Tænk småt: hvordan og hvorfor man holder mindre møder

Strømlining og forenkling: Uanset om du er en del af en lille nystartet virksomhed eller en stor multinational virksomhed, er det sandsynligt, at din virksomhed i 2018 koncentrerer sig om at holde tingene slanke, fleksible og tilpasningsdygtige. Men mens du kondenserer din kommunikation, trimmer dit budget og optimerer dine arbejdsgange, må du ikke glemme at fokusere på dine møder også.

Hvorfor holde mindre møder?

Fordelene ved at holde mindre møder er klare. Hvis du reducerer antallet af møder til dit næste møde, tvinger det dig til at fokusere på din indbudelsesliste. Hvem skal være til stede? Hvis input vil være værdifuldt? Hvem vil bidrage med et unikt perspektiv på de emner, der er på dagsordenen? Hvis du inviterer en nøglegruppe af personer, som alle er interesseret i mødets resultat, er det en garanti for, at diskussionen bliver informeret og målrettet. Og ingen vil sidde på et møde, hvor deres input hverken er nødvendigt eller relevant - hvilket betyder, at ingen vil føle, at mødet var en meningsløs øvelse, der tager tid fra mere presserende arbejde.

Mindre møder holder deltagerne motiverede. En nylig Gallup-undersøgelse viste, at medarbejdere i små virksomheder (tænk 10 personer eller mindre) har de mest engagerede medarbejdere. Desuden var engagementet markant lavere for ansatte i større virksomheder. Det samme gælder for møder: Jo større mødet er, jo mindre sandsynligt er det, at deltagerne føler sig personligt ansvarlige for dets forløb eller resultater.

Og mindre møder har ganske enkelt tendens til at være hurtigere og mere konstruktive. Med færre stemmer, der skal høres, går diskussionen hurtigere. Og en slankere gruppe kan nå til enighed eller fastlægge en strategi på kortere tid end en større gruppe.

Hvornår skal du gøre det?

Mens der er mange møder, der helt klart har gavn af at blive reduceret, f.eks. brainstorming-sessioner og strategimøder, er der andre møder, hvor det kan være kontraproduktivt at reducere antallet af møder. Teamopdateringer og informationsudvekslingssessioner, hvor kommunikationen hovedsagelig går i én retning, er ikke de bedste kandidater til en mindre gæsteliste.

Hvordan gør man det?

Så hvor lille skal et lille møde være? Det magiske tal er syv deltagere, plus/minus en eller to. Hvis der er færre end fem, kan det være svært at skabe energi og entusiasme i diskussionerne; hvis der er flere end ni, er det sandsynligt, at alle ikke får mulighed for at bidrage på en meningsfuld måde. Eller du kan altid huske Jeff Bezos' "Two Pizza Rule": Amazons administrerende direktør er en berømt fortaler for små møder og mener angiveligt, at hvis det kræver mere end to pizzaer at mætte alle til et møde, er mødet for stort. Selvfølgelig behøver du ikke bestille to pizzaer for at håndhæve reglen ... men det kan ikke skade!

Ledelse af skiftet

Selv om fordelene ved mindre møder er indlysende, skal du måske være forsigtig, når du arbejder i en virksomhed, hvor større møder er normen, når du skal nedjustere antallet af møder. Du skal undgå at få knuste egoer og samtidig holde kommunikationen i gang.

Fortæl dit team, at der er et skift i mødekulturen på vej, og gør årsagerne til skiftet tydelige. På den måde vil nogen ikke tage det personligt, når de ikke er inviteret til et møde, som de normalt deltager i.

Vær strategisk med din liste over inviterede. Du skal ikke automatisk invitere nogen, bare fordi de har en ledende stilling. Sigt efter forskellige perspektiver, og undgå at invitere deltagere, som blot vil forstærke eksisterende holdninger. Og inviter ikke den samme lille gruppe til hvert eneste møde: Skab lidt røre på tingene!

Læg en klar kommunikationsstrategi. Send mødereferater og -resultater ud hurtigt, og sørg for, at mødeplatforme forstår, at de er ansvarlige for at formidle mødets indhold til andre i teamet.

Et lille skridt...

Overvej at gøre dit næste møde mindre: Der er gode chancer for, at det vil blive kortere, mere produktivt og mere engagerende. Og hvis det ikke overbeviser dig, kan dette måske overbevise dig: På et lille møde er der ingen kamp om det sidste stykke pizza!