L'art de planifier efficacement les réunions : Conseils pour les dirigeants très occupés

En tant que chef d'entreprise, vous connaissez l'importance des réunions pour rassembler votre équipe, prendre des décisions et faire progresser votre entreprise. Cependant, compte tenu des nombreuses demandes qui pèsent sur votre temps, la planification efficace des réunions est l'un des plus grands défis à relever pour la plupart des PDG et des cadres supérieurs. Alors comment faire pour dégager du temps pour les dirigeants occupés ?

Selon une enquête menée auprès des employés par l'Université de Caroline du Nord, la plupart ont déclaré que jusqu'à un tiers des réunions étaient improductives. Cela ajoute un autre point important. Tous les membres d'une organisation, et pas seulement ceux qui occupent des postes de direction, doivent tirer le meilleur parti de leur temps.

Les outils de planification comme Doodle ne sont que l'un des moyens permettant aux gens de réduire le bruit et reprendre le contrôle de leur journée, mais pour vous aider davantage, voici quelques astuces de productivité pour les dirigeants occupés afin de faire de vous un pro de la planification.

Commencez par un objectif clair

Avant même de commencer à planifier une réunion, prenez le temps de réfléchir à l'objectif de la réunion et à ce que vous voulez réaliser. Cela vous aidera à déterminer qui doit être impliqué et combien de temps est nécessaire.

L'une des meilleures choses à faire est de créer un plan de réunion. C'est un peu différent d'un ordre du jour dans la mesure où il s'agit plutôt de définir ou d'élaborer des attentes, des buts et des objectifs de haut niveau. Cela ne doit pas nécessairement être quelque chose de formel ou prendre beaucoup de temps, mais cela vous donnera une idée de ce que vous devez accomplir.

Inviter les bonnes personnes

Il n'est pas nécessaire que toute l'équipe participe à chaque réunion. Considérez qui doit vraiment être présent en fonction de son expertise, de sa contribution ou de son pouvoir de décision. Inviter trop de personnes peut perdre du temps et diluer la conversation, tandis que ne pas inviter les bonnes personnes peut entraver les progrès.

Lors de la planification de la réunion, pensez à ceux qui vont apporter une valeur ajoutée à la réunion et assurez-vous qu'il y aura des étapes suivantes claires à la fin de la réunion.

Fixer un ordre du jour précis

Une fois que vous connaissez l'objet de la réunion et que vous savez qui doit y assister, établissez un ordre du jour spécifique avec des buts et des objectifs clairs. Cela permettra à chacun de comprendre ce qui sera discuté et ce que l'on attend de lui. Cela garantira également que la réunion reste sur la bonne voie et ne dérive pas vers des sujets sans rapport.

Il est également important de s'assurer que vous prenez le temps de reconnaître les réalisations de l'équipe. Ajoutez quelques minutes à votre ordre du jour pour féliciter les membres de votre équipe pour leur excellent travail. Cela aidera à motiver votre équipe et à remonter le moral de la réunion.

Choisir le bon moment et le bon endroit

Lorsque vous programmez une réunion, tenez compte de la disponibilité de tous les participants et choisissez un moment qui convient à chacun. C'est là qu'un outil comme Doodle peut rendre le processus simple. Si vous devez réunir un groupe, essayez d'envoyer une invitation à un sondage de groupe et trouvez une heure qui convient à tous.

Pensez également au lieu et à la nécessité d'être en personne ou en ligne pour une discussion productive. Par exemple, une salle de conférence peut être préférable pour un groupe plus important, alors qu'une réunion individuelle pourrait avoir lieu dans un café.

Envisager la technologie

Grâce à la vidéoconférence qui fait désormais partie intégrante de la plupart des entreprises, il est plus facile que jamais d'organiser des réunions avec des personnes qui ne se trouvent pas au même endroit que vous. C'est l'une des meilleures techniques de gestion du temps que les cadres occupés peuvent utiliser.

Cela peut également être une excellente option pour les équipes à distance ou pour inviter des experts externes à se joindre à la conversation. Veillez simplement à tester la technologie à l'avance, à tenir compte des fuseaux horaires et à fournir des instructions claires pour garantir le bon déroulement de la réunion.

Suivi après la réunion

L'une des principales erreurs commises lors des réunions est de ne pas assurer le suivi des actions et des décisions.

Après la réunion, prenez le temps de revoir les notes et envoyez un résumé de ce qui a été discuté, ainsi que les prochaines étapes et qui doit faire quoi. Cela aidera tous les participants à rester sur la bonne voie et à rendre compte de leur contribution à la réalisation des objectifs de la réunion.

Une planification efficace des réunions peut être un facteur clé de la réussite de votre entreprise. En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que vos réunions sont productives, efficaces et précieuses pour votre équipe.

Pour récapituler ces conseils de gestion du temps efficaces, n'oubliez pas de commencer par un objectif clair, d'inviter les bonnes personnes, de fixer un ordre du jour spécifique, de choisir le bon moment et le bon endroit, d'envisager la technologie comme la vidéoconférence et d'assurer le suivi après la réunion. En faisant ces choses, vous pourrez tirer le meilleur parti de votre temps et atteindre vos objectifs plus efficacement.