Come creare un'agenda efficace?
Avete deciso di iniziare a stabilire un ordine del giorno per le vostre riunioni. Ottimo. Ma da dove cominciare? Ecco alcuni suggerimenti per iniziare:
*Prima di iniziare a preparare l'ordine del giorno di una riunione, dovete sapere cosa volete ottenere. Considerate cosa deve essere discusso e quali decisioni devono essere prese. Ricordate che non tutto deve essere deciso lì per lì. Questo vi aiuterà a determinare quali elementi includere e quanto tempo destinare a ciascuno di essi.
Invitare i partecipanti necessari. Assicuratevi di includere tutti coloro che devono partecipare alla discussione o che saranno interessati dalle decisioni prese. È anche una buona idea inviare l'ordine del giorno a tutti i partecipanti in anticipo, in modo che possano arrivare preparati.
*Stabilite la durata della riunione: siate realistici sul tempo che vi servirà per trattare tutti i punti all'ordine del giorno. Se avete molto da discutere, potreste prendere in considerazione di programmare una riunione più lunga o di suddividerla in più sessioni. Uno strumento come Doodle vi aiuterà a trovare un orario che vada bene per tutti.
Questo vi aiuterà a garantire che gli argomenti più importanti vengano discussi per primi, nel caso in cui il tempo a disposizione si esaurisca. Si può anche pensare di raggruppare argomenti simili, in modo da poter eliminare contemporaneamente gli argomenti di minore priorità e rendere la riunione più coesa.
Includere le pause e consentire la flessibilità. È importante dare alle persone la possibilità di sgranchirsi le gambe e di riorientarsi, quindi considerate l'opportunità di includere delle pause nell'ordine del giorno. Inoltre, è una buona idea lasciare un po' di flessibilità nel programma nel caso in cui si presenti qualcosa di importante da discutere.
Oltre a tutti questi suggerimenti, ricordate di essere aperti a modificare l'ordine del giorno in base alle necessità. E non dimenticate di rivedere e aggiornare regolarmente gli ordini del giorno per assicurarvi che continuino a soddisfare le esigenze del vostro team. Se siete un amministratore delegato o un imprenditore, il tempo è prezioso e non volete sprecarlo con agende non aggiornate.