Myśl na małą skalę: jak i dlaczego warto organizować mniejsze spotkania

Usprawnianie i upraszczanie: w 2018 roku, niezależnie od tego, czy pracujesz w małym start-upie, czy w wielkiej międzynarodowej korporacji, Twoja firma prawdopodobnie skupia się na tym, by działać w sposób oszczędny, elastyczny i dostosowujący się do zmian. Jednak podczas usprawniania komunikacji, ograniczania budżetu i optymalizacji procesów pracy nie zapomnij również skupić się na spotkaniach.

Dlaczego warto organizować mniejsze spotkania?

Zalety organizowania mniejszych spotkań są oczywiste. Ograniczenie liczby uczestników podczas następnego spotkania zmusi cię do naprawdę dokładnego przemyślenia listy zaproszonych osób. Kto potrzeby Kto powinien w nim uczestniczyć? Czyj wkład będzie cenny? Kto wniesie unikalne spojrzenie na kwestie poruszane w porządku obrad? Zaproszenie kluczowej grupy osób, którym wszystkim zależy na wyniku spotkania, zagwarantuje, że dyskusja będzie oparta na rzetelnych informacjach i skoncentrowana na istotnych kwestiach. Nikt nie będzie musiał przesiadywać na spotkaniu, na którym jego wkład nie jest ani potrzebny, ani istotny – co oznacza, że nikt nie wyjdzie z niego z poczuciem, że było to bezsensowne zajęcie, odbierające czas przeznaczony na pilniejsze zadania.

Mniejsze spotkania podtrzymują motywację uczestników. Niedawna ankieta przeprowadzona przez firmę Gallup wykazała, że pracownicy w małych firmach (liczących maksymalnie 10 osób) wykazują najwyższy poziom zaangażowania. Co więcej, poziom zaangażowania był znacznie niższy wśród pracowników większych firm. To samo dotyczy spotkań: im większe spotkanie, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że uczestnicy poczują się osobiście odpowiedzialni za jego przebieg lub wyniki.

Poza tym, po prostu, mniejsze spotkania są zazwyczaj krótsze i bardziej konstruktywne. Gdy mniej osób zabiera głos, dyskusja toczy się w szybszym tempie. A mniejsza grupa może osiągnąć porozumienie lub ustalić strategię w krótszym czasie niż większa.

Kiedy to zrobić?

Chociaż istnieje wiele spotkań, w przypadku których zmniejszenie liczby uczestników przynosi wyraźne korzyści – na przykład sesje burzy mózgów i spotkania strategiczne – są też takie, gdzie ograniczenie liczby uczestników może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego. Spotkania poświęcone aktualizacjom dla zespołu oraz sesje wymiany informacji, podczas których komunikacja przebiega głównie w jedną stronę, nie są najlepszymi kandydatami do zmniejszenia liczby uczestników.

Jak to zrobić?

Jak więc ma wyglądać „małe” spotkanie? magiczna liczba to siedmiu uczestników, plus minus jedna czy dwie osoby. Jeśli będzie was mniej niż pięciu, może być trudno wzbudzić energię i entuzjazm podczas dyskusji; jeśli więcej niż dziewięciu, prawdopodobnie nie każdy będzie miał szansę wnieść znaczący wkład. Można też po prostu pamiętać o „zasadzie dwóch pizz” Jeffa Bezosa: dyrektor generalny Amazona jest znanym zwolennikiem małych spotkań i podobno uważa, że jeśli do nakarmienia wszystkich uczestników spotkania potrzeba więcej niż dwie pizze, to spotkanie jest zbyt duże. Oczywiście nie musisz faktycznie zamawiać dwóch pizz, aby zastosować tę zasadę… ale to na pewno nie zaszkodzi!

Zarządzanie zmianą

Nawet jeśli zalety mniejszych spotkań są oczywiste, to jeśli pracujesz w firmie, w której normą są większe spotkania, przy zmniejszaniu ich skali warto zachować delikatność. Musisz unikać ranienia czyichś uczuć, dbając jednocześnie o płynność komunikacji.

Poinformuj swój zespół, że zbliża się zmiana w kulturze spotkań, i jasno wyjaśnij powody tej zmiany. Dzięki temu, gdy ktoś zostanie „niezaproszony” na spotkanie, w którym regularnie uczestniczy, nie potraktuje tego osobiście.

Podejdź strategicznie do tworzenia listy zaproszonych. Nie zapraszaj kogoś automatycznie tylko dlatego, że zajmuje wysokie stanowisko. Staraj się uwzględnić różnorodne punkty widzenia i unikaj zapraszania osób, które będą jedynie wzmacniać istniejące opinie. Nie zapraszaj też tej samej niewielkiej grupy na każde spotkanie: wprowadź trochę urozmaicenia!

Należy opracować jasną strategię komunikacyjną. Należy niezwłocznie rozsyłać protokoły i wyniki spotkań oraz zadbać o to, by uczestnicy spotkań mieli świadomość, że są odpowiedzialni za przekazanie treści spotkania pozostałym członkom zespołu.

Jeden mały krok…

Zastanów się, czy następne spotkanie nie powinno być w mniejszym gronie: jest duże prawdopodobieństwo, że będzie krótsze, bardziej produktywne i bardziej angażujące. A jeśli to cię nie przekonuje, to może to: na małym spotkaniu nie ma kłótni o ostatni kawałek pizzy!