Quante volte vi siete seduti in una riunione, frustrati per la mancanza di organizzazione e per il continuo avanti e indietro di argomenti diversi? Beh, non siete i soli. Secondo Insider, ogni anno in America si perdono 37 miliardi di dollari a causa di riunioni improduttive. Questo corrisponde a circa un terzo, ovvero 3,6 milioni di riunioni al giorno.

La cosa assurda è che... non deve essere così. Gli amministratori delegati, i dirigenti d'azienda e gli imprenditori hanno già un'elevata richiesta di tempo, quindi è stupido che non gestiscano il loro tempo in modo efficace con un ordine del giorno. Fissarne uno può garantire che le riunioni si concentrino su ciò che è importante, rimangano in linea, aiutino a prendere decisioni migliori e siano produttive.

I vantaggi della definizione di un'agenda

Uno dei vantaggi di avere un ordine del giorno per le riunioni è l'aumento della produttività. Quando si dispone di un piano chiaro, si aiuta tutti a rimanere concentrati e in carreggiata. Ciò significa che si spreca meno tempo a saltare in modo irregolare tra i vari argomenti e se ne dedica di più al raggiungimento degli obiettivi della riunione.

Ma l'aumento della produttività non è l'unico vantaggio, perché un'agenda aiuta anche nella gestione del tempo. Delineando gli argomenti che devono essere discussi e il tempo assegnato a ciascuno di essi, è possibile garantire che la riunione si svolga entro i tempi stabiliti. Questo può essere particolarmente importante per i dirigenti e gli imprenditori più impegnati, che hanno molto da fare e non possono permettersi di passare ore in riunione. Anche la gestione del tempo può trarre vantaggio da uno strumento di pianificazione come Doodle. Quando si crea un sondaggio, è possibile riunire le persone in pochi minuti senza dover inviare molte e-mail.

Dovreste anche scoprire che la definizione di un ordine del giorno può aumentare la concentrazione e la chiarezza. Con uno schema chiaro degli argomenti da trattare, tutti possono prepararsi e arrivare alla riunione pronti a discutere e a contribuire. È molto importante per assicurarsi che le questioni vitali non vengano trascurate.

Una comunicazione inefficace può spesso essere alla base di molti problemi che sorgono durante le riunioni, ma con un ordine del giorno chiaro è possibile superare questo problema. Se si elencano gli argomenti e si stabilisce l'ordine in cui verranno trattati, si può garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. I direttori generali troveranno questa soluzione particolarmente utile quando sono in corso grandi riunioni o per i team che lavorano in remoto.

Come creare un'agenda efficace?

Avete deciso di iniziare a stabilire un ordine del giorno per le vostre riunioni. Ottimo. Ma da dove cominciare? Ecco alcuni suggerimenti per iniziare:

*Prima di iniziare a preparare l'ordine del giorno di una riunione, dovete sapere cosa volete ottenere. Considerate cosa deve essere discusso e quali decisioni devono essere prese. Ricordate che non tutto deve essere deciso lì per lì. Questo vi aiuterà a determinare quali elementi includere e quanto tempo destinare a ciascuno di essi.

Invitare i partecipanti necessari. Assicuratevi di includere tutti coloro che devono partecipare alla discussione o che saranno interessati dalle decisioni prese. È anche una buona idea inviare l'ordine del giorno a tutti i partecipanti in anticipo, in modo che possano arrivare preparati.

*Stabilite la durata della riunione: siate realistici sul tempo che vi servirà per trattare tutti i punti all'ordine del giorno. Se avete molto da discutere, potreste prendere in considerazione di programmare una riunione più lunga o di suddividerla in più sessioni. Uno strumento come Doodle vi aiuterà a trovare un orario che vada bene per tutti.

Questo vi aiuterà a garantire che gli argomenti più importanti vengano discussi per primi, nel caso in cui il tempo a disposizione si esaurisca. Si può anche pensare di raggruppare argomenti simili, in modo da poter eliminare contemporaneamente gli argomenti di minore priorità e rendere la riunione più coesa.

Includere le pause e consentire la flessibilità. È importante dare alle persone la possibilità di sgranchirsi le gambe e di riorientarsi, quindi considerate l'opportunità di includere delle pause nell'ordine del giorno. Inoltre, è una buona idea lasciare un po' di flessibilità nel programma nel caso in cui si presenti qualcosa di importante da discutere.

Oltre a tutti questi suggerimenti, ricordate di essere aperti a modificare l'ordine del giorno in base alle necessità. E non dimenticate di rivedere e aggiornare regolarmente gli ordini del giorno per assicurarvi che continuino a soddisfare le esigenze del vostro team. Se siete un amministratore delegato o un imprenditore, il tempo è prezioso e non volete sprecarlo con agende non aggiornate.

Come si fa a rispettarlo?

Avete il vostro ordine del giorno e vi sentite sicuri della riunione, ma come fate a garantire che le persone lo rispettino?

Assegnate un facilitatore. Considerate la possibilità di nominare una persona che possa moderare la riunione. Questa persona può aiutare a mantenere la conversazione sui binari, a fermare le conversazioni secondarie non necessarie e a garantire che tutti i punti all'ordine del giorno vengano trattati.

*È importante consentire alle persone di esprimere i propri pensieri, ma è anche fondamentale attenersi all'argomento in questione. Incoraggiate tutti a dire la loro ed evitate che una persona domini la conversazione. Una varietà di voci aiuterà i leader aziendali e gli imprenditori a prendere decisioni migliori quando è necessario.

*Per tenere sotto controllo il tempo, prendete in considerazione l'uso di un timer o l'impostazione di allarmi sul telefono per sapere quando è il momento di passare al punto successivo dell'ordine del giorno.

Siate flessibili. Sebbene sia importante attenersi il più possibile all'agenda, un'eccessiva rigidità rischia di vanificare la produttività. Siate flessibili e aperti a modificare l'ordine del giorno secondo le necessità. Se si presenta una questione importante che deve essere affrontata, non abbiate paura di deviare dal piano.

L'obiettivo di un ordine del giorno è quello di guidare la conversazione, non di imporla. Quindi, siate aperti agli input e ai feedback del vostro team. Se si tratta di una Impostare eventi ricorrenti, intervallo dal menu di programmazione, questo aiuterà le riunioni successive a essere più efficienti.

Non lasciate che la vostra riunione si unisca ai milioni di altre che lasciano i partecipanti frustrati e incerti sulle fasi successive. Considerate la creazione di un'agenda come parte della vostra pianificazione e avrete riunioni più efficienti ed efficaci.