka ett samtal med en kollega i London eller få tag på en kund i Sydney, kan det vara svårt att räkna ut den bästa tiden för alla kan kännas mer komplicerat än anledningen till att ni träffas från början.

Men stressa inte, drabbas inte av panik och kasta inte din bärbara dator mot närmaste vägg. Med lite planering och rätt verktyg, hantering av tidszoner kan vara en barnlek. Här är några tips som kan hjälpa dig:

Var uppmärksam. Kom alltid ihåg att det som fungerar för dig inte nödvändigtvis fungerar för alla. Se till att planera i förväg och fundera över vilka som behöver delta i mötet. När du vet det kan du skapa en omröstning som tar hänsyn till olika tidszoner. Erbjud många alternativ så hittar du garanterat den perfekta tidpunkten.

Ställ upp tydliga förväntningar. Om du ser till att alla vet vad du vill uppnå under mötet, inklusive hur länge det ska pågå, kommer det att göra det möjligt för alla att planera i förväg och anpassa sina dagar därefter. Om du befinner dig i LA är det troligt att ett möte med kollegor i Berlin kommer att ta en del av deras kväll i anspråk, så genom att informera dem om hur mycket tid du behöver och vilka ämnen du vill ta upp får de en uppfattning om hur mycket tid de bör avsätta den kvällen.

Kom ihåg att ta pauser. Det är viktigt att tänka på pauser i allmänhet, men ännu viktigare när man träffar människor från olika delar av världen. Det som för dig kan vara ett tidigt möte kan vara sent för någon annan. De kan redan vara tröttare och ha svårare att koncentrera sig under längre perioder. Uppmuntra alla att säga till om det går för fort för dem och be om en paus. Pauser bidrar till ett mer produktivt möte när de används på rätt sätt.

Kulturella effekter

Tekniken har kanske gjort det lättare för oss att träffas var som helst, men företagskulturen varierar kraftigt mellan Asien, Europa och Nordamerika.

För Företagsledare och verkställande direktörer När man arbetar internationellt finns det en hel rad hinder – allt från kommunikation till umgängesregler – som det är viktigt att hantera på rätt sätt om man vill bygga starkare relationer med kollegor och kunder.

Innan mötet bör du ta dig tid att sätta dig in i hur kulturen hos dem du ska träffa skiljer sig från din egen. Det kan handla om att ta reda på vilka seder eller traditioner som kan vara specifika för en viss region, att anpassa din kommunikationsstil och ton eller att ha en 1:1-möte med någon på din arbetsplats som har relevant livserfarenhet. Se det här som ett utmärkt sätt att bredda dina kunskaper och utvecklas som person.

Under mötet ska du inte slösa bort all den energi du har lagt ner på förberedelserna. Det är viktigt att visa respekt och vara öppen för olika sätt att arbeta på. Undvik stereotyper och förutfattade meningar, och ha tålamod om språkbarriärer uppstår. Några verktyg för videokonferenser erbjuder översättning i realtid, men eftersom tjänsten fortfarande befinner sig i ett tidigt skede kanske den inte är den bästa lösningen. Om du tror att kommunikationen kan bli ett problem bör du överväga att anlita en professionell tolk som kan underlätta mötet.

Det är viktigt att komma ihåg att kulturella skillnader kan vara en utmaning, men också en fantastisk möjlighet att lära sig och utvecklas. Var uppmärksam och försök att förstå att inte alla arbetar och lever på samma sätt som du.

Glöm inte bort dessa skillnader efter mötet. Hur du hålla kontakten med kollegor eller kunder kan se annorlunda ut. Se till att du förstår deras arbetssätt och anpassa din uppföljning därefter.

Att använda rätt verktyg

Att ha god kunskap om den teknik som står till ditt förfogande och en stabil internetanslutning är avgörande för att Att bemästra globala möten.

Oavsett om du är en företagsledare eller entreprenör, den tid du har är begränsad och du måste utnyttja den på bästa sätt. Att använda rätt verktyg kan göra hela skillnaden.

Schemaläggningsprogram. Verktyg som Doodle Gör det enkelt att genomföra ledningsmöten, oavsett var deltagarna befinner sig. Booking Page och Group Poll Det kan till exempel automatisera tidszoner, skicka inbjudningar och påminnelser och förvandla en process som lätt skulle kunna ta hela dagen till en som bara tar några minuter.

Videokonferenser. Det finns en rad olika alternativ att välja mellan, men det gäller att hitta det som passar dig bäst och integreras i ditt arbetsflöde smidigt.

Samarbete. Om man har team över hela världen kan det vara en utmaning att hitta ett sätt att samarbeta. Verktyg som Slack kan bidra till att kommunikationen förblir relevant och göra det enklare att samarbeta även om ni inte befinner er i samma rum.

Översättningar. De kanske inte är lämpliga för att skriva texter, men när det gäller att underlätta ett möte kan verktyg som Deepl hjälpa till att övervinna språkbarriärer och se till att mötet kan avslutas med praktiskt användbara resultat.