Pensare in piccolo: i modi e i motivi per organizzare riunioni più piccole

Razionalizzazione e semplificazione: nel 2018, sia che facciate parte di una piccola start-up o di una grande multinazionale, è probabile che la vostra azienda si concentri sul mantenere le cose snelle, flessibili e adattabili. Ma mentre condensate le comunicazioni, riducete il budget e ottimizzate i flussi di lavoro, non dimenticate di concentrarvi anche sulle riunioni.

Perché organizzare riunioni più piccole?

I vantaggi di organizzare riunioni più piccole sono evidenti. Ridurre le dimensioni della prossima riunione vi costringerà a concentrarvi sulla lista degli invitati. Chi deve essere presente? Il contributo di chi sarà prezioso? Chi porterà una prospettiva unica alle questioni all'ordine del giorno? Invitare un gruppo di persone chiave, tutte interessate all'esito della riunione, garantirà che la discussione sia informata e mirata. Inoltre, nessuno parteciperà a una riunione in cui il suo contributo non è né necessario né rilevante: ciò significa che nessuno avrà la sensazione che la riunione sia stata un esercizio inutile, che ha sottratto tempo a un lavoro più urgente.

Le riunioni più piccole mantengono i partecipanti motivati. Una recente indagine Gallup ha dimostrato che i dipendenti delle piccole aziende (10 persone o meno) sono i più impegnati. Inoltre, i livelli di impegno erano nettamente inferiori per i dipendenti delle aziende più grandi. Lo stesso vale per le riunioni: più grande è la riunione, meno è probabile che i partecipanti si sentano personalmente responsabili dei suoi progressi o risultati.

E, semplicemente, le riunioni più piccole tendono a essere più rapide e costruttive. Con un minor numero di voci da ascoltare, la discussione si svolge a un ritmo più veloce. E un gruppo più snello può raggiungere un accordo o definire una strategia in meno tempo rispetto a uno più grande.

Quando farlo?

Mentre ci sono molte riunioni che traggono chiaramente vantaggio dal ridimensionamento, come le sessioni di brainstorming e le riunioni strategiche, ce ne sono altre in cui il ridimensionamento potrebbe essere controproducente. Gli aggiornamenti del team e le sessioni di condivisione delle informazioni, in cui la comunicazione è per lo più unidirezionale, non sono i candidati migliori per una lista di invitati ridotta.

Come fare?

Quanto deve essere piccola una riunione ristretta? Il numero magico è sette partecipanti, più o meno uno o due. Se il numero è inferiore a cinque, potrebbe essere difficile generare energia ed entusiasmo nelle discussioni; se è superiore a nove, è probabile che non tutti abbiano la possibilità di contribuire in modo significativo. Oppure, si può sempre ricordare la "regola delle due pizze" di Jeff Bezos: l'amministratore delegato di Amazon è un famoso sostenitore delle riunioni di piccole dimensioni e, a quanto si dice, ritiene che se ci vogliono più di due pizze per sfamare tutti i partecipanti a una riunione, allora la riunione è troppo grande. Naturalmente, non è necessario ordinare due pizze per far rispettare la regola... ma non sarebbe male!

Gestire il turno

Anche se i vantaggi delle riunioni più piccole sono evidenti, se lavorate in un'azienda in cui le riunioni più grandi sono la norma, potreste dover essere delicati quando si tratta di ridimensionare il lavoro. Dovrete evitare di intaccare l'ego e allo stesso tempo mantenere la comunicazione fluida.

Comunicate al vostro team che è in arrivo un cambiamento nella cultura delle riunioni e rendete chiare le ragioni di questo cambiamento. In questo modo, quando qualcuno si troverà "non invitato" a una riunione a cui partecipa regolarmente, non la prenderà sul personale.

Siate strategici con la lista degli invitati. Non invitate automaticamente qualcuno solo perché ricopre un ruolo senior. Puntate su prospettive diverse ed evitate di invitare partecipanti che si limitano ad amplificare le opinioni esistenti. E non invitate lo stesso piccolo gruppo a ogni riunione: date una scossa!

Stabilite una chiara strategia di comunicazione. Fate circolare tempestivamente i verbali e i risultati delle riunioni e assicuratevi che le piattaforme di riunione comprendano che sono responsabili della trasmissione del contenuto della riunione agli altri membri del team.

Un piccolo passo...

Prendete in considerazione l'idea di ridurre le dimensioni della vostra prossima riunione: è probabile che sarà più breve, più produttiva e più coinvolgente. E se questo non vi convince, forse lo farà questo: in una riunione piccola non si litiga per l'ultima fetta di pizza!