Evitare le insidie più comuni nella pianificazione delle riunioni: Guida per gli imprenditori

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Bobby Rae

Bobby Rae

Aggiornato: 3 ago 2023

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Come imprenditore, sapete che le riunioni di successo sono una parte essenziale della gestione della vostra azienda. Le riunioni possono essere un ottimo modo per condividere informazioni, generare idee e prendere decisioni importanti. Tuttavia, se non sono ben pianificate ed eseguite, possono anche essere una perdita di tempo e consumare i vostri impegni, il che spesso porta a molti errori comuni di chi pianifica le riunioni.

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Anche se a volte può sembrare impossibile, è possibile organizzare riunioni di successo ed evitare gli errori di gestione del calendario. Esploriamo alcune trappole comuni nella pianificazione delle riunioni e come evitarle. Seguendo questi consigli di gestione del calendario per gli imprenditori, potrete assicurarvi che le vostre riunioni siano produttive, efficienti ed efficaci.

Perdita di tempo

Quante volte vi è capitato di partecipare a una riunione e di dire a voi stessi: "Avrebbe dovuto essere un'e-mail?". Perdere tempo in riunioni inutili non è un buon modo di gestire l'azienda.

Prima di programmare una riunione, prendetevi un po' di tempo per pensare a ciò che volete ottenere. State cercando di condividere informazioni? Risolvere un problema? Prendere una decisione? Stabilendo obiettivi chiari, si può fare in modo che la riunione rimanga focalizzata e in linea con i tempi.

Calendar Graphic - Chris

Come imprenditore, il monito "il tempo è denaro" non sarà mai più vero. Spesso si ha l'impressione che se non si lavora, non si guadagna. Ciò significa che quando si tratta di riunioni, queste devono essere con le persone giuste per far crescere la vostra azienda. Invitare troppe persone può creare confusione e caos. Significa anche che non si riesce a fare nulla. Scrivete un elenco di chi vi serve per prendere decisioni e ricevere consigli. Non invitate le persone che non rientrano nella lista.

Andare avanti e indietro per trovare un momento per riunire le persone può essere estenuante. Inoltre, fa perdere tempo. Come imprenditore, potreste voler incontrare degli investitori, che sono persone impegnate. Provate a utilizzare uno strumento di pianificazione come Doodle. Con una Booking Page, potete impostare la vostra disponibilità e poi tutto ciò che dovete fare è inviare un link. In questo modo le persone potranno prenotare un incontro con voi con un semplice clic, senza perdere tempo!

Group Meeting

Prendere decisioni efficaci

Avete invitato le persone giuste alla riunione, quindi è importante assicurarsi di incoraggiare la partecipazione e l'impegno da parte loro. Sono queste le persone che vi aiuteranno a prendere una decisione, quindi chiedete input e feedback a tutti i presenti. È vostro compito assicurarvi che tutti i punti di vista siano ascoltati e considerati.

Se avete dei dipendenti, ascoltarli può aiutarli a sentirsi più apprezzati e inclusi nel processo. Non si sa mai, potreste ricevere un ottimo feedback da qualcuno che non vi aspettate.

Non sempre sarete in grado di prendere ogni decisione sul momento durante la riunione. Le email di follow-up sono importanti. Assicuratevi che i punti d'azione siano stati completati, in modo che le decisioni successive possano essere prese sulla base di prove e non di congetture. Tracciando i progressi delle vostre decisioni e fornendo aggiornamenti regolari, potete contribuire a garantirne il successo e l'efficacia.

Feature Rollout Graphic

Siate pronti ad affrontare le situazioni remote

Gli imprenditori moderni devono essere preparati a svolgere la loro attività online. È inevitabile trovarsi a partecipare a un numero sempre maggiore di riunioni a distanza. Per essere preparati a queste riunioni, è importante essere consapevoli dei fusi orari e assicurarsi di capire come utilizzare lo strumento di videoconferenza.

Una delle sfide principali delle riunioni a distanza è il coordinamento degli orari tra diversi fusi orari. Per evitare confusione e garantire che tutti possano partecipare, è importante considerare attentamente l'orario della riunione e comunicarlo chiaramente a tutti i partecipanti. Gli strumenti di pianificazione sono in grado di adattare l'orario di una riunione all'ora locale delle persone, in modo che queste sappiano esattamente quando si terrà la riunione. L'integrazione con il calendario può aggiungere a tutto ciò la prenotazione dell'orario concordato. Questo significa che non ci sono più doppie prenotazioni.

Un'altra considerazione importante riguarda lo strumento di videoconferenza. Per garantire che la riunione si svolga senza intoppi, è importante familiarizzare con lo strumento e assicurarsi di averne compreso l'utilizzo. Ciò può comportare la prova dello strumento prima della riunione, la risoluzione di eventuali problemi tecnici e la garanzia di una buona connessione a Internet.

Blocked out calendar graphic

Non sovraccaricarsi

Secondo Forbes, la produttività viene schiacciata dagli imprenditori alle prime armi che programmano troppe riunioni. Come imprenditori, è facile cadere nella trappola dell'overbooking di riunioni. Si può pensare di dover incontrare il maggior numero di persone possibile per far crescere la propria attività e rimanere al passo con i tempi. Tuttavia, essere costantemente in riunione può essere controproducente.

Le riunioni richiedono molto tempo e vi sottraggono a compiti più importanti. Se siete costantemente impegnati in riunioni, potreste non avere abbastanza tempo per lavorare sulle cose veramente importanti per la vostra azienda, come lo sviluppo di nuovi prodotti o servizi, le attività di marketing e vendita o la gestione delle finanze.

Inoltre, possono essere mentalmente estenuanti, soprattutto se comportano conversazioni o decisioni difficili. Se siete costantemente in riunione, potreste ritrovarvi a sentirvi esauriti e incapaci di concentrarvi sulle cose che contano davvero.

Non tutte le riunioni sono ugualmente importanti, quindi assicuratevi di organizzare e partecipare solo a quelle veramente importanti.

In generale, sono i piccoli cambiamenti che possono aiutarvi a evitare le comuni insidie delle riunioni ed è importante trovare un equilibrio sul numero delle stesse. Gli incontri con gli investitori e gli esperti possono essere utili per far crescere la vostra attività, ma non lasciate che siano loro a decidere i vostri impegni. È importante avere del tempo libero in calendario per fare altre cose.

Quando dovete avere delle riunioni. Stabilite le priorità, pianificate e siate disposti a utilizzare la tecnologia per massimizzare la vostra disponibilità. Un numero minore di riunioni ben pianificate sarà molto più produttivo per voi e per la vostra azienda.

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