A forma como trabalhamos mudou e isso não é só por causa da COVID-19. Na última década, os avanços tecnológicos - tais como melhorias video conferencing e scheduling apps - tornaram mais fácil do que nunca trabalhar com colegas em todo o mundo.

Essa facilidade, no entanto, vem com seus próprios desafios. Como você agendar compromissos com um grande grupo de pessoas quando elas estão sediadas em todo o mundo? Ou evita ofender alguém porque a maneira como você trabalha é diferente de como você faz? Vejamos alguns problemas que vêm com o trabalho em um escritório internacional e como podemos superá-los.

Meeting time zone planning 

If you’ve ever worked in an international office, you know managing meetings across different time zones can be a real headache. Whether you're trying to schedule a call with a colleague in London or getting hold of a client in Sydney, figuring out the best time for everyone can feel more complicated than the reason you’re getting together in the first place.

But don’t stress, panic or throw your laptop at the nearest wall. With a little planning and the right tools, managing time zones can be a breeze. Here are a few tips to help you out:

Be mindful. Always remember that what works for you, doesn’t necessarily work for everyone. Make sure to plan ahead and think of who you need to attend your meeting. Once you know that you can make a poll that takes into account different time zones. Offer plenty of options and you’ll be sure to find the perfect time. 

Set clear expectations. If you make sure that everyone knows what you want to achieve in the meeting including its duration, it will allow everyone to plan ahead and adjust their days to suit. If you’re in LA it’s likely a meeting with colleagues in Berlin will have to eat into their evening, so letting them know how much time you need and what topics you want to cover will let them know how much time to set aside in that evening. 

Remember to take breaks. It’s important to be conscious of breaks generally but even more so when meeting with people from around the world. What could be an early meeting for you could be late for someone else. They could already be more tired and less able to focus for long periods of time. Encourage everyone to speak up and if things are going too fast for them to ask for a pause. Breaks will deliver a more productive meeting when used right.

Efeitos culturais

A tecnologia pode ter tornado mais fácil para nós meet em qualquer lugar, mas a cultura empresarial varia muito da Ásia para a Europa e América do Norte.

Para Os executivos de negócios e CEOs que trabalham internacionalmente, há um campo minado de obstáculos desde a comunicação até a etiqueta que são todos importantes para se acertar, se você quiser ter conexões mais fortes com colegas e clientes.

Antes da reunião, reserve um tempo para entender como a cultura daqueles que você está encontrando é diferente da sua própria. Isso pode incluir pesquisar costumes ou tradições que podem ser específicos de uma determinada região, adaptar seu estilo e tom de comunicação ou ter uma 1:1 reunião com alguém em seu escritório que tenha experiência de vida relevante. Pense nisto como uma ótima maneira de expandir sua base de conhecimentos e desenvolvimento pessoal.

Durante a reunião, não desperdice toda aquela energia que você usou na preparação. É importante demonstrar respeito e ter a mente aberta para diferentes formas de trabalho. Evite estereótipos e suposições e seja paciente se surgirem barreiras lingüísticas. Algumas ferramentas de videoconferência oferecem tradução ao vivo, mas, em seus estágios iniciais, pode não oferecer a solução. Se você acha que a comunicação pode ser um problema, considere contratar um intérprete profissional para ajudar a facilitar a reunião.

É importante lembrar que as diferenças culturais podem ser um desafio, mas também são uma grande oportunidade para aprender e crescer. Esteja atento e faça um esforço para entender que nem todos vão trabalhar e viver do jeito que você faz.

Após a reunião, não se esqueça dessas diferenças. Como você seguir com colegas ou clientes poderia ser diferente. Certifique-se de compreender suas práticas de trabalho e adapte seu acompanhamento de acordo com suas necessidades.

Using the right tools

Having a good grasp of the technology available to you and a strong internet connection are key to mastering global meetings. 

Whether you’re a business leader or entrepreneur, the time you have is finite and you need to make the most of it. Using the right tools is your game-changer. 

Scheduling Software. Tools like Doodle make it easy management meetings no matter where your participants are. Booking Page and Group Polls for instance can automate time zones, send invites and reminders and turn a process that could easily eat up your whole day into one that takes minutes. 

Video conferencing. There are a number of different options out there but the trick is to find the one that works best for you and integrates into your workflow smoothly. 

Collaboration. If you have teams all over the world, finding a way to work together can be a challenge. Tools like Slack can help to keep communications relevant and make it easier to work together even if you’re not in the same room. 

Translations. They might not be suitable when it comes to producing copy but for helping in a meeting, tools like Deepl can help overcome language barriers and ensure the meeting can finish with actionable results.