Definir a agenda: duas dicas rápidas para agitar sua agenda

É um dos princípios básicos para a realização de uma Grande Reunião: estabelecer uma agenda. Uma agenda apertada mantém as reuniões nos trilhos e no tópico, permite uma preparação eficaz, incentiva a participação nas reuniões e assegura que todos os tópicos-chave sejam cobertos. Mas você já sabia disso, certo? Pensamos que se você está lendo o blog Doodle, você está bem versado na arte de estabelecer a agenda de uma reunião. E você provavelmente já está circulando suas agendas antes da reunião com recurso de mensagens do Doodle Premium, porque você sabe que seus convidados estarão melhor preparados se tiverem tido tempo de pensar nos pontos-chave da reunião. No entanto, se você estiver procurando nivelar suas reuniões em 2019, a agenda pode ser um bom lugar para começar. Aqui estão duas idéias simples para agitar a sua agenda:

Que Alguém Mais Defina a Agenda

Aqui está o problema das agendas: geralmente são estabelecidas pela mesma pessoa e muitas vezes essa pessoa é empregada a nível de gestão. Isto significa que a gerência decide sobre questões de discussão e itens de ação - assim, sua agenda 'flui' de funcionários de alto nível para o resto da equipe. Mas cultivar conversas dinâmicas, onde as idéias fluem para cima e para baixo entre a gerência e os funcionários, é a chave para criar e manter uma cultura de trabalho dinâmica, comunicativa e responsiva. Portanto, tente diversificar o fluxo de informações agitando a agenda da reunião: trabalha para o capitalista de risco e ex-CEO Ben Horowitz. Horowitz faz questão de realizar reuniões individuais regulares com seus funcionários e, nestas reuniões, eles estabelecem a agenda. É uma simples reviravolta no procedimento típico de reuniões que permite a Horowitz manter um controle sobre as prioridades e preocupações de seus funcionários e estimula um fluxo dinâmico de idéias e feedback no local de trabalho.

Pare, colabore e escute!

Certo: deixar alguém ocasionalmente definir a agenda para uma reunião individual ou uma reunião de um pequeno grupo pode ser legal. Mas não há como essa mudança funcionar para uma reunião de todas as mãos ou para uma AGM, certo? Errado! Por que não tentar criar uma agenda colaborativa para sua próxima reunião de toda a equipe? Eis como funciona: estabeleça uma agenda solta e a faça circular antes da reunião. Faça sua reunião em uma sala grande com muitos quadros brancos ou com papel preso nas paredes, um quadro ou folha de papel para cada item da agenda. Faça sua equipe caminhar pela sala e acrescente comentários, perguntas, até mesmo rabiscos por baixo de cada item. Refine sua agenda com base na contribuição de sua equipe - agora sua agenda de reuniões atende às preocupações de sua equipe, combina com suas prioridades e responde a todas as suas perguntas.

E é isso! Duas estratégias simples para energizar suas reuniões. Você pode ir em frente e riscar "Agite a próxima reunião" de sua agenda agora...