Semplici strategie per riunioni diversificate

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Doodle Content Team

Aggiornato: 21 giu 2023

Five chairs with different colors in a row.

Quando si parla di diversità e inclusione sul posto di lavoro, le statistiche parlano chiaro: secondo una ricerca di McKinsey, gli ambienti di lavoro etnicamente diversificati hanno il 35% in più di probabilità di superare i concorrenti meno diversificati e le aziende con una composizione diversificata dei generi hanno il 15% in più di probabilità di ottenere risultati migliori. L'analista di mercato Josh Bersin rileva che le aziende diversificate hanno 1,7 volte più probabilità di essere leader nell'innovazione e l'Harvard Business Review segnala che hanno il 70% di probabilità in più di conquistare nuovi mercati. Non solo, ma l'agenzia di reclutamento Glassdoor rileva che il 67% delle persone in cerca di lavoro considera la diversità un fattore importante nella valutazione dei potenziali luoghi di lavoro. Oltre a riflettere la diversità del mondo in cui viviamo, gli ambienti di lavoro diversificati sono più desiderabili e più competitivi delle loro controparti. Eppure...

Prendiamo gli Stati Uniti come caso di studio: Nel 2016, Fortune ha riportato che solo il 4% delle posizioni di amministratore delegato nelle aziende Fortune 500 era occupato da donne. In realtà, non solo c'erano meno CEO donne che CEO uomini, ma c'erano meno CEOS donne che CEOS uomini di nome Dave. Un recente studio ha rivelato che i neri americani hanno il 16% di probabilità in meno di essere chiamati per un colloquio di lavoro, uno svantaggio che inizia ancor prima di varcare la porta. La situazione al di fuori degli Stati Uniti è molto simile.

Qual è dunque l'ostacolo quando si parla di diversità sul posto di lavoro? La risposta lunga è che ci sono molti pregiudizi strutturali e sistemici che devono essere superati. Ma ci sono anche strategie di lavoro attuabili e facili da implementare che possono avere un impatto reale quando si tratta di promuovere e alimentare un ambiente di lavoro diversificato e inclusivo. A ogni livello dell'ambiente di lavoro, dall'assunzione alla promozione, fino alle riunioni, c'è del lavoro da fare. In Doodle, le riunioni sono il nostro campo d'azione, ed è per questo che siamo entusiasti di condividere le nostre intuizioni per creare e sostenere riunioni diversificate e inclusive.

Prima della riunione

Il lavoro di creazione di riunioni inclusive inizia prima della riunione stessa. Con alcuni semplici preparativi pratici, sarete sulla buona strada per organizzare riunioni in cui tutti si sentano a proprio agio e siano incoraggiati a partecipare.

Iniziate controllando l'elenco degli invitati: la composizione dei partecipanti alle riunioni principali rispecchia la composizione eterogenea del vostro ambiente di lavoro? Se non è così, la soluzione è facile! Cambiate le cose e invitate partecipanti diversi: non dimenticate che voci nuove possono portare idee nuove.

Ma cosa succede se avete già una lista di invitati diversificata per le vostre riunioni, ma vedete sempre le stesse facce? Forse è il caso di scavare un po' più a fondo. C'è un motivo per cui alcune persone non si presentano alle riunioni importanti? Perché alcuni arrivano in ritardo o se ne vanno prima? Perché alcune persone sembrano non parlare mai? Provate a controllare la riunione programmata con un calendario di festività religiose ed etniche. Se fornite un rinfresco durante le riunioni, assicuratevi di soddisfare una serie di esigenze dietetiche culturali e di indicare chiaramente le opzioni vegetariane, Halal e Kosher.

Tenete conto dei genitori che lavorano quando programmate riunioni importanti: le riunioni al mattino presto e quelle che si protraggono fino a tardi rischiano di entrare in conflitto con gli obblighi familiari. Sforzarsi di invitare in anticipo i partecipanti all'ordine del giorno della riunione può aiutare le persone a sentirsi incluse nella riunione e a investire nel suo esito, evitando di trascurare questioni che potrebbero essere importanti per gli altri. Infine, far circolare il più possibile il materiale prima della riunione consentirà ai partecipanti di esaminarlo con calma, evitando che le persone con disabilità o con diverse esigenze di apprendimento facciano fatica a seguirlo quando la riunione è in corso.

Durante la riunione

Bene, avete fatto i vostri preparativi e vi siete assicurati che una gamma diversificata di persone non solo sia in grado di partecipare, ma che si senta a proprio agio nel partecipare alla riunione. Ma quando avete concluso la riunione, le stesse poche voci hanno dominato la discussione. È un problema comune: in una tipica riunione di 8 persone, 3 parlano per il 70%. E queste voci dominanti possono facilmente oscurare i punti di vista più vari. Durante le riunioni è fondamentale stabilire il tono giusto, in modo che tutti possano partecipare e sentire che i loro contributi sono apprezzati. Se vi accorgete che sono sempre le stesse persone a prendere il controllo della riunione, prendete in considerazione l'idea di stabilire delle linee guida per tutto il luogo di lavoro che stabiliscano il divieto di interrompere le riunioni. Se state conducendo una riunione e notate che una persona interrompe di frequente, è opportuno intervenire educatamente quando succede e affrontare il problema in un secondo momento. Se state cercando un feedback su una questione critica, potete anche provare a girare intorno al tavolo e chiedere il contributo di ogni partecipante a turno. Si può anche provare a porre una domanda e dare ai partecipanti qualche minuto per scrivere le loro risposte prima di condividerle. Questo dà a tutti il tempo di preparare i propri pensieri e scoraggia il tipo di ambiente competitivo in cui le voci più forti e veloci sono le prime a essere ascoltate.

Oltre a prevenire le interruzioni, è importante amplificare le diverse voci e garantire che le idee siano attribuite correttamente. Questa strategia può essere semplice come ripetere l'idea di qualcuno e attribuirgli con enfasi il suo nome e, come hanno scoperto le collaboratrici della Casa Bianca di Obama, può dare i suoi frutti. Come riporta il Washington Post:

Le collaboratrici hanno adottato una strategia di riunione che hanno chiamato "amplificazione": Quando una donna faceva un punto chiave, le altre donne lo ripetevano, dando credito al suo autore. Questo costringeva gli uomini nella stanza a riconoscere il contributo - e negava loro la possibilità di rivendicare l'idea come propria".

Nel primo mandato di Obama, la maggior parte dei suoi collaboratori senior erano uomini. Nel suo secondo mandato, metà dei dipartimenti della Casa Bianca erano presieduti da donne. Sembra che questa strategia, pensata per rendere più visibile il contributo delle donne, abbia funzionato.

Quando gli ambienti di lavoro sono diversificati e inclusivi, tutti e tutto, compresi i profitti, ne beneficiano. E, grazie a queste semplici strategie, una cultura più inclusiva dell'ambiente di lavoro può iniziare dalle riunioni. Dopo tutto, una riunione in cui tutte le voci sono valorizzate e ascoltate è una riunione eccellente.

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