Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich verändert, und das liegt nicht nur an COVID-19. In den letzten zehn Jahren haben technologische Fortschritte - wie verbesserte Videokonferenzen und Terminplanungs-Apps - die Zusammenarbeit mit Kollegen in aller Welt einfacher denn je gemacht.

Diese Leichtigkeit bringt jedoch auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Wie kann man Termine mit einer großen Gruppe von Menschen vereinbaren, wenn diese auf der ganzen Welt verteilt sind? Oder wie vermeidet man es, jemanden vor den Kopf zu stoßen, weil die Arbeitsweise anders ist als bei Ihnen? Schauen wir uns einige Probleme an, die mit der Arbeit in einem internationalen Büro verbunden sind, und wie wir sie lösen können.

Meeting time zone planning 

If you’ve ever worked in an international office, you know managing meetings across different time zones can be a real headache. Whether you're trying to schedule a call with a colleague in London or getting hold of a client in Sydney, figuring out the best time for everyone can feel more complicated than the reason you’re getting together in the first place.

But don’t stress, panic or throw your laptop at the nearest wall. With a little planning and the right tools, managing time zones can be a breeze. Here are a few tips to help you out:

Be mindful. Always remember that what works for you, doesn’t necessarily work for everyone. Make sure to plan ahead and think of who you need to attend your meeting. Once you know that you can make a poll that takes into account different time zones. Offer plenty of options and you’ll be sure to find the perfect time. 

Set clear expectations. If you make sure that everyone knows what you want to achieve in the meeting including its duration, it will allow everyone to plan ahead and adjust their days to suit. If you’re in LA it’s likely a meeting with colleagues in Berlin will have to eat into their evening, so letting them know how much time you need and what topics you want to cover will let them know how much time to set aside in that evening. 

Remember to take breaks. It’s important to be conscious of breaks generally but even more so when meeting with people from around the world. What could be an early meeting for you could be late for someone else. They could already be more tired and less able to focus for long periods of time. Encourage everyone to speak up and if things are going too fast for them to ask for a pause. Breaks will deliver a more productive meeting when used right.

Kulturelle Auswirkungen

Die Technologie mag es uns erleichtert haben, irgendwo zu treffen, aber die Geschäftskultur ist von Asien bis Europa und Nordamerika sehr unterschiedlich.

Für Führungskräfte und CEOs, die international tätig sind, gibt es ein Minenfeld von Hindernissen, von der Kommunikation bis hin zu den Umgangsformen, die alle zu beachten sind, wenn man engere Beziehungen zu Kollegen und Kunden aufbauen will.

Nehmen Sie sich vor dem Treffen Zeit, um zu verstehen, inwiefern sich die Kultur derjenigen, mit denen Sie sich treffen, von Ihrer eigenen unterscheidet. Dazu könnte gehören, dass Sie sich über Sitten und Gebräuche in einer bestimmten Region informieren, Ihren Kommunikationsstil und Ihren Tonfall anpassen oder ein 1:1-Meeting mit jemandem in Ihrem Büro führen, der über einschlägige Lebenserfahrung verfügt. Betrachten Sie dies als eine großartige Möglichkeit, Ihre Wissensbasis und Ihre persönliche Entwicklung zu erweitern.

Verschwenden Sie während des Treffens nicht die ganze Energie, die Sie für die Vorbereitung aufgewendet haben. Es ist wichtig, Respekt zu zeigen und anderen Arbeitsweisen gegenüber aufgeschlossen zu sein. Vermeiden Sie Klischees und Annahmen und seien Sie geduldig, wenn Sprachbarrieren auftreten. Einige Videokonferenz-Tools bieten Live-Übersetzungen an, aber in der Anfangsphase sind sie vielleicht nicht die Lösung. Wenn Sie glauben, dass die Kommunikation ein Problem sein könnte, sollten Sie in Erwägung ziehen, einen professionellen Dolmetscher zu engagieren, um die Sitzung zu erleichtern.

Denken Sie daran, dass kulturelle Unterschiede zwar eine Herausforderung darstellen, aber auch eine große Chance zum Lernen und Wachsen sind. Seien Sie achtsam und bemühen Sie sich zu verstehen, dass nicht jeder so arbeitet und lebt wie Sie.

Nach dem Treffen sollten Sie diese Unterschiede nicht vergessen. Die Art und Weise, wie Sie mit Kollegen oder Kunden weiterarbeiten, könnte anders sein. Machen Sie sich mit deren Arbeitsweise vertraut und passen Sie Ihre Nachbereitung entsprechend an.

Verwendung der richtigen Werkzeuge

Eine gute Beherrschung der Ihnen zur Verfügung stehenden Technologie und eine gute Internetverbindung sind der Schlüssel zur Meisterung globaler Meetings.

Egal, ob Sie Führungskraft oder Unternehmer sind, die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, ist begrenzt und Sie müssen das Beste daraus machen. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie das Blatt wenden.

*Planungssoftware**. *Tools wie Doodle erleichtern die Verwaltung von Besprechungen, unabhängig davon, wo sich Ihre Teilnehmer befinden. Mit Booking Page und Group Polls lassen sich beispielsweise Zeitzonen automatisieren, Einladungen und Erinnerungen versenden und ein Prozess, der leicht den ganzen Tag in Anspruch nehmen könnte, in einen minutenschnellen Prozess verwandeln.

*Videokonferenzen**. *Es gibt eine Reihe verschiedener Optionen, aber die Kunst besteht darin, diejenige zu finden, die für Sie am besten funktioniert und sich in Ihren Arbeitsablauf reibungslos einfügt.

*Collaboration**. *Wenn Sie Teams auf der ganzen Welt haben, kann es eine Herausforderung sein, einen Weg zur Zusammenarbeit zu finden. Tools wie Slack können helfen, die Kommunikation aufrechtzuerhalten und die Zusammenarbeit zu erleichtern, auch wenn man sich nicht im selben Raum befindet.

*Translations**. *Sie sind vielleicht nicht geeignet, wenn es um die Erstellung von Texten geht, aber um in einer Besprechung zu helfen, können Tools wie Deepl dabei helfen, Sprachbarrieren zu überwinden und sicherzustellen, dass die Besprechung mit umsetzbaren Ergebnissen beendet werden kann.