L'arte di programmare efficacemente le riunioni: Suggerimenti per i leader più impegnati

Come leader d'azienda, conoscete l'importanza delle riunioni per riunire il vostro team, prendere decisioni e far crescere la vostra azienda. Tuttavia, con così tante richieste di tempo, programmare le riunioni in modo efficace è una delle più grandi sfide per la maggior parte degli amministratori delegati e dei dirigenti di alto livello da padroneggiare. Come possiamo quindi trovare il tempo per i leader più impegnati?

Secondo un sondaggio condotto tra i dipendenti dell'Università del North Carolina, la maggior parte ha dichiarato che ben un terzo delle riunioni è improduttivo. Questo aggiunge un altro punto importante. Tutti i membri di un'organizzazione, e non solo quelli che occupano posizioni di responsabilità, devono sfruttare al meglio il proprio tempo.

Gli strumenti di pianificazione come Doodle sono solo uno dei modi in cui le persone possono ridurre il rumore e riprendere il controllo della propria giornata, ma per aiutarvi ulteriormente, ecco alcuni trucchi di produttività per leader impegnati che vi faranno diventare dei professionisti della pianificazione.

Iniziare con uno scopo chiaro

Prima ancora di iniziare a programmare una riunione, prendetevi un po' di tempo per pensare allo scopo della riunione e a ciò che volete ottenere. Questo vi aiuterà a determinare chi deve essere coinvolto e quanto tempo è necessario.

Una delle cose migliori da fare è creare uno schema della riunione. È un po' diverso da un ordine del giorno, in quanto si tratta più che altro di definire o di elaborare le aspettative, gli obiettivi e i traguardi di alto livello. Non è necessario che sia qualcosa di formale o che richieda molto tempo, ma vi darà un'idea di ciò che dovete realizzare.

Invitare le persone giuste

Non è necessario che ogni riunione coinvolga l'intero team. Considerate chi ha veramente bisogno di essere presente in base alla sua competenza, al suo contributo o al suo potere decisionale. Invitare troppe persone può perdere tempo e diluire la conversazione, mentre non invitare le persone giuste può ostacolare il progresso.

Quando pianificate la riunione, pensate a chi può apportare un valore aggiunto all'incontro e assicuratevi che ci siano dei passi successivi chiari al termine della riunione.

Stabilire un'agenda specifica

Una volta stabilito lo scopo della riunione e chi deve essere presente, create un ordine del giorno specifico con scopi e obiettivi chiari. Questo aiuterà tutti a capire di cosa si parlerà e cosa ci si aspetta da loro. Inoltre, garantirà che la riunione rimanga sul filo del rasoio e non si addentri in argomenti non correlati.

È anche importante assicurarsi di trattare il tempo per riconoscere i risultati del team. Aggiungete un paio di minuti all'ordine del giorno per dare il benvenuto a un ottimo lavoro. Questo aiuterà a motivare il team e a sollevare il morale della riunione.

Scegliere il momento e il luogo giusto

Quando si programma una riunione, bisogna considerare la disponibilità di tutti i partecipanti e scegliere un orario che vada bene per tutti. In questo caso, uno strumento come Doodle può semplificare il processo. Se dovete riunire un gruppo, provate a inviare un invito a un sondaggio di gruppo e trovate un orario che vada bene per tutti.

Pensate anche al luogo e alla necessità di essere di persona o online per una discussione produttiva. Ad esempio, una sala conferenze potrebbe essere più adatta per un gruppo più numeroso, mentre un incontro individuale potrebbe svolgersi in una caffetteria.

Considerare la tecnologia

Con le videoconferenze, ormai parte integrante della maggior parte delle aziende, è più facile che mai tenere riunioni con persone che non si trovano nel vostro stesso luogo. È una delle migliori tecniche di gestione del tempo che i dirigenti impegnati possano utilizzare.

Può essere un'ottima opzione anche per i team remoti o per invitare esperti esterni a partecipare alla conversazione. Assicuratevi solo di testare la tecnologia in anticipo, di tenere conto dei fusi orari e di fornire istruzioni chiare per garantire una riunione senza intoppi.

Follow up dopo la riunione

Uno degli errori più gravi che si commettono durante le riunioni è quello di non dare seguito alle azioni e alle decisioni prese.

Dopo la riunione, prendetevi un po' di tempo per rivedere gli appunti e inviate un riepilogo di ciò che è stato discusso, nonché i passi successivi e chi deve fare cosa. Questo aiuterà tutti a rimanere in carreggiata e a rendere conto del proprio ruolo nel raggiungimento degli obiettivi della riunione.

Un'efficace programmazione delle riunioni può essere un fattore chiave per il successo della vostra azienda. Seguendo questi suggerimenti, potrete assicurarvi che le riunioni siano produttive, efficienti e preziose per il vostro team.

Per ricapitolare questi efficaci consigli per la gestione del tempo, ricordate di iniziare con uno scopo chiaro, di invitare le persone giuste, di stabilire un ordine del giorno specifico, di scegliere l'ora e il luogo giusti, di prendere in considerazione la tecnologia come le videoconferenze e di dare un seguito dopo la riunione. Con questi accorgimenti, potrete sfruttare al meglio il vostro tempo e raggiungere i vostri obiettivi in modo più efficace.