Pense pequeno: como e por que realizar reuniões menores

Simplificando e simplificando: em 2018, seja você parte de uma pequena start-up ou de uma grande multinacional, é provável que seu negócio esteja se concentrando em manter as coisas enxutas, flexíveis e adaptáveis. Mas enquanto você está condensando suas comunicações, cortando seu orçamento e otimizando seus fluxos de trabalho, não se esqueça de se concentrar também em suas reuniões.

Por que realizar reuniões menores?

As vantagens de realizar reuniões menores são claras. A redução de escala para sua próxima reunião o forçará a se concentrar realmente em sua lista de convidados. Quem necessário para estar presente? De quem será valiosa a contribuição? Quem trará uma perspectiva única para os assuntos em pauta? Convidar um grupo chave de pessoas, que estão todas investidas no resultado da reunião, garantirá que a discussão seja informada e direcionada. E ninguém estará sentado em uma reunião onde sua contribuição não é necessária nem relevante - o que significa que ninguém sairá sentindo que a reunião foi um exercício inútil, tirando tempo de um trabalho mais urgente.

Reuniões mais pequenas mantêm os participantes motivados. Uma pesquisa recente da Gallup mostrou que os funcionários de pequenas empresas (pense em 10 pessoas ou menos) têm os funcionários mais engajados. Além disso, os níveis de engajamento foram marcadamente mais baixos para os funcionários de empresas maiores. O mesmo se aplica às reuniões: quanto maior a reunião, menos provável é que os participantes se sintam pessoalmente responsáveis por seu progresso ou resultados.

E, muito simplesmente, as reuniões menores tendem a ser mais rápidas e construtivas. Com menos vozes para serem ouvidas, a discussão se move em um ritmo mais rápido. E um grupo mais enxuto pode chegar a um acordo, ou pregar uma estratégia, em menos tempo do que um grupo maior.

Quando fazer isso?

Enquanto há muitas reuniões que claramente se beneficiam de downsizing, como sessões de brainstorming e reuniões de estratégia, há outras onde a redução de escala pode ser contraproducente. Atualizações de equipe e sessões de compartilhamento de informações, onde a comunicação flui principalmente de uma maneira, não são os melhores candidatos para uma lista menor de convidados.

Como fazer isso?

Então, quão pequena deve ser uma pequena reunião? O número mágico é sete participantes, dar ou receber um ou dois. Menos de cinco e pode ser difícil gerar energia e entusiasmo em suas discussões; mais de nove e provavelmente nem todos terão a chance de contribuir de forma significativa. Ou, você poderia sempre se lembrar da "Regra das Duas Pizzas" de Jeff Bezos: o CEO da Amazon é um famoso proponente de pequenas reuniões, e alegadamente acredita que se forem necessárias mais de duas pizzas para alimentar todos em uma reunião, então a reunião é muito grande. É claro que não é necessário encomendar duas pizzas para fazer cumprir a regra... mas isso pode não fazer mal!

Gerenciando o turno

Mesmo que os benefícios de reuniões menores sejam claros, se você trabalha em uma empresa onde reuniões maiores são a norma, você pode precisar ser delicado quando se trata de downsizing. Você precisará evitar egos machucados e ao mesmo tempo manter as comunicações fluindo.

Diga a sua equipe que uma mudança na cultura do encontro está chegando, e deixe claras as razões para a mudança. Dessa forma, quando alguém se encontra "sem ser convidado" para uma reunião a que assiste regularmente, não a leva para o lado pessoal.

Seja estratégico com sua lista de convidados. Não convide automaticamente alguém só porque ele tem um papel sênior. Aponte para perspectivas diversas e evite convidar participantes que simplesmente ampliarão as opiniões existentes. E não convide o mesmo grupo pequeno para cada reunião: agitar as coisas!

Estabeleça uma estratégia clara de comunicação. Circular rapidamente as atas e resultados da reunião e garantir que as plataformas de reunião entendam que são responsáveis por transmitir o conteúdo da reunião a outros membros da equipe.

Um pequeno passo...

Considere fazer de sua próxima reunião uma menor: as chances são de que ela seja mais curta, mais produtiva e mais envolvente. E se isso não o convencer, talvez isso aconteça: em uma pequena reunião, não há brigas por causa daquela última fatia de pizza!