Il valore della pianificazione anticipata: Perché essere organizzati conviene

Albert Einstein ha detto una volta: "Dal disordine, trovate la semplicità. Dalla discordia, trovate l'armonia. Nel mezzo delle difficoltà si trova l'opportunità". Non preoccupatevi, non stiamo mettendo alla prova le vostre conoscenze di fisica, ma ci fa pensare a un'importante applicazione nel mondo reale: pianificare in anticipo e essere organizzati.

Non è sempre una cosa che sembra immediatamente ovvia, soprattutto quando si cerca di andare avanti con le cose, ma la disorganizzazione può avere un serio effetto sulla vostra attività e sulla vostra salute. Se lo stress è un'occasione persa e molto altro ancora, vediamo perché è importante avere una visione d'insieme della propria agenda.

L'impatto di una cattiva organizzazione su un'azienda

Capita a tutti di avere dei momenti in cui ci si agita o si dimentica qualcosa di importante. Tuttavia, su scala più ampia, una cattiva organizzazione può avere un impatto significativo su un'azienda. Porta a una diminuzione dell'efficienza, a opportunità mancate e a un aumento dello stress per il personale e i dirigenti.

Ogni azienda vuole imparare come essere efficiente. La disorganizzazione può portare a confusione e incomprensioni, con conseguenti ritardi ed errori. È probabile che siate stati quel dipendente, frustrato da colleghi o processi non organizzati, che alla fine si sente meno produttivo e demotivato. Questo si ripercuote in ultima analisi sul successo complessivo dell'azienda.

Le opportunità perse sono un'altra conseguenza della scarsa organizzazione. Se non si riesce a rispondere rapidamente ai potenziali clienti si finisce per fare una cattiva impressione, dato che una ricerca di Harvard Business Review riporta che il ciclo di vendita è ora più breve che mai. Una cattiva organizzazione può far sì che i concorrenti vi battano sul tempo e si aggiudichino un affare che avrebbe potuto essere vostro.

Anche se riuscite a superare il processo di vendita, la disorganizzazione potrebbe farvi perdere il cliente. Ad esempio, una scadenza non rispettata o l'incapacità di fare seguito potrebbero far sì che il cliente per cui avete lavorato duramente vada da un'altra parte.

Infine, la disorganizzazione spesso porta a un aumento dello stress sia per i dirigenti che per i dipendenti. Quando mancano struttura e obiettivi chiari, può essere difficile per gli individui sapere cosa ci si aspetta da loro e come dare priorità ai propri compiti. Più questa situazione si protrae, più aumenta la probabilità che i dipendenti inizino a sentirsi esauriti o sopraffatti. Ciò avrà un impatto negativo sul morale e sulla soddisfazione lavorativa complessiva.

I vantaggi dell'organizzazione

Dall'altro lato della medaglia, essere organizzati e pianificare in anticipo migliorerà notevolmente il successo della vostra attività.

Uno dei vantaggi più evidenti è il miglioramento della gestione del tempo. Quando si dispone di un processo chiaro per la prenotazione delle riunioni e la definizione delle priorità, si utilizzerà il proprio tempo in modo molto più efficace. Ad esempio, se create una Pagina di prenotazione per consentire ai clienti di fissare un appuntamento con voi, potrete eliminare le e-mail di risposta e dedicare più tempo alla preparazione. In questo modo potrete sfruttare al meglio la vostra giornata ed evitare di sentirvi sopraffatti da richieste contrastanti.

Un'organizzazione efficiente porta anche a un aumento della produttività. Quando si può guardare avanti di qualche settimana o mese, si può sapere cosa sta per succedere, che tempo si ha a disposizione e quando, oltre alle risorse a disposizione. Questo significa che lavorate in modo più efficiente e riuscite a fare di più in meno tempo. Tutto ciò porta a un maggiore successo per l'azienda.

Per i dirigenti aziendali, una buona organizzazione migliorerà la vostra capacità decisionale. Quando si ha una chiara comprensione degli obiettivi e delle priorità, è più facile prendere decisioni informate e in linea con la strategia generale.

Tutti questi passaggi contribuiranno a ridurre lo stress per voi e per i vostri dipendenti. Un piano e una struttura chiari rendono più facile rimanere in carreggiata ed evitare di sentirsi sopraffatti da richieste contrastanti. Questo porterà voi e i vostri dipendenti a godere di un ambiente di lavoro più positivo e di un equilibrio vita-lavoro più sano.

Consigli per dirigenti e imprenditori

In qualità di dirigente d'azienda o imprenditore, è importante dare priorità all'organizzazione e alla pianificazione preventiva per raggiungere il successo per voi e per i vostri dipendenti. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarvi:

Innanzitutto, fissare obiettivi e priorità chiare. Avere una visione di ciò che voi, in quanto dirigenti, volete raggiungere vi aiuterà a concentrare i vostri sforzi e a sfruttare al meglio il vostro tempo e le vostre risorse. Fate un elenco dei vostri obiettivi e classificateli in base all'importanza e alla scadenza. Questo vi aiuterà a rimanere in carreggiata e a progredire verso i vostri obiettivi.

Quindi, creare un programma e rispettarlo. Un programma ben organizzato è fondamentale per i CEO e i leader per pianificare la loro giornata, allocare il tempo in modo efficace ed evitare di sentirsi sopraffatti. Utilizzate uno strumento di pianificazione, come Doodle, per le riunioni, in modo da non dovervi impantanare in messaggi di posta elettronica.

Assicuratevi di mettere da parte del tempo per i compiti importanti e per le pause per riposare e ricaricarsi. È anche importante essere realistici su quanto si può realizzare in un dato giorno ed evitare di sentirsi sovraccarichi.

Assicuratevi di delegare i compiti in modo efficace. Se da un lato è importante che gli amministratori delegati e i dirigenti si assumano la responsabilità dell'azienda, dall'altro è altrettanto importante riconoscere quando è il momento di lasciare che altri portino avanti determinati compiti. Questo può aiutare a liberare il vostro tempo e permettervi di concentrarvi sui vostri punti di forza e sui compiti più importanti per far crescere la vostra azienda.

Anche utilizzare la tecnologia a proprio vantaggio può aiutare a rimanere produttivi. Esiste un'ampia gamma di strumenti e applicazioni che possono aiutarvi a gestire il vostro tempo, a comunicare con il vostro team e a tenere sotto controllo le attività. Provate a sperimentare diverse opzioni per trovare quelle che funzionano meglio per voi.

Infine, riservate del tempo per la revisione. Rivedere regolarmente i vostri obiettivi e i vostri progressi può aiutarvi a mantenere la rotta e ad apportare le modifiche necessarie al vostro piano. È anche importante dedicare del tempo alla pianificazione e alla strategia, in modo da poter stare concentrati sul quadro generale e pianificare il futuro.

A differenza di Einstein, non dovete cercare di risolvere i misteri dell'universo. Tuttavia, avere un controllo sulla vostra agenda, pianificare il futuro ed essere organizzati non solo porterà a una riduzione dello stress e a un aumento della produttività, ma anche a dipendenti più felici e a un maggiore successo aziendale.