5 innovative Wege, um aus Vorstandssitzungen mit umsetzbaren Ergebnissen hervorzugehen

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Doodle Content Team

Aktualisiert: 21. Juni 2023

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Vorstandssitzungen können für Ihr Unternehmen von enormer Bedeutung sein. Sie sind ein wichtiger Zeitpunkt, um wichtige Entscheidungen zu treffen, über die Unternehmensstrategie zu entscheiden und für die Zukunft zu planen. In Vorstandssitzungen können einige der wichtigsten Entscheidungen und Änderungen getroffen werden, die die Richtung des Unternehmens beeinflussen.

Ohne vorherige Vorbereitung und einen klaren Plan für die Sitzung können Vorstandssitzungen jedoch unproduktiv sein. Die Diskussion kann schal werden, die Konzentration lässt nach, und dieselben Themen werden immer wieder aufgewärmt, ohne dass es klare Handlungsempfehlungen gibt. Warum sollte man diese wertvolle Zeit mit Sitzungen verschwenden, die nichts bringen?

Selbst wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie effektive Vorstandssitzungen abhalten, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Der Schlüssel ist, Ihre Vorstandssitzungen so weit wie möglich zu optimieren, damit Sie die Zeit effektiv nutzen können, um etwas zu erreichen.

Dies wird zu einer höheren Produktivität im gesamten Unternehmen führen. Ihr Team wird mehr Zeit haben, sich auf andere Dinge zu konzentrieren; es wird bessere Entscheidungen treffen und sich allgemein inspirierter fühlen.

Wie können Sie also effektivere Vorstandssitzungen abhalten? Hier sind fünf innovative Möglichkeiten.

Erstellen Sie eine Tagesordnung

Alle effektiven Vorstandssitzungen sollten eine klare Tagesordnung haben. Wenn Sie einen Plan für die zu besprechenden Themen erstellen, können Sie während der gesamten Sitzung den Überblick behalten. Außerdem können Sie so schnell erkennen, wenn die Sitzung vom Thema abweicht und die Diskussion nicht mehr produktiv ist.

Eine solide Tagesordnung für die Vorstandssitzung (https://doodle.com/en/resources/blog/setting-the-agenda-two-quick-tips-to-shake-up-your-agenda/) sollte den Zweck der Sitzung, die zu besprechenden Punkte sowie den allgemeinen Zeitplan und die Reihenfolge der Sitzung enthalten. Der wichtigste Teil der Tagesordnung ist das Ziel der Sitzung - das Ergebnis oder die Entscheidung, die Sie am Ende zu erreichen hoffen.

Außerdem sollten Sie am Ende der Tagesordnung Zeit für die Erörterung von Themen einplanen, die während der Besprechung auftauchen, aber noch behandelt werden müssen. Möglicherweise müssen Sie auch Zeit für Fragen und Folgefragen einplanen - die immer mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie erwarten.

Es ist wirklich wichtig, die Dinge flexibel zu halten. Wenn Sie sich an eine zu starre Tagesordnung halten, verlieren Sie manchmal die Möglichkeit, sich anzupassen und umzustellen. Wenn Sie eine Zeit erleben, in der sich Veränderungen schnell vollziehen, kann es entscheidend sein, zuzulassen (https://doodle.com/en/resources/blog/emergency-board-meetings-why-agility-and-dynamism-are-critical/).

Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihre Besprechungsagenda in einer speziellen App für diesen Zweck erstellen oder sie einfach in ein Notizbuch oder ein Word-Dokument schreiben. Wichtig ist nur, dass Sie einen Plan haben!

Informieren Sie die Teilnehmer im Voraus, damit sie sich vorbereiten können.

Es ist sehr hilfreich, alle Teilnehmer vor der Besprechung über das Problem zu informieren, das Sie zu lösen versuchen, damit sie Zeit für ein Brainstorming und die Vorbereitung von Ideen haben.

Netflix macht das sehr erfolgreich mit ihren Vorstandssitzungen. Die Vorstandsmitglieder erhalten einige Tage vor den Vorstandssitzungen ein Memo, und sie nehmen sich die Zeit, das Material durchzusehen. Die Direktoren geben an, dass sie etwa 4-6 Stunden für die Vorbereitung der Vorstandssitzungen aufwenden.

Die Mitglieder des Verwaltungsrats können sogar direkt im digitalen Memo Fragen stellen oder um Klärung bitten. Die Geschäftsleitung antwortet auf diese Fragen vor der Sitzung, und eventuelle Missverständnisse werden ausgeräumt.

Da jeder Teilnehmer an der Vorstandssitzung umfassend vorbereitet ist, sind diese Sitzungen wesentlich effizienter. Es wird keine Zeit mit der Präsentation von Ideen oder Herausforderungen vergeudet, da die Teilnehmer direkt zu den Fragen und der Diskussion übergehen können. Dies führt zu unglaublich effektiven Vorstandssitzungen, bei denen nur sehr wenig Zeit verschwendet wird.

Tatsächlich bedeutet dieser Prozess, dass Vorstandssitzungen bei Netflix nur 3 bis 4 Stunden dauern, im Vergleich zu den ganz- oder mehrtägigen Sitzungen anderer Unternehmen. Netflix ist ein innovatives Unternehmen mit vielen inspirierenden Praktiken, und kurze Vorstandssitzungen sind da keine Ausnahme.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Vorstandsmitglieder auf die nächste Sitzung vorzubereiten, und Sie werden sehen, was das für einen Unterschied macht.

Verkleinern Sie die Sitzung

Sie können Sitzungen auch effektiver gestalten, indem Sie nur Personen einladen, die absolut notwendig sind und einen Mehrwert schaffen können. Dies könnte sogar bedeuten, dass Sie die Größe Ihres Gremiums selbst verringern.

Wenn zu viele Personen an einer Vorstandssitzung teilnehmen, kann das dazu führen, dass sich die Gespräche im Kreis drehen und nichts zustande kommt. Wenn Sie Ihre Sitzung verkleinern, können Sie sich wirklich auf die wichtigsten Personen konzentrieren, die dabei sein müssen.

Jeder, der im Vorstand Ihres Unternehmens sitzt, sollte am Ergebnis interessiert sein und sich für eine sachkundige Diskussion einsetzen. Entscheidend ist, dass es um die Qualität der Diskussion geht - nicht um die Quantität.

Viele innovative Unternehmen haben das Loblied auf kleinere Vorstände gesungen. Eine Studie von GMI Ratings zeigte, dass die meisten Unternehmen mit kleineren Vorständen besser zusammenarbeiten und besser abschneiden als Unternehmen mit größeren Vorständen. Die in der Studie untersuchten Unternehmen mit kleineren Verwaltungsräten erzielten im Vergleich zu Unternehmen ähnlicher Größe mit größeren Verwaltungsräten über einen Zeitraum von drei Jahren bessere Erträge.

Eine kleinere Sitzung geht in der Regel schneller und ist konstruktiver, da weniger Stimmen zu hören sind. Möglicherweise können Sie die Sitzung viel schneller mit umsetzbaren Ergebnissen abschließen. Es ist auch möglich, dass sich die Mitglieder des Verwaltungsrats besser kennenlernen, so dass die Beziehungen kohärenter und bedeutungsvoller werden - mit einem Sinn für gemeinsame Ziele.

Fassen Sie sich kurz

Neben der Reduzierung der Teilnehmerliste sollten Sie auch eine Verkürzung der Zeit in Betracht ziehen.

Wenn es um Sitzungen geht, ist kürzer tatsächlich besser. Der durchschnittliche Mensch kann sich nur 45-50 Minuten lang auf komplexe Entscheidungsaufgaben konzentrieren, ohne den Überblick zu verlieren.

Eine Studie von DeskTime ergab, dass 52 Minuten Konzentration ideal sind, gefolgt von einer 17-minütigen Pause. Wenn Ihre Besprechung länger als eine Stunde dauert, werden alle Teilnehmer abgelenkt und müde. Sie sind dann nicht mehr in der Lage, einander zuzuhören, kohärente und hilfreiche Argumente vorzubringen oder auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.

Sitzungen, die länger angesetzt sind, dehnen sich aus, um die Zeit zu füllen, und führen zu langatmigen, abschweifenden Tangenten. Dies ist als Parkinsonsches Gesetz bekannt - das Gesetz, das besagt, dass sich jede Aufgabe ausdehnt, um die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit zu füllen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass sich die Besprechung zu sehr in die Länge zieht, sollten Sie sie unterbrechen und eine Fortsetzung für einen anderen Tag planen. Sie können sogar Zeit sparen, wenn Sie eine weitere Besprechung planen, anstatt die Dinge in die Länge zu ziehen, wenn jeder seine Produktivität verloren hat.

Wenn Sie auch den zweiten Vorschlag auf dieser Liste befolgen und wichtige Informationen vor der Sitzung an Ihre Vorstandsmitglieder schicken, können Sie die Sitzungszeit ebenfalls erheblich verkürzen. Es sind keine langatmigen Berichte und Erklärungen nötig, um alle auf den neuesten Stand zu bringen. Jeder wird perfekt vorbereitet und bereit sein, das anstehende Thema kurz und bündig zu diskutieren und eine Entscheidung zu treffen.

Innovative Technologie nutzen

Wenn es darum geht, Ihre Vorstandssitzungen effektiver zu gestalten, sollten Sie dem Einsatz innovativer Technologien gegenüber aufgeschlossen sein. Es gibt viele großartige Arbeitsproduktivitäts-Tools, die Sie während Ihrer Sitzungen einsetzen können, um diese effektiver zu gestalten.

Mit Tools wie Doodle können Sie beispielsweise Vorstandssitzungen schnell und effizient einberufen. Es ist sehr praktisch, wenn Sie den besten Zeitpunkt für die Vorstandssitzung finden müssen, da Sie schnell die Verfügbarkeit der einzelnen Vorstandsmitglieder vergleichen können, anstatt endlose E-Mails hin- und herzuschicken.

Der Einsatz von Projektmanagement-Apps, wie Trello und Asana, kann dazu beitragen, dass Ihre Besprechungen praktikabler werden. Sie können schnell und einfach die nächsten Schritte an bestimmte Personen delegieren und in Echtzeit zusammenarbeiten. Notieren Sie einfach die Aufgaben, die Ihnen einfallen, und weisen Sie sie sofort zu.

Sie können auch die Vorteile von KI nutzen, um die Qualität Ihrer Meetings zu verbessern. Otter.ai zum Beispiel ist eine großartige App, die mithilfe von KI aus Ihren Sprachkonversationen aussagekräftige Notizen erstellt. Es gibt auch Krisp, eine App, die Hintergrundgeräusche unterdrückt, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Stimme bei Ihren Besprechungen deutlich zu hören ist.

Es ist auch wichtig, dass Sie sich auf Ihre Besprechungen konzentrieren, indem Sie Ihre Besprechungszeit visualisieren. Eine App wie Less Meeting verfügt über einen Countdown-Timer, der Ihnen anzeigt, wie viele Minuten noch auf der Tagesordnung stehen. Außerdem können Sie Aufzählungsnotizen, Bilder, Aktionspunkte und Dokumente hinzufügen.

Von der Unterstützung bei der Planung von Besprechungen bis hin zur produktiven Zusammenarbeit - der Einsatz innovativer Tools kann die Effektivität Ihrer Vorstandssitzungen erhöhen.

Zeit ist wertvoll

Wenn es darum geht, ein Unternehmen zu führen, ist Zeit Geld. Der Tag hat nur eine begrenzte Anzahl von Stunden, daher müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Wesentliche konzentrieren.

Jede Vorstandssitzung sollte Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele weiterbringen und mit umsetzbaren Ergebnissen enden. Jeder Teilnehmer sollte einen Beitrag zur Diskussion leisten und die Sitzung mit einem Gefühl der Zielstrebigkeit und einer klaren Vorstellung davon verlassen, woran als Nächstes gearbeitet werden soll.

Wenn Sie Ihre Besprechungen vorbereiten und planen, die Zeit und die Anzahl der Teilnehmer einschränken und die richtigen Instrumente auswählen, können Sie Ihre Besprechungszeit so effektiv wie möglich nutzen. Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet für die effektivsten Vorstandssitzungen aller Zeiten.

**Um Ihre Vorstandssitzungen schneller zu planen - und Verzögerungen bei wichtigen Geschäftsentscheidungen zu vermeiden - starten Sie mit Doodle.

Autorin: Seda Babayan

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