5 formas innovadoras de salir de las reuniones del consejo con resultados prácticos

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Doodle Content Team

Actualizado: 21 jun 2023

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Las reuniones del consejo de administración pueden ser increíblemente importantes para su empresa. Son un momento esencial para tomar decisiones cruciales, decidir la estrategia de la empresa y planificar el futuro. En las reuniones del consejo de administración pueden tomarse algunas de las decisiones y cambios más importantes que influirán en la dirección de la empresa.

Sin embargo, sin una preparación previa y un plan claro para la reunión, las reuniones del consejo pueden ser improductivas. Los debates pueden volverse aburridos, la concentración decae y se repiten los mismos temas una y otra vez sin que se puedan extraer conclusiones claras. ¿Por qué perder ese valioso tiempo en reuniones en las que no se consigue nada?

Aunque tenga la sensación de que las reuniones del consejo de administración son eficaces, siempre se puede mejorar. La clave es optimizar sus reuniones de junta directiva tanto como sea posible, de modo que pueda utilizar el tiempo de manera eficaz para lograr algo.

Esto redundará en una mayor productividad de la empresa en su conjunto. Tu equipo tendrá más tiempo para centrarse en otras cosas, tomará mejores decisiones y, en general, se sentirá más inspirado.

Entonces, ¿cómo puede celebrar reuniones de junta más eficaces? He aquí cinco formas innovadoras.

Elabore un orden del día

Todas las reuniones eficaces de un consejo de administración deben tener un orden del día claro. Planificar lo que se va a debatir le ayudará a mantener el rumbo durante toda la reunión. También le ayudará a identificar rápidamente cuándo la reunión se ha desviado y el debate ha dejado de ser productivo.

Un de la junta directiva sólido (https://doodle.com/en/resources/blog/setting-the-agenda-two-quick-tips-to-shake-up-your-agenda/) debe incluir el propósito de la reunión, los puntos que se van a debatir y el programa y el orden generales de la reunión. La parte más importante del orden del día es el objetivo de la reunión: el resultado o la decisión que se espera alcanzar al final.

Al final del orden del día de la reunión, debe dejar tiempo para debatir cualquier tema que surja durante la reunión pero que deba tratarse. También hay que prever tiempo para las preguntas y las preguntas complementarias, que siempre llevan más tiempo del previsto.

Es muy importante ser flexible. A veces, si nos ceñimos a un orden del día demasiado rígido, perdemos la capacidad de ajuste y adaptación. Si estás atravesando una época en la que los cambios se suceden con rapidez, puede ser fundamental que permitas agilidad y dinamismo en tus reuniones.

En realidad, no importa si la agenda de la reunión se crea con una aplicación específica diseñada para ese fin o si simplemente se escribe en un cuaderno o en un documento de Word. Lo que importa es que tengas un plan.

Informa a los participantes con antelación para que puedan prepararse

Resulta muy útil explicar a todos el problema que intentas resolver antes de la reunión, lo que les da tiempo para hacer una lluvia de ideas y prepararlas para presentarlas.

Netflix lo hace muy bien con sus reuniones del consejo de administración. Los miembros del consejo reciben un memorándum unos días antes de las reuniones del consejo, y se toman el tiempo necesario para revisar el material. Los directores afirman que dedican aproximadamente entre 4 y 6 horas a preparar las reuniones del consejo.

Los directores pueden incluso plantear preguntas o pedir aclaraciones directamente en la nota digital. La alta dirección responde a estas preguntas antes de la reunión y se aclara cualquier malentendido.

Como todos los participantes en la reunión del consejo están ampliamente preparados, estas reuniones son mucho más eficientes. No se pierde tiempo presentando las ideas o los retos, ya que se puede pasar directamente a las preguntas y al debate. De este modo, las reuniones son increíblemente eficaces y se pierde muy poco tiempo.

De hecho, este proceso significa que las reuniones del consejo en Netflix duran sólo 3-4 horas, en comparación con las reuniones de un día entero o de varios días de otras empresas. Netflix es una empresa innovadora con un montón de prácticas inspiradoras, y las reuniones cortas del consejo no son una excepción.

Tómese el tiempo necesario para preparar a los miembros de su junta directiva antes de la próxima reunión y verá qué diferencia supone.

Reduzca la duración de la reunión

También puede hacer que las reuniones sean más eficaces invitando sólo a las personas que sean absolutamente necesarias y puedan aportar valor. Esto puede significar incluso reducir el tamaño del consejo.

Demasiadas personas en una reunión del consejo pueden dar lugar a conversaciones en círculo y a que no se consiga nada. Si reduce el número de asistentes, podrá centrarse en las personas más importantes que deben estar presentes.

Todos los miembros del consejo de administración de su empresa deben participar en el resultado y dedicarse a un debate informado. La clave es que se trate de un debate de calidad, no de cantidad.

Muchas empresas innovadoras han alabado los consejos de administración más pequeños. Un estudio de GMI Ratings mostró que la mayoría de las empresas con consejos de administración más pequeños son más colaborativas y superan a las empresas con consejos más grandes. Las empresas del estudio que tenían consejos de administración más pequeños obtuvieron mejores rendimientos durante un periodo de tres años, en comparación con empresas de tamaño similar con consejos de administración más grandes.

Una reunión más pequeña tiende a ir más rápido y a ser más constructiva, con menos voces que escuchar. Puede salir de la reunión con resultados procesables mucho más rápidamente. También es posible que sus directores se conozcan mejor entre sí, de modo que las relaciones puedan ser más cohesivas y significativas, con un sentido de propósito común.

Sea breve

Además de reducir la lista de asistentes, piense también en reducir el tiempo.

Cuando se trata de reuniones, cuanto más breves, mejor. La persona media sólo puede concentrarse en tareas complejas de toma de decisiones durante 45-50 minutos seguidos sin perder claridad de pensamiento.

De hecho, un estudio de DeskTime llegó a la conclusión de que lo ideal son 52 minutos de concentración, seguidos de un descanso de 17 minutos. Si la reunión dura más de una hora, todo el mundo empezará a distraerse y a cansarse. No podrán escucharse unos a otros, exponer puntos coherentes y útiles, ni avanzar hacia un objetivo común.

Las reuniones que se programan para más tiempo se extenderán para llenar el tiempo, darán lugar a largas y vagabundas tangentes. Esto se conoce como la Ley de Parkinson, la ley que establece que cualquier tarea se ampliará para ocupar el tiempo disponible para su realización.

Si crees que la reunión está empezando a alargarse demasiado, quizá debas interrumpirla y programar una reunión de seguimiento para otro día. En realidad, puedes ahorrar tiempo planificando otra reunión, en lugar de dejar que las cosas se alarguen si todo el mundo ha perdido su productividad.

Además, si sigue la segunda sugerencia de esta lista y envía información importante a los miembros de su junta directiva antes de la reunión, también podrá acortar mucho el tiempo de la reunión. No habrá necesidad de largos informes y explicaciones para poner a todo el mundo al día. Todos llegarán perfectamente preparados y listos para debatir concisamente el asunto en cuestión y tomar una decisión.

Utilizar tecnología innovadora

Una de las mejores cosas que puede hacer para que las reuniones de su junta directiva sean más eficaces es estar abierto a utilizar tecnología innovadora. Hay muchas herramientas de productividad laboral que puede utilizar durante sus reuniones para que sean más prácticas.

Por ejemplo, herramientas como Doodle te permiten organizar reuniones rápidas y eficaces. Resulta muy útil cuando necesitas encontrar el mejor momento para programar la reunión de la junta, ya que puedes comparar rápidamente la disponibilidad de cada miembro de la junta en lugar de interminables correos electrónicos de ida y vuelta.

Aprovechar las aplicaciones de gestión de proyectos, como Trello y Asana, puede ayudar a que tus reuniones sean más prácticas. Puedes delegar rápida y fácilmente los siguientes pasos a personas concretas y colaborar en tiempo real. Simplemente anota las tareas a medida que se te ocurran y asígnalas de inmediato.

También puedes aprovechar la IA para mejorar la calidad de tus reuniones. Por ejemplo, Otter.ai es una gran aplicación que utiliza la IA para generar notas detalladas a partir de tus conversaciones de voz. También está Krisp, una aplicación que utiliza la cancelación de ruido para silenciar el ruido de fondo, para que puedas asegurarte de que tu voz se oye con claridad durante las reuniones a distancia.

También es importante centrar las reuniones visualizando el tiempo de reunión. Una aplicación como Less Meeting tiene un temporizador de cuenta atrás que te mostrará cuántos minutos quedan en el orden del día. Además, puedes añadir notas con viñetas, imágenes, elementos de acción y documentos.

Desde la ayuda para programar reuniones hasta la colaboración productiva, el uso de herramientas innovadoras puede aumentar la eficacia de las reuniones de su junta directiva.

El tiempo es valioso

Cuando se trata de dirigir una empresa, el tiempo es oro. Sólo hay un número limitado de horas al día, por lo que debe centrar su atención en lo que más importa.

Cada reunión del consejo de administración debe servir para avanzar en la consecución de los objetivos y terminar con resultados concretos. Cada participante debe contribuir a la discusión y salir con un sentido de propósito y una idea clara de en qué trabajar a continuación.

Si te preparas y planificas, racionalizas el tiempo de tus reuniones y el número de asistentes y eliges las herramientas adecuadas, podrás aprovechar el tiempo de tus reuniones de la forma más eficaz posible. Con estos consejos, estarás preparado para celebrar las reuniones más eficaces de la junta directiva.

**Para agilizar la programación de las reuniones del consejo de administración y evitar retrasos en las decisiones empresariales más importantes, empieza a utilizar Doodle.

Autor: Seda Babayan

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