A importância de estabelecer agendas para as reuniões

Quantas vezes você já se sentou em uma reunião, frustrado com a falta de organização e com a constante ida e volta de diferentes tópicos? Bem, você não está sozinho. Segundo Insider, $37 bilhões de dólares são perdidos na América a cada ano devido a reuniões improdutivas. Isso corresponde a cerca de um terço ou 3,6 milhões a cada dia.

A loucura é... não tem que ser assim. CEOs, líderes empresariais e empresários já têm uma alta demanda por seu tempo, então é bobagem não gerir seu tempo efetivamente com uma agenda. Estabelecer uma, pode garantir que as reuniões se concentrem no que é importante, se mantenham no caminho certo, ajudem a informar melhores decisões e sejam produtivas.

Os benefícios de estabelecer uma agenda

Uma das melhores coisas sobre ter uma agenda para reuniões é aumentar a produtividade. Quando se tem um plano claro, isso ajuda a todos a se manterem concentrados e no caminho certo. Isto significa menos tempo é desperdiçado saltando erraticamente em torno de diferentes tópicos e mais é dedicado a alcançar os objetivos da reunião.

Mas o aumento da produtividade não é o único benefício porque uma agenda também ajuda com gerenciamento de tempo. Ao delinear os itens que precisam ser discutidos e o tempo alocado para cada um, você pode garantir que a reunião permaneça dentro do prazo designado. Isto pode ser especialmente importante para líderes de negócios e empresários ocupados que têm muito em seu prato e não podem se dar ao luxo de passar horas em reuniões. A administração do tempo também pode se beneficiar de uma ferramenta de programação como Doodle. Quando você faz uma pesquisa, você pode reunir as pessoas em minutos sem muitos e-mails de ida e volta.

Você também deve descobrir que a definição de uma agenda pode foco e clareza. Com um esquema claro dos tópicos a serem abordados, todos podem se preparar e vir à reunião prontos para discutir e contribuir. Muito importante ao garantir que as questões vitais não sejam negligenciadas.

A comunicação ineficaz pode muitas vezes ser a raiz de muitos problemas que surgem nas reuniões, mas com uma agenda clara, você verá que isso pode ser superado. Tendo tópicos listados e na ordem em que serão abordados, você pode ajudar a garantir que todos estejam na mesma página. Os CEOs acharão isto especialmente útil quando realizar grandes reuniões ou para as equipes que trabalham remotamente.

Como criar uma agenda eficaz?

Portanto, você decidiu começar a definir as agendas de suas reuniões. Ótimo. Mas por onde você começa? Aqui estão algumas dicas para que você comece:

Determine o propósito e os objetivos da reunião. Antes de começar a elaborar a agenda de uma reunião, você precisa saber o que quer realizar. Considere o que precisa ser discutido e o que decisões precisam ser feitas. Lembre-se, nem tudo precisa ser decidido ali e depois. Isto o ajudará a determinar quais itens incluir e quanto tempo alocar para cada um.

Convidar os participantes necessários. Certifique-se de incluir qualquer pessoa que precise fazer parte da discussão ou que será afetada pelas decisões tomadas. Também é uma boa idéia enviar a agenda a todos os participantes com antecedência para que eles possam vir preparados.

Determine a duração da reunião. Seja realista sobre quanto tempo você precisará para cobrir todos os itens da agenda. Se você tiver muito a discutir, talvez queira considerar agendar uma reunião mais longa ou dividi-la em várias sessões. Uma ferramenta como o Doodle o ajudará cobrir um tempo que funcione para todos.

Isto o ajudará a garantir que os tópicos mais importantes sejam discutidos primeiro, caso seu tempo se esgote. Você também pode querer considerar agrupar itens semelhantes no caso de poder derrubar coisas de menor prioridade ao mesmo tempo e tornar o meeting mais coeso.

Inclua pausas e permita a flexibilidade. É importante dar às pessoas uma chance de esticar as pernas e reorientar o foco, portanto, considere incluir as pausas em sua agenda. Além disso, é uma boa idéia deixar alguma flexibilidade na agenda, caso surja algo importante que precise ser discutido.

Além de todas essas dicas, lembre-se de estar aberto para ajustar a agenda conforme necessário. E não se esqueça de rever e actualizar suas agendas regularmente para garantir que elas continuem a atender às necessidades de sua equipe. Se você é um CEO ou empreendedor, o tempo é precioso e não quer desperdiçá-lo com agendas desatualizadas.

Como você se agarra a isso?

Você tem sua agenda e se sente confiante sobre a reunião, mas como você garante que as pessoas se apeguem a ela?

Atribuir um facilitador. Considere a possibilidade de indicar alguém que possa moderar a reunião. Essa pessoa pode ajudar a manter a conversa nos trilhos, interromper conversas secundárias desnecessárias e garantir que todos os itens da agenda sejam cobertos.

Anime a participação e a discussão, mas mantenha o foco. É importante permitir que as pessoas expressem seus pensamentos, mas também é vital manter o tema em mãos. Encoraje a todos a ter sua opinião e evite permitir que uma pessoa domine a conversa. Uma variedade de vozes vai ajudar líderes empresariais e empresários a tomar melhores decisões quando for preciso tomar uma.

Utilizar um timer. Para ajudar a acompanhar o tempo, considere o uso de um timer ou a configuração de alarmes em seu telefone para informá-lo quando for hora de passar para o próximo item da agenda.

Sejam flexíveis. Embora seja importante manter a agenda o máximo possível, demasiada rigidez vai frustrar productividade. Seja flexível e aberto para ajustar a agenda conforme necessário. Se surgir uma questão importante que precisa ser abordada, não tenha medo de se desviar do plano.

O objetivo de uma agenda é ajudar a orientar a conversa, não a ditar. Portanto, esteja aberto a sugestões e feedback de sua equipe. Se for uma reunião recorrente isto ajudará as reuniões subseqüentes a serem mais eficientes.

Não deixe sua reunião se juntar aos milhões de outros que deixam os participantes frustrados e inseguros sobre os próximos passos. Considere a criação de uma agenda como parte de seu planejamento e tenha mais reuniões eficientes e eficazes.