5 façons novatrices de sortir des réunions du conseil d'administration avec des résultats exploitables

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Doodle Content Team

Mise à jour : 21 juin 2023

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Les réunions du conseil d'administration peuvent être incroyablement importantes pour votre entreprise. Elles constituent un moment essentiel pour prendre des décisions cruciales, décider de la stratégie de l'entreprise et planifier l'avenir. Les réunions du conseil d'administration peuvent être le moment où sont faits certains des choix et des changements les plus importants qui influenceront la direction de l'entreprise.

Cependant, sans préparation à l'avance et sans un plan clair pour la réunion, les réunions du conseil d'administration peuvent être improductives. Les discussions peuvent s'enliser, la concentration faiblir, et les mêmes questions sont rabâchées encore et encore sans que l'on puisse en tirer des conclusions claires. Pourquoi perdre ce temps précieux dans des réunions qui n'aboutissent à rien ?

Même si vous avez l'impression que les réunions de votre conseil d'administration sont efficaces, il est toujours possible de les améliorer. La clé est d'optimiser vos réunions du conseil autant que possible, afin d'utiliser le temps de manière efficace pour accomplir quelque chose.

La productivité de l'entreprise dans son ensemble s'en trouvera accrue. Votre équipe aura plus de temps pour se concentrer sur d'autres choses ; elle prendra de meilleures décisions et se sentira généralement plus inspirée.

Alors, comment organiser des réunions de conseil plus efficaces ? Voici cinq méthodes innovantes.

Établissez un ordre du jour

Pour être efficace, toute réunion du conseil d'administration doit avoir un ordre du jour précis. En planifiant les sujets que vous allez aborder, vous pourrez rester sur la bonne voie tout au long de la réunion. Cela vous aidera également à identifier rapidement si la réunion a dévié et si la discussion n'est plus productive.

Un bon de réunion du conseil d'administration (https://doodle.com/en/resources/blog/setting-the-agenda-two-quick-tips-to-shake-up-your-agenda/) doit inclure l'objectif de la réunion, les points à discuter, ainsi que le programme et l'ordre général de la réunion. La partie la plus importante de l'ordre du jour est l'objectif de la réunion - le résultat ou la décision que vous espérez obtenir à la fin.

Vous devez également prévoir du temps à la fin de l'ordre du jour de votre réunion pour discuter de tout hors-sujet qui survient pendant la réunion et qui doit être abordé. Vous devrez peut-être aussi prévoir du temps pour les questions et les questions de suivi, qui prennent toujours plus de temps que prévu.

Il est très important de rester flexible. Parfois, si vous vous en tenez à un ordre du jour de réunion trop rigide, vous perdez la capacité de vous ajuster et de vous adapter. Si vous traversez une période où les changements sont rapides, il peut être essentiel de permettre l'agilité et le dynamisme dans vos réunions.

Peu importe que l'ordre du jour de votre réunion soit créé dans une application spécifique conçue à cet effet, ou qu'il soit simplement écrit dans un carnet ou un document Word. Ce qui compte, c'est que vous ayez un plan !

Informez les participants à l'avance pour qu'ils puissent se préparer.

Il est vraiment utile d'informer tout le monde du problème que vous essayez de résoudre avant la réunion, ce qui leur donne le temps de réfléchir et de préparer des idées à présenter.

Netflix le fait très bien pour les réunions de son conseil d'administration. Les membres du conseil d'administration reçoivent un mémo quelques jours avant les réunions du conseil, et ils prennent le temps d'examiner le matériel. Les directeurs déclarent consacrer environ 4 à 6 heures à la préparation des réunions du conseil.

Les administrateurs peuvent même poser des questions ou demander des précisions directement dans le mémo numérique. La direction générale répond à ces questions avant la réunion, et tout malentendu est dissipé.

Comme tous les participants à la réunion du conseil d'administration sont parfaitement préparés, ces réunions sont beaucoup plus efficaces. Il n'y a pas de temps perdu à présenter les idées ou les défis, car ils peuvent passer directement aux questions et à la discussion. Les réunions du conseil sont donc incroyablement efficaces et les pertes de temps sont minimes.

En fait, ce processus signifie que les réunions du conseil d'administration de Netflix ne durent que 3 ou 4 heures, alors que les réunions d'autres sociétés durent une ou plusieurs journées entières. Netflix est une entreprise innovante dont les pratiques sont nombreuses et inspirantes, et les réunions courtes du conseil d'administration ne font pas exception.

Prenez le temps de préparer les membres de votre conseil d'administration avant la prochaine réunion et voyez la différence que cela fait.

Réduire la durée de la réunion

Vous pouvez également rendre les réunions plus efficaces en n'invitant que les personnes qui sont absolument nécessaires et qui peuvent apporter une valeur ajoutée. Cela peut même signifier réduire la taille de votre conseil d'administration.

Si le nombre de participants à une réunion du conseil est trop élevé, les conversations risquent de tourner en rond et rien ne sera accompli. En réduisant la taille de votre réunion, vous pourrez vraiment vous concentrer sur les personnes les plus importantes qui doivent être présentes.

Toutes les personnes impliquées dans le conseil d'administration de votre entreprise doivent être investies dans le résultat et se consacrer à une discussion informée. L'essentiel est d'en faire une discussion de qualité, et non de quantité.

De nombreuses entreprises innovantes ont fait l'éloge des conseils d'administration restreints. Une étude de GMI Ratings a montré que la plupart des entreprises dotées de conseils d'administration restreints collaborent davantage et obtiennent de meilleurs résultats que les entreprises dotées de conseils d'administration plus importants. Les entreprises étudiées dont le conseil d'administration était de taille réduite ont obtenu de meilleurs résultats sur une période de trois ans, par rapport aux entreprises de taille similaire dotées d'un conseil d'administration plus important.

Une petite réunion a tendance à aller plus vite et à être plus constructive, avec moins de voix à entendre. Vous pouvez sortir de la réunion avec des résultats concrets beaucoup plus rapidement. Il est également possible que vos administrateurs se connaissent mieux les uns les autres, de sorte que les relations peuvent être plus cohésives et significatives - avec un sentiment d'objectif commun.

Soyez bref

En plus de réduire la liste des participants, pensez à réduire également la durée de la réunion.

En matière de réunions, plus c'est court, mieux c'est. Une personne moyenne ne peut se concentrer sur des tâches décisionnelles complexes que pendant 45 à 50 minutes d'affilée sans perdre la clarté de sa pensée.

En fait, une étude réalisée par DeskTime a révélé que 52 minutes de concentration étaient idéales, suivies d'une pause de 17 minutes. Si votre réunion commence à durer plus d'une heure, tout le monde commencera à être distrait et fatigué. Ils ne seront pas en mesure de s'écouter les uns les autres, de présenter des arguments cohérents et utiles ou de progresser vers un objectif commun.

Les réunions qui durent plus longtemps s'étendent pour remplir le temps, ce qui donne lieu à de longs développements et à des détours. C'est ce qu'on appelle la loi de Parkinson - la loi qui stipule que toute tâche s'étendra pour remplir le temps disponible pour sa réalisation.

Si vous sentez que la réunion commence à s'éterniser, vous devrez peut-être l'interrompre et prévoir un suivi pour un autre jour. Vous pouvez en fait gagner du temps en planifiant une autre réunion, plutôt que de laisser traîner les choses si tout le monde a perdu sa productivité.

De plus, en suivant la deuxième suggestion de cette liste et en envoyant les informations importantes aux membres de votre conseil d'administration avant la réunion, vous pouvez également réduire considérablement la durée de la réunion. Il n'y aura pas besoin de rapports et d'explications interminables pour mettre tout le monde au courant. Tout le monde arrivera parfaitement préparé et prêt à discuter de manière concise du problème en cours et à prendre une décision.

Utilisez des technologies innovantes

Pour rendre vos réunions de conseil d'administration plus efficaces, l'une des meilleures choses à faire est de vous ouvrir à l'utilisation de technologies innovantes. Il existe de nombreux outils de productivité que vous pouvez utiliser pendant vos réunions pour les rendre plus concrètes.

Par exemple, des outils comme Doodle peuvent vous permettre d'organiser des réunions du conseil d'administration rapidement et efficacement. Ils sont très utiles lorsque vous devez trouver le meilleur moment pour planifier la réunion du conseil d'administration, car ils vous permettent de comparer rapidement la disponibilité de chaque membre du conseil d'administration au lieu d'envoyer des courriels interminables.

L'utilisation d'applications de gestion de projet] (https://doodle.com/en/resources/blog/need-a-project-management-tool-heres-where-to-start/), telles que Trello et Asana, peut contribuer à rendre vos réunions plus concrètes. Vous pouvez rapidement et facilement déléguer les prochaines étapes à des personnes spécifiques et collaborer en temps réel. Il suffit de noter les tâches au fur et à mesure que vous y pensez et de les attribuer immédiatement.

Vous pouvez également tirer parti de l'IA pour améliorer la qualité de vos réunions. Par exemple, Otter.ai est une excellente application qui utilise l'IA pour générer des notes riches à partir de vos conversations vocales. Il y a aussi Krisp, une application qui utilise l'annulation du bruit pour couper le bruit de fond - vous pouvez ainsi vous assurer que votre voix est clairement audible lors de vos réunions de conseil à distance.

Il est également important de cibler vos réunions en visualisant votre temps de réunion. Une application comme Less Meeting propose un compte à rebours qui vous indique combien de minutes il reste à l'ordre du jour. En outre, vous pouvez ajouter des notes sous forme de puces, des images, des points d'action et des documents.

De l'aide à la programmation des réunions à la collaboration productive, l'utilisation d'outils innovants peut accroître l'efficacité des réunions de votre conseil d'administration.

Le temps est précieux

Lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise, le temps est de l'argent. Le nombre d'heures d'une journée étant limité, vous devez concentrer votre attention sur ce qui compte le plus.

Chaque réunion du conseil d'administration doit vous faire progresser vers la réalisation de vos objectifs et se terminer par des résultats concrets. Chaque participant doit contribuer à la discussion et repartir avec le sentiment d'avoir un but et une idée claire de ce sur quoi il faut travailler ensuite.

En préparant et en planifiant, en rationalisant le temps de vos réunions et le nombre de participants et en choisissant les bons outils, vous serez en mesure d'utiliser votre temps de réunion aussi efficacement que possible. Grâce à ces conseils, vous serez prêt à organiser les réunions du conseil les plus efficaces qui soient.

**Pour planifier plus rapidement les réunions de votre conseil d'administration et éviter de retarder les décisions importantes, utilisez Doodle.

Auteur : Seda Babayan

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