5 innowacyjnych sposobów na to, by z posiedzeń zarządu wyjść z konkretnymi wynikami

Posiedzenia zarządu mogą mieć ogromne znaczenie dla Twojej firmy. Stanowią one kluczowy moment na podejmowanie ważnych decyzji, ustalanie strategii firmy oraz planowanie na przyszłość. To właśnie podczas posiedzeń zarządu podejmowane są niektóre z najważniejszych decyzji i wprowadzane zmiany, które będą miały wpływ na kierunek rozwoju firmy.

Jednak bez wcześniejszego przygotowania i jasnego planu spotkania, posiedzenia zarządu mogą być nieefektywne. Dyskusja może stać się monotonna, koncentracja słabnie, a te same kwestie są poruszane w kółko, bez żadnych konkretnych wniosków, które można by wprowadzić w życie. Po co marnować ten cenny czas na spotkania, które nic nie dają?

Nawet jeśli wydaje ci się, że posiedzenia zarządu przebiegają sprawnie, zawsze można je jeszcze ulepszyć. Kluczem jest optymalizacja posiedzenia zarządu w miarę możliwości, abyś mógł efektywnie wykorzystać ten czas i coś osiągnąć.

Doprowadzi to do wzrostu wydajności w całej firmie. Twój zespół będzie miał więcej czasu, by skupić się na innych sprawach; będzie podejmował lepsze decyzje i ogólnie poczuje się bardziej zmotywowany.

Jak więc zorganizować bardziej efektywne posiedzenia zarządu? Oto pięć nowatorskich sposobów.

Przygotuj plan spotkania

Każde skuteczne posiedzenie zarządu powinno mieć jasno określony porządek obrad. Przygotowanie planu omawianych zagadnień pomoże wam utrzymać właściwy kierunek podczas całego posiedzenia. Pozwoli to również szybko zorientować się, kiedy posiedzenie zboczyło z kursu, a dyskusja przestała być produktywna.

Solidna deska porządek obrad powinien zawierać cel spotkania, tematy do omówienia oraz ogólny harmonogram i kolejność punktów porządku obrad. Najważniejszą częścią porządku obrad jest cel spotkania — wynik lub decyzja, którą chcesz osiągnąć na jego zakończenie.

W harmonogramie spotkania warto również przewidzieć czas na koniec, aby omówić wszelkie kwestie wykraczające poza temat, które pojawią się w trakcie spotkania, a które wymagają poruszenia. Być może trzeba będzie również przeznaczyć czas na pytania i pytania uzupełniające — które zawsze zajmują więcej czasu, niż można by się spodziewać.

Bardzo ważne jest, aby zachować elastyczność. Czasami, trzymając się zbyt sztywnego porządku obrad, traci się możliwość dostosowania się do sytuacji. Jeśli przechodzi się przez okres szybkich zmian, kluczowe znaczenie może mieć zapewnienie sobie elastyczność i dynamika podczas spotkań.

Nie ma tak naprawdę znaczenia, czy porządek obrad spotkania został sporządzony w specjalnej aplikacji przeznaczonej do tego celu, czy też po prostu zapisany w notatniku lub w dokumencie programu Word. Liczy się to, że masz plan!

Poinformuj uczestników z wyprzedzeniem, aby mogli się przygotować

Bardzo warto poinformować wszystkich o problemie, który zamierzasz rozwiązać, jeszcze przed spotkaniem – dzięki temu będą mieli czas na burzę mózgów i przygotowanie pomysłów do przedstawienia.

Netflix robi to z dużym powodzeniem dzięki posiedzenia zarządu. Członkowie zarządu otrzymują notatkę służbową na kilka dni przed posiedzeniami zarządu i poświęcają czas na zapoznanie się z materiałami. Członkowie zarządu twierdzą, że na przygotowanie się do posiedzeń zarządu poświęcają około 4–6 godzin.

Członkowie zarządu mogą nawet zadawać pytania lub prosić o wyjaśnienia bezpośrednio w ramach notatki cyfrowej. Kierownictwo wyższego szczebla odpowiada na te pytania przed posiedzeniem, dzięki czemu wszelkie nieporozumienia zostają wyjaśnione.

Ponieważ wszyscy uczestnicy posiedzeń zarządu są bardzo dobrze przygotowani, spotkania te przebiegają znacznie sprawniej. Nie traci się czasu na przedstawianie pomysłów czy problemów, ponieważ można od razu przejść do pytań i dyskusji. Dzięki temu posiedzenia zarządu są niezwykle efektywne, a strata czasu minimalna.

W rzeczywistości proces ten sprawia, że posiedzenia zarządu w Netflix trwają zaledwie 3–4 godziny, w przeciwieństwie do całodziennych lub kilkudniowych spotkań w innych korporacjach. Netflix to innowacyjna firma, która stosuje wiele inspirujących praktyk, a krótkie posiedzenia zarządu nie są tu wyjątkiem.

Poświęć trochę czasu na przygotowanie członków zarządu przed kolejnym posiedzeniem i przekonaj się, jak bardzo to zmienia sytuację.

Zmniejsz liczbę uczestników spotkania

Można również zwiększyć efektywność spotkań, zapraszając na nie wyłącznie osoby, które są absolutnie niezbędne i mogą wnieść coś wartościowego. Może to nawet oznaczać zmniejszenie składu samego zarządu.

Zbyt duża liczba uczestników posiedzenia zarządu może sprawić, że rozmowy będą krążyć w kółko i nic nie zostanie osiągnięte. Ograniczając liczbę uczestników spotkania, będziesz mógł naprawdę skupić się na najważniejszych osobach, których obecność jest niezbędna.

Wszyscy członkowie zarządu Państwa firmy powinni być zaangażowani w osiągnięcie zamierzonego rezultatu i poświęcić się merytorycznej dyskusji. Najważniejsze jest, aby skupić się na jakości dyskusji, a nie na jej ilości.

Wiele innowacyjnych firm nie szczędzi pochwał pod adresem mniejszych płyt drukowanych. A badanie Z badania przeprowadzonego przez GMI Ratings wynika, że większość firm z mniejszymi zarządami charakteryzuje się większą współpracą i osiąga lepsze wyniki niż firmy z większymi zarządami. Firmy objęte badaniem, które miały mniejsze zarządy, osiągnęły lepsze wyniki finansowe w okresie trzech lat w porównaniu z firmami o podobnej wielkości, ale z większymi zarządami.

A mniejsze spotkanie zazwyczaj przebiega sprawniej i ma bardziej konstruktywny charakter, a liczba zabierających głos jest mniejsza. Dzięki temu można znacznie szybciej wyjść ze spotkania z konkretnymi, praktycznymi wynikami. Możliwe jest również, że członkowie zarządu lepiej się poznają, co pozwoli na budowanie bardziej spójnych i znaczących relacji — opartych na poczuciu wspólnego celu.

Nie rozpisuj się

Oprócz skrócenia listy uczestników warto rozważyć również skrócenie czasu trwania wydarzenia.

Jeśli chodzi o spotkania, to im krótsze, tym lepsze. Przeciętny człowiek jest w stanie skupić się na złożonych zadaniach związanych z podejmowaniem decyzji jedynie przez 45–50 minut bez utraty jasności umysłu.

W rzeczywistości, a badanie przeprowadzone przez DeskTime stwierdzono, że idealny czas trwania sesji skupienia wynosi 52 minuty, po których następuje 17-minutowa przerwa. Jeśli spotkanie zacznie trwać dłużej niż godzinę, wszyscy zaczną się rozpraszać i odczuwać zmęczenie. Nie będą w stanie słuchać się nawzajem, przedstawiać spójnych i konstruktywnych uwag ani dążyć do wspólnego celu.

Spotkania zaplanowane na dłuższy czas rozciągają się tak, by wypełnić cały czas, co prowadzi do rozwlekłych i zbaczających z tematu dyskusji. Zjawisko to znane jest jako prawo Parkinsona — prawo, które głosi, że każde zadanie rozciąga się tak, by wypełnić czas przeznaczony na jego wykonanie.

Jeśli wydaje Ci się, że spotkanie zaczyna się zbytnio przedłużać, być może warto je przerwać i zaplanować kolejne na inny dzień. W rzeczywistości możesz zaoszczędzić czas, organizując kolejne spotkanie, zamiast pozwalać, by sprawy się przeciągały, gdy wszyscy stracili już zdolność do produktywnej pracy.

Ponadto, stosując się do drugiej sugestii z tej listy i przekazując członkom zarządu ważne informacje przed posiedzeniem, można znacznie skrócić czas trwania posiedzenia. Nie będzie wtedy potrzeby przedstawiania długich sprawozdań i wyjaśnień, aby wszyscy byli na bieżąco. Wszyscy przybędą doskonale przygotowani i gotowi do zwięzłej dyskusji nad omawianą kwestią oraz podjęcia decyzji.

Wykorzystaj innowacyjne technologie

Jeśli chodzi o zwiększenie efektywności posiedzeń zarządu, jedną z najlepszych rzeczy, jakie można zrobić, jest otwartość na wykorzystanie innowacyjnych technologii. Istnieje wiele świetnych narzędzia zwiększające wydajność pracy które możesz wykorzystać podczas spotkań, aby uczynić je bardziej praktycznymi.

Na przykład narzędzia takie jak Doodle pozwala szybko i sprawnie organizować posiedzenia zarządu. Przydaje się to, gdy trzeba znaleźć najlepszy termin na zaplanować posiedzenie zarządu ponieważ pozwala to szybko porównać dostępność poszczególnych członków zarządu, zamiast prowadzić niekończącą się wymianę e-maili.

Wykorzystanie aplikacje do zarządzania projektami, takie jak Trello i Asana, mogą pomóc w tym, by Twoje spotkania przynosiły konkretne rezultaty. Możesz szybko i łatwo przydzielać kolejne zadania konkretnym osobom oraz współpracować w czasie rzeczywistym. Wystarczy, że zapiszesz zadania, gdy tylko przyjdą Ci do głowy, i od razu je przydzielisz.

Możesz również wykorzystać sztuczną inteligencję do poprawy jakości swoich spotkań. Na przykład Otter.ai to świetna aplikacja, która wykorzystuje sztuczną inteligencję do tworzenia szczegółowych notatek na podstawie rozmów głosowych. Istnieje również Krisp, aplikacja wykorzystująca technologię redukcji szumów do wyciszania hałasów w tle — dzięki czemu masz pewność, że Twój głos będzie wyraźnie słyszalny podczas zdalnych posiedzeń zarządu.

Ważne jest również, aby skupić się na temacie spotkania, mając na uwadze jego czas trwania. Aplikacja taka jak Less Meeting posiada licznik czasu, który pokazuje, ile minut pozostało na omówienie poszczególnych punktów porządku obrad. Ponadto można dodawać notatki w formie punktorów, zdjęcia, zadania do wykonania oraz dokumenty.

Od pomocy w planowaniu posiedzeń po owocną współpracę — korzystanie z innowacyjnych narzędzi może zwiększyć efektywność posiedzeń zarządu.

Czas jest cenny

W zarządzaniu firmą czas to pieniądz. Dzień ma tylko określoną liczbę godzin, dlatego należy skupić swoją uwagę na tym, co najważniejsze.

Każde posiedzenie zarządu powinno przybliżać Państwa do osiągnięcia wyznaczonych celów i kończyć się konkretnymi wynikami, nad którymi można pracować. Każdy uczestnik powinien wnieść swój wkład w dyskusję i opuścić spotkanie z poczuciem sensu oraz jasnym wyobrażeniem o tym, nad czym należy pracować w dalszej kolejności.

Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i planowaniu, optymalizacji czasu trwania spotkań oraz liczby uczestników, a także doborowi odpowiednich narzędzi, będziesz w stanie jak najefektywniej wykorzystać czas przeznaczony na spotkania. Dzięki tym wskazówkom będziesz gotowy do przeprowadzenia najbardziej efektywnych posiedzeń zarządu w historii.

Aby szybcziej ustalać terminy posiedzeń zarządu – i uniknąć opóźnień w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych – zacznij korzystać z Doodle.

Autor: Seda Babayan