5 innovativa sätt att få konkreta resultat ur styrelsemöten

Styrelsemöten kan vara oerhört viktiga för ditt företag. De utgör ett avgörande tillfälle att fatta viktiga beslut, fastställa företagets strategi och planera för framtiden. Det är ofta vid styrelsemöten som några av de största besluten och förändringarna fattas, vilka kommer att påverka företagets inriktning.

Utan förberedelser i förväg och en tydlig plan för mötet, styrelsemöten kan vara improduktiva. Diskussionerna kan bli enformiga, koncentrationen avtar och samma frågor tas upp om och om igen utan att man kommer fram till några tydliga, praktiskt tillämpbara slutsatser. Varför slösa bort den värdefulla tiden på möten som inte leder till något?

Även om du upplever att styrelsemötena är effektiva finns det alltid utrymme för förbättringar. Nyckeln är att optimera dina styrelsemöten så mycket som möjligt, så att du kan utnyttja tiden effektivt för att åstadkomma något.

Detta kommer att leda till ökad produktivitet i företaget som helhet. Ditt team kommer att få mer tid att ägna sig åt andra saker; de kommer att fatta bättre beslut och känna sig mer inspirerade överlag.

Hur kan man då genomföra mer effektiva styrelsemöten? Här är fem innovativa sätt.

Gör en dagordning

Alla effektiva styrelsemöten bör ha en tydlig dagordning. Att planera vad ni ska diskutera hjälper er att hålla er till ämnet under hela styrelsemötet. Det hjälper er också att snabbt upptäcka när mötet har kommit på avvägar och diskussionen inte längre är produktiv.

En stabil bräda dagordning för mötet bör innehålla syftet med mötet, de punkter som ska diskuteras samt den övergripande tidsplanen och ordningen för mötet. Den viktigaste delen av dagordningen är mötets mål – det resultat eller det beslut som ni hoppas nå i slutet av mötet.

Du bör också avsätta tid i slutet av mötesagendan för att diskutera eventuella frågor som inte ingår i dagordningen men som dyker upp under mötet och som ändå behöver tas upp. Du kan också behöva avsätta tid för frågor och uppföljningsfrågor – vilket alltid tar längre tid än man kan tro.

Det är verkligen viktigt att vara flexibel. Ibland kan man förlora förmågan att anpassa sig och ställa om om man håller sig till en alltför fast mötesagenda. Om man befinner sig i en period där förändringar sker snabbt kan det vara avgörande att ge utrymme för flexibilitet och dynamik i era möten.

Det spelar egentligen ingen roll om din mötesagenda skapas i en särskild app avsedd för det ändamålet eller om den helt enkelt skrivs ner i en anteckningsbok eller ett Word-dokument. Det viktiga är att du har en plan!

Informera deltagarna i förväg så att de hinner förbereda sig

Det är verkligen bra att redogöra för det problem du försöker lösa redan innan mötet, så att deltagarna hinner fundera och förbereda idéer att presentera.

Netflix lyckas mycket bra med detta genom att sina styrelsemöten. Styrelseledamöterna får ett informationsdokument några dagar före styrelsemötena och tar sig tid att gå igenom materialet. Styrelseledamöterna uppger att de lägger ungefär 4–6 timmar på att förbereda sig inför styrelsemötena.

Styrelseledamöterna kan till och med ställa frågor eller be om förtydliganden direkt i det digitala memot. Ledningen besvarar dessa frågor före mötet, och eventuella missförstånd reds ut.

Eftersom alla deltagare i styrelsemötet är väl förberedda blir mötena betydligt mer effektiva. Ingen tid går åt till att presentera idéer eller utmaningar, eftersom man kan gå direkt till frågorna och diskussionen. Detta leder till otroligt effektiva styrelsemöten där mycket lite tid går till spillo.

Denna process innebär faktiskt att styrelsemötena hos Netflix endast varar i 3–4 timmar, jämfört med de heldags- eller flerdagarsmöten som hålls i andra företag. Netflix är ett innovativt företag med många inspirerande arbetssätt, och korta styrelsemöten är inget undantag.

Ta dig tid att förbereda styrelseledamöterna inför nästa möte och se vilken skillnad det gör.

Gör mötet mindre

Du kan också göra mötena mer effektiva genom att endast bjuda in personer som är absolut nödvändiga och som kan bidra med något. Det kan till och med innebära att du minskar styrelsens storlek.

Om det är för många deltagare på ett styrelsemöte kan det leda till att diskussionerna går i cirklar och att ingenting blir gjort. Genom att begränsa antalet deltagare kan du verkligen fokusera på de viktigaste personerna som behöver vara där.

Alla som ingår i företagets styrelse bör vara engagerade i resultatet och sträva efter en välgrundad diskussion. Det viktigaste är att fokusera på kvaliteten i diskussionen – inte på kvantiteten.

Många innovativa företag har lovordat mindre styrelser. A studie En undersökning från GMI Ratings visade att de flesta företag med mindre styrelser präglas av ett bättre samarbete och presterar bättre än företag med större styrelser. De företag i undersökningen som hade mindre styrelser uppnådde bättre avkastning under en treårsperiod jämfört med företag av liknande storlek med större styrelser.

A mindre möte tenderar att gå snabbare och vara mer konstruktivt, med färre röster som gör sig hörda. Ni kan kanske komma ut ur mötet med konkreta resultat mycket snabbare. Det är också möjligt att era styrelseledamöter lär känna varandra bättre, så att relationerna blir mer sammanhållna och meningsfulla – med en känsla av gemensamt syfte.

Håll det kort

Förutom att korta ner deltagarlistan – överväg även att korta ner tidsramen.

När det gäller möten är det faktiskt bättre att de är kortare. En genomsnittlig person kan bara koncentrera sig på komplexa beslutsuppgifter i 45–50 minuter åt gången utan att tappa klarheten i tankarna.

Faktum är att en undersökning av DeskTime fann att 52 minuters koncentration var optimalt, följt av en paus på 17 minuter. Om mötet börjar dra ut på tiden och varar längre än en timme kommer alla att börja bli distraherade och trötta. De kommer inte att kunna lyssna på varandra, framföra sammanhängande och konstruktiva synpunkter eller arbeta mot ett gemensamt mål.

Möten som är planerade att pågå längre kommer att dra ut på tiden och leda till långdragna, spårlösa utvikningar. Detta kallas Parkinsons lag – lagen som säger att varje uppgift kommer att utvidgas så att den fyller den tid som står till förfogande för att utföra den.

Om du känner att mötet börjar dra ut på tiden kan det vara nödvändigt att avbryta det och boka in ett uppföljningsmöte en annan dag. Du kan faktiskt spara tid genom att planera in ett nytt möte, istället för att låta mötet dra ut på tiden om alla har tappat sin produktivitet.

Genom att följa det andra förslaget på listan och skicka viktig information till styrelseledamöterna före mötet kan du dessutom göra mötet betydligt kortare. Det blir då inget behov av långdragna rapporter och förklaringar för att alla ska hänga med. Alla kommer att anlända väl förberedda och redo att kortfattat diskutera den aktuella frågan och fatta ett beslut.

Använd innovativ teknik

När det gäller att göra era styrelsemöten mer effektiva är en av de bästa sakerna ni kan göra att vara öppna för att använda innovativ teknik. Det finns många bra verktyg för arbetsproduktivitet som du kan använda under dina möten för att göra dem mer handlingsinriktade.

Till exempel verktyg som Doodle gör det möjligt för dig att snabbt och effektivt anordna styrelsemöten. Det är praktiskt när du behöver hitta den bästa tidpunkten för att planera styrelsemötet eftersom du snabbt kan jämföra tillgängligheten hos varje styrelseledamot istället för att skicka oändliga mejl fram och tillbaka.

Utnyttjande appar för projektledning, till exempel Trello och Asana, kan bidra till att göra era möten mer handlingsinriktade. Ni kan snabbt och enkelt delegera nästa steg till specifika personer och samarbeta i realtid. Det räcker med att ni skriver ner uppgifterna så fort ni kommer på dem och tilldelar dem direkt.

Du kan också utnyttja AI för att förbättra kvaliteten på dina möten. Otter.ai är till exempel en utmärkt app som använder AI för att skapa detaljerade anteckningar utifrån dina röstsamtal. Det finns också Krisp, en app som använder brusreducering för att dämpa bakgrundsljud – så att du kan vara säker på att din röst hörs tydligt under styrelsemöten på distans.

Det är också viktigt att hålla mötena fokuserade genom att visualisera mötestiden. En app som Less Meeting har en nedräkningstimer som visar hur många minuter som återstår på dagordningen. Dessutom kan du lägga till anteckningar i punktform, bilder, åtgärdspunkter och dokument.

Från att underlätta planeringen av möten till ett produktivt samarbete – genom att använda innovativa verktyg kan du öka effektiviteten i dina styrelsemöten.

Tid är värdefull

När det gäller att driva ett företag är tid pengar. Dygnet har bara ett visst antal timmar, så du måste rikta din uppmärksamhet mot det som är viktigast.

Varje styrelsemöte bör föra er ett steg närmare era mål och avslutas med konkreta resultat. Varje deltagare bör bidra till diskussionen och gå därifrån med en känsla av mening och en tydlig bild av vad som ska göras härnäst.

Genom att förbereda och planera, effektivisera mötenas längd och antalet deltagare samt välja rätt verktyg kommer du att kunna utnyttja mötestiden så effektivt som möjligt. Med dessa tips är du väl förberedd för att genomföra de mest effektiva styrelsemötena någonsin.

För att snabbare kunna boka in styrelsemöten – och undvika förseningar i viktiga affärsbeslut – börja använda Doodle.

Författare: Seda Babayan