Hvis du nogensinde har arbejdet på et internationalt kontor, ved du, at mødeplanlægning på tværs af forskellige tidszoner kan være en rigtig hovedpine. Uanset om du forsøger at planlægge et opkald med en kollega i London eller at få fat i en kunde i Sydney, kan det føles mere kompliceret at finde ud af det bedste tidspunkt for alle end grunden til, at I mødes i første omgang.
Men du skal ikke stresse, gå i panik eller kaste din bærbare computer mod den nærmeste væg. Med lidt planlægning og de rigtige værktøjer kan håndtering af tidszoner være en leg. Her er et par tips til at hjælpe dig:
*Vær opmærksom**. *Husk altid, at det, der virker for dig, ikke nødvendigvis virker for alle. Sørg for at planlægge på forhånd og tænk på, hvem du har brug for til dit møde. Når du ved det, kan du lave en afstemning, der tager højde for forskellige tidszoner. Tilbyd masser af muligheder, og du vil være sikker på at finde det perfekte tidspunkt.
Sæt klare forventninger. Hvis du sørger for, at alle ved, hvad du ønsker at opnå på mødet, herunder dets varighed, vil det give alle mulighed for at planlægge forud og tilpasse deres dage til det. Hvis du er i LA, er det sandsynligt, at et møde med kolleger i Berlin vil skulle fylde deres aften, så hvis du fortæller dem, hvor meget tid du har brug for, og hvilke emner du ønsker at dække, kan de vide, hvor meget tid de skal afsætte den pågældende aften.
*Husk at tage pauser**. *Det er vigtigt at være opmærksom på pauser generelt, men endnu mere når man mødes med folk fra hele verden. Hvad der kan være et tidligt møde for dig, kan være sent for en anden. De kan allerede være mere trætte og mindre i stand til at koncentrere sig i længere tid. Opmuntre alle til at sige deres mening, og hvis tingene går for hurtigt for dem, så bed om en pause. Pauser vil give et mere produktivt møde, hvis de bruges rigtigt.