Établir l'ordre du jour : deux conseils rapides pour modifier votre ordre du jour

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Mise à jour : 21 juin 2023

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C'est l'un des principes de base pour organiser une grande réunion : établir un ordre du jour. Un ordre du jour précis permet de garder les réunions sur la bonne voie et sur le sujet, de les préparer efficacement, d'encourager la participation à la réunion et de s'assurer que tous les sujets clés sont couverts. Mais vous le saviez déjà, non ? Nous pensons que si vous lisez le blog Doodle, vous êtes déjà familiarisé avec l'art d'établir un ordre du jour de réunion. Et vous faites probablement déjà circuler vos ordres du jour avant la réunion avec la fonction de messagerie de Doodle Premium, car vous savez que vos invités seront mieux préparés s'ils ont eu le temps de réfléchir aux points clés de la réunion. Néanmoins, si vous cherchez à relever le niveau de vos réunions en 2019, l'ordre du jour pourrait être un bon point de départ. Voici deux idées simples pour secouer votre ordre du jour :

Laissez quelqu'un d'autre établir l'ordre du jour.

Voici ce qu'il en est des ordres du jour : ils sont généralement établis par la même personne et souvent cette personne est employée au niveau de la direction. Cela signifie que la direction décide des questions à débattre et des points d'action - votre ordre du jour est donc transmis par les employés de haut niveau au reste de l'équipe. Mais cultiver des conversations dynamiques, où les idées circulent vers le haut et vers le bas entre la direction et les employés, est essentiel pour créer et maintenir une culture de travail dynamique, communicative et réactive. Essayez donc de diversifier le flux d'informations en modifiant l'ordre du jour des réunions : (cela fonctionne pour le capital-risqueur et ancien PDG Ben Horowitz) (https://www.inc.com/business-insider/how-13-super-successful-executives-run-meetings.html). M. Horowitz met un point d'honneur à organiser régulièrement des réunions en tête-à-tête avec ses employés et, lors de ces réunions, ils fixent l'ordre du jour. Il s'agit d'une variante simple de la procédure de réunion habituelle qui permet à Horowitz de garder un œil sur les priorités et les préoccupations de ses employés, et qui stimule un flux dynamique d'idées et de commentaires sur le lieu de travail.

Arrêtez-vous, collaborez et écoutez !

D'accord : laisser quelqu'un d'autre établir occasionnellement l'ordre du jour d'un entretien individuel ou d'une réunion en petit groupe peut être cool. Mais il n'y a aucune chance que cela fonctionne pour une réunion de l'ensemble du personnel ou une AGA, n'est-ce pas ? Pas du tout ! Pourquoi ne pas essayer de créer un ordre du jour collaboratif pour votre prochaine réunion d'équipe ? Voici comment cela fonctionne : établissez un ordre du jour général et faites-le circuler avant la réunion. Organisez votre réunion dans une grande salle avec de nombreux tableaux blancs ou avec des feuilles de papier collées aux murs, un tableau ou une feuille de papier pour chaque point de l'ordre du jour. Demandez à votre équipe de parcourir la salle et d'ajouter des commentaires, des questions, voire des gribouillages sous chaque point. Affinez votre ordre du jour sur la base des commentaires de votre équipe - maintenant, l'ordre du jour de votre réunion répond aux préoccupations de votre équipe, correspond à ses priorités et répond à toutes ses questions.

Et c'est tout ! Deux stratégies simples pour dynamiser vos réunions. Vous pouvez d'ores et déjà rayer "Secouer la prochaine réunion" de votre agenda...

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