Tänk småskaligt: hur och varför man bör hålla mindre möten

Effektivisering och förenkling: under 2018, oavsett om du arbetar på ett litet start-up-företag eller ett stort multinationellt företag, är det troligt att din verksamhet fokuserar på att hålla verksamheten smidig, flexibel och anpassningsbar. Men samtidigt som du effektiviserar din kommunikation, skär ner på budgeten och optimerar dina arbetsflöden, får du inte glömma att även fokusera på dina möten.

Varför hålla mindre möten?

Fördelarna med att hålla mindre möten är uppenbara. Att skala ner ditt nästa möte kommer att tvinga dig att verkligen fokusera på din inbjudningslista. Vem behov Vem bör vara med? Vems synpunkter kommer att vara värdefulla? Vem kan bidra med ett unikt perspektiv på de frågor som står på dagordningen? Genom att bjuda in en nyckelgrupp av personer, som alla har ett intresse av mötets resultat, säkerställer man att diskussionen blir välunderbyggd och träffar rätt. Och ingen kommer att behöva sitta igenom ett möte där deras insats varken behövs eller är relevant – vilket innebär att ingen kommer att gå därifrån med känslan av att mötet var meningslöst och tog tid från mer brådskande arbete.

Mindre möten håller deltagarna motiverade. En färsk undersökning från Gallup visade att anställda i små företag (med högst 10 personer) är de mest engagerade. Dessutom var engagemangsnivån betydligt lägre bland anställda i större företag. Detsamma gäller för möten: ju större mötet är, desto mindre benägna är deltagarna att känna sig personligt ansvariga för dess förlopp eller resultat.

Och helt enkelt brukar mindre möten vara snabbare och mer konstruktiva. När det är färre som ska komma till tals går diskussionen i ett snabbare tempo. Och en mindre grupp kan nå en överenskommelse eller fastställa en strategi på kortare tid än en större grupp.

När ska man göra det?

Även om det finns många möten som uppenbarligen vinner på att bli mindre, till exempel brainstormingmöten och strategimöten, finns det andra där en minskning av deltagarantalet kan vara kontraproduktivt. Teamuppdateringar och informationsmöten, där kommunikationen främst går i en riktning, är inte de bästa kandidaterna för en mindre deltagarlista.

Hur gör man det?

Hur liten ska egentligen ett litet möte vara? Det Det magiska antalet är sju deltagare, plus eller minus en eller två. Om ni är färre än fem kan det bli svårt att skapa energi och entusiasm i diskussionerna; om ni är fler än nio är det troligt att inte alla får chansen att bidra på ett meningsfullt sätt. Eller så kan du alltid tänka på Jeff Bezos ”två-pizzaregel”: Amazons VD är en känd förespråkare för små möten och sägs anse att om det krävs mer än två pizzor för att mätta alla på ett möte, så är mötet för stort. Naturligtvis behöver du inte beställa två pizzor för att följa regeln… men det skadar nog inte!

Att hantera förändringen

Även om fördelarna med mindre möten är uppenbara kan det hända att du måste gå försiktigt tillväga när det gäller att minska mötesstorleken om du arbetar på ett företag där större möten är normen. Du måste undvika att såra andras stolthet samtidigt som du ser till att kommunikationen fortsätter att fungera smidigt.

Berätta för ditt team att det kommer att ske en förändring i möteskulturen och förklara tydligt varför. På så sätt kommer ingen att ta det personligt om de plötsligt inte blir inbjudna till ett möte som de brukar delta i.

Var strategisk när du sammanställer din inbjudningslista. Bjud inte automatiskt in någon bara för att hen har en ledande befattning. Sträva efter mångsidiga perspektiv och undvik att bjuda in deltagare som bara kommer att förstärka redan befintliga åsikter. Och bjud inte in samma lilla grupp till varje möte: se till att blanda upp det lite!

Upprätta en tydlig kommunikationsstrategi. Se till att mötesprotokoll och mötesresultat sprids omedelbart och att mötesdeltagarna är medvetna om att de har ansvar för att förmedla mötesinnehållet till övriga i teamet.

Ett litet steg…

Överväg att hålla ditt nästa möte i mindre skala: chansen är stor att det blir kortare, mer produktivt och mer engagerande. Och om det inte övertygar dig, kanske det här gör det: på ett litet möte blir det ingen bråk om den sista pizzabiten!