छोटी सोचें: छोटी बैठकों के कैसे और क्यों

सुव्यवस्थित और सरलीकृत करना: 2018 में, चाहे आप किसी छोटे स्टार्ट-अप का हिस्सा हों या किसी विशाल बहुराष्ट्रीय कंपनी का, संभावना है कि आपका व्यवसाय चीज़ों को संक्षिप्त, लचीला और अनुकूलनीय बनाए रखने पर ध्यान केंद्रित कर रहा है। लेकिन जब आप अपने संचार को संक्षिप्त कर रहे हों, अपने बजट में कटौती कर रहे हों, और अपने कार्यप्रवाह को अनुकूलित कर रहे हों, तो अपनी बैठकों पर भी ध्यान केंद्रित करना न भूलें।

छोटी बैठकें क्यों आयोजित करें?

छोटी बैठकों के आयोजन के फायदे स्पष्ट हैं। अपनी अगली बैठक के लिए पैमाना छोटा करने से आपको अपनी निमंत्रण सूची पर वास्तव में ध्यान केंद्रित करने के लिए मजबूर होना पड़ेगा। कौन आवश्यकताएँ क्या वहाँ होना चाहिए? किसका योगदान मूल्यवान होगा? एजेंडा के मुद्दों पर कौन एक अनूठा दृष्टिकोण लाएगा? बैठक के परिणाम में सभी की रुचि रखने वाले लोगों के एक प्रमुख समूह को आमंत्रित करने से यह सुनिश्चित होगा कि चर्चा जानकारीपूर्ण और लक्षित हो। और कोई भी ऐसी बैठक में नहीं बैठेगा जहाँ उनका योगदान न तो आवश्यक हो और न ही प्रासंगिक – जिसका मतलब है कि कोई भी यह महसूस नहीं करेगा कि बैठक एक निरर्थक अभ्यास था, जिसने अधिक महत्वपूर्ण काम से समय छीन लिया।

छोटी बैठकें प्रतिभागियों को प्रेरित रखती हैं। एक हालिया गैलप सर्वेक्षण से पता चला है कि छोटे (10 या उससे कम लोगों वाले) कंपनियों के कर्मचारी सबसे अधिक प्रतिबद्ध होते हैं। इसके अलावा, बड़ी कंपनियों के कर्मचारियों में जुड़ाव का स्तर काफी कम था। बैठकों के लिए भी यही बात लागू होती है: बैठक जितनी बड़ी होगी, प्रतिभागियों के इसकी प्रगति या परिणामों के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार महसूस करने की संभावना उतनी ही कम होगी।

और, सरल शब्दों में, छोटी बैठकें आमतौर पर तेज़ और अधिक रचनात्मक होती हैं। सुनने के लिए कम आवाज़ें होने के कारण चर्चा तेज़ी से आगे बढ़ती है। और एक छोटा समूह बड़े समूह की तुलना में कम समय में सहमति बना सकता है या रणनीति को अंतिम रूप दे सकता है।

कब करना है?

जबकि कई बैठकें ऐसी होती हैं जिन्हें स्पष्ट रूप से कम करने से लाभ होता है, जैसे कि ब्रेनस्टॉर्मिंग सत्र और रणनीति बैठकें, वहीं कुछ अन्य बैठकें ऐसी भी हैं जहाँ संख्या कम करना उल्टा असर डाल सकता है। टीम अपडेट और सूचना-साझाकरण सत्र, जहाँ संचार ज्यादातर एकतरफा होता है, कम अतिथियों की सूची के लिए उपयुक्त नहीं होते।

इसे कैसे करें?

तो, एक छोटी बैठक कितनी छोटी होनी चाहिए? जादुई संख्या सात प्रतिभागी हैं।, एक या दो कम-ज्यादा हो सकते हैं। पाँच से कम और आपकी चर्चाओं में ऊर्जा और उत्साह पैदा करना मुश्किल हो सकता है; नौ से अधिक और संभवतः हर किसी को सार्थक योगदान देने का मौका नहीं मिलेगा। या, आप हमेशा जेफ बेज़ोस के 'टू पिज्जा रूल' को याद रख सकते हैं: अमेज़न के सीईओ छोटे बैठकों के एक प्रसिद्ध समर्थक हैं, और कथित तौर पर उनका मानना है कि अगर किसी बैठक में सभी को खिलाने के लिए दो से अधिक पिज्जा की आवश्यकता होती है, तो वह बैठक बहुत बड़ी है। बेशक, इस नियम को लागू करने के लिए आपको वास्तव में दो पिज्जा ऑर्डर करने की ज़रूरत नहीं है... लेकिन इससे कोई नुकसान नहीं होगा!

शिफ्ट का प्रबंधन

यद्यपि छोटी बैठकों के फायदे स्पष्ट हैं, यदि आप ऐसी कंपनी में काम करते हैं जहाँ बड़ी बैठकें आम हैं, तो बैठकों की संख्या कम करते समय आपको संवेदनशीलता बरतनी पड़ सकती है। आपको आत्मसम्मान को ठेस पहुँचाए बिना संचार को सुचारू बनाए रखना होगा।

अपनी टीम को बताएं कि बैठक संस्कृति में बदलाव आ रहा है, और इस बदलाव के कारण स्पष्ट करें। इस तरह, जब कोई व्यक्ति नियमित रूप से भाग लेने वाली बैठक से 'अनइंवाइटेड' महसूस करे, तो वह इसे व्यक्तिगत रूप से नहीं लेगा।

अपने निमंत्रण सूची के साथ रणनीतिक रहें। केवल इसलिए किसी को वरिष्ठ पद पर होने के कारण स्वचालित रूप से आमंत्रित न करें। विविध दृष्टिकोणों को प्राथमिकता दें, और उन प्रतिभागियों को आमंत्रित करने से बचें जो केवल मौजूदा राय को ही दोहराएंगे। और हर बैठक में एक ही छोटे समूह को न बुलाएं: चीज़ों में ताजगी लाएं!

एक स्पष्ट संचार रणनीति स्थापित करें। बैठक के कार्यवृत्त और परिणाम शीघ्रता से प्रसारित करें और सुनिश्चित करें कि बैठक में शामिल सभी लोग यह समझें कि बैठक की सामग्री को टीम के अन्य सदस्यों तक पहुँचाना उनकी जिम्मेदारी है।

एक छोटा सा कदम…

अपनी अगली बैठक को छोटा रखने पर विचार करें: संभावना है कि यह छोटी, अधिक उत्पादक और अधिक आकर्षक होगी। और अगर इससे भी आप राज़ी नहीं होते, तो शायद यह आपको मना लेगा: छोटी बैठक में पिज्जा के आखिरी टुकड़े के लिए कोई झगड़ा नहीं होता!