Pensar en pequeño: cómo y por qué celebrar reuniones más reducidas

Racionalización y simplificación: en 2018, tanto si formas parte de una pequeña empresa emergente como de una gran multinacional, es probable que tu negocio se centre en mantener las cosas ágiles, flexibles y adaptables. Sin embargo, mientras condensas tus comunicaciones, recortas tu presupuesto y optimizas tus flujos de trabajo, no olvides centrarte también en tus reuniones.

¿Por qué celebrar reuniones más pequeñas?

Las ventajas de celebrar reuniones más pequeñas son evidentes. Reducir el tamaño de su próxima reunión le obligará a centrarse realmente en su lista de invitados. ¿Quién necesita estar presente? ¿La aportación de quién será valiosa? ¿Quién aportará una perspectiva única a los temas del orden del día? Invitar a un grupo de personas clave, a las que les interese el resultado de la reunión, garantizará que el debate se desarrolle con conocimiento de causa y en la dirección adecuada. Y nadie asistirá a una reunión en la que su aportación no sea necesaria ni pertinente, lo que significa que nadie saldrá de ella con la sensación de que la reunión ha sido un ejercicio inútil que le ha quitado tiempo para dedicarse a tareas más urgentes.

Las reuniones reducidas mantienen motivados a los asistentes. Una reciente encuesta de Gallup demostró que los empleados de las empresas pequeñas (10 personas o menos) son los más comprometidos. Es más, los niveles de compromiso eran notablemente inferiores entre los empleados de empresas más grandes. Lo mismo ocurre con las reuniones: cuanto más grande es la reunión, menos probable es que los participantes se sientan personalmente responsables de su progreso o resultados.

Y, sencillamente, las reuniones más pequeñas suelen ser más rápidas y constructivas. Al haber menos voces, el debate avanza a un ritmo más rápido. Y un grupo más reducido puede llegar a un acuerdo o definir una estrategia en menos tiempo que uno más grande.

¿Cuándo hacerlo?

Aunque hay muchas reuniones que se benefician claramente de la reducción, como las sesiones de brainstorming y las reuniones estratégicas, hay otras en las que la reducción puede ser contraproducente. Las actualizaciones del equipo y las sesiones de intercambio de información, en las que la comunicación fluye principalmente en una sola dirección, no son las mejores candidatas para reducir la lista de invitados.

¿Cómo hacerlo?

¿Qué tamaño debe tener una reunión reducida? El número mágico es siete asistentes, más o menos uno o dos. Si son menos de cinco, puede resultar difícil generar energía y entusiasmo en los debates; si son más de nueve, es probable que no todos tengan la oportunidad de hacer aportaciones significativas. También puedes recordar la "Regla de las dos pizzas" de Jeff Bezos: el CEO de Amazon es un famoso defensor de las reuniones pequeñas y, según se dice, cree que si hacen falta más de dos pizzas para alimentar a todos los asistentes, la reunión es demasiado grande. Por supuesto, no es necesario pedir dos pizzas para hacer cumplir la regla... ¡pero no estaría de más!

Gestionar el turno

Aunque las ventajas de las reuniones más reducidas sean evidentes, si trabajas en una empresa en la que lo habitual son las reuniones más grandes, puede que tengas que ser delicado a la hora de reducir el tamaño. Tendrás que evitar los egos heridos y, al mismo tiempo, mantener una comunicación fluida.

Informa a tu equipo de que se va a producir un cambio en la cultura de reuniones y explica claramente los motivos. De este modo, cuando alguien se encuentre "no invitado" a una reunión a la que asiste habitualmente, no se lo tomará como algo personal.

Sea estratégico con su lista de invitados. No invite automáticamente a alguien sólo porque ocupe un cargo directivo. Busque perspectivas diversas y evite invitar a asistentes que simplemente amplificarán las opiniones existentes. Y no invite al mismo grupo reducido a todas las reuniones: ¡mueva las cosas!

Establezca una estrategia de comunicación clara. Distribuya puntualmente las actas y los resultados de las reuniones y asegúrese de que las plataformas de las reuniones entienden que son responsables de transmitir el contenido de la reunión a otros miembros del equipo.

Un pequeño paso...

Considere la posibilidad de que su próxima reunión sea más pequeña: lo más probable es que sea más breve, más productiva y más atractiva. Y si eso no le convence, quizá esto sí lo haga: en una reunión pequeña, no hay peleas por el último trozo de pizza.