Tworzenie planu dnia: dwie szybkie wskazówki, jak ożywić swój plan dnia

Jedną z podstawowych zasad organizowania udanego spotkania jest ustalenie porządku obrad. Precyzyjny porządek obrad pozwala utrzymać spotkanie na właściwym torze i skupić się na temacie, umożliwia skuteczne przygotowanie, zachęca do udziału w spotkaniu oraz gwarantuje, że wszystkie kluczowe kwestie zostaną omówione. Ale to przecież już wiesz, prawda? Zakładamy, że skoro czytacie blog Doodle, to dobrze znacie się na sztuce ustalania porządku obrad. I prawdopodobnie już przed spotkaniem rozsyłacie swoje porządki obrad wraz z Funkcja wysyłania wiadomości w aplikacji Doodle Premium, ponieważ wiesz, że Twoi uczestnicy będą lepiej przygotowani, jeśli będą mieli czas na przemyślenie kluczowych punktów spotkania. Niemniej jednak, jeśli chcesz podnieść poziom swoich spotkań w 2019 roku, dobrym punktem wyjścia może być porządek obrad. Oto dwa proste pomysły, które pozwolą urozmaicić porządek obrad:

Niech ktoś inny ustali plan działania

Z agendami jest tak: zazwyczaj ustala je ta sama osoba, a często jest to pracownik na stanowisku kierowniczym. Oznacza to, że to kierownictwo decyduje o tematach do omówienia i zadaniach do wykonania – w ten sposób agenda „spływa” od pracowników wyższego szczebla do reszty zespołu. Jednak pielęgnowanie dynamicznych rozmów, w których pomysły przepływają w obie strony – od kierownictwa do pracowników i odwrotnie – ma kluczowe znaczenie dla tworzenia i utrzymywania dynamicznej, opartej na komunikacji i elastycznej kultury pracy. Postaraj się więc urozmaicić przepływ informacji, wprowadzając zmiany w porządku obrad: ta metoda sprawdza się w przypadku inwestora venture capital i byłego prezesa Bena Horowitza. Horowitz przykłada dużą wagę do regularnych spotkań indywidualnych ze swoimi pracownikami, a podczas tych spotkań, oni ustala porządek obrad. Jest to prosta modyfikacja typowej procedury spotkań, która pozwala Horowitzowi monitorować priorytety i obawy swoich pracowników, a także stymuluje dynamiczny przepływ pomysłów i opinii w miejscu pracy.

Zatrzymajcie się, współpracujcie i słuchajcie!

No dobrze: pozwolenie komuś innemu na sporadyczne ustalanie porządku obrad spotkania w cztery oczy lub w małej grupie może być fajnym pomysłem. Ale nie ma mowy, żeby takie rozwiązanie sprawdziło się podczas spotkania całego zespołu lub walnego zgromadzenia, prawda? Nic bardziej mylnego! Dlaczego nie spróbować stworzyć wspólnego porządku obrad na następne spotkanie całego zespołu? Oto jak to działa: ustal ogólny zarys porządku obrad i rozesłać go przed spotkaniem. Zorganizuj spotkanie w dużej sali z mnóstwem tablic lub kartkami przyklejonymi do ścian – jedna tablica lub kartka na każdy punkt porządku obrad. Poproś zespół, aby przeszedł się po sali i pod każdym punktem dodał komentarze, pytania, a nawet Doodles. Dopracuj porządek obrad na podstawie uwag zespołu – teraz porządek obrad uwzględnia obawy zespołu, odpowiada jego priorytetom i odpowiada na wszystkie pytania.

I to wszystko! Dwie proste strategie, które ożywią Twoje spotkania. Możesz już teraz skreślić z listy zadań punkt „Wprowadź trochę ożywienia na następnym spotkaniu”…