Le trappole delle riunioni che probabilmente state commettendo (e come evitarle)

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Aggiornato: 21 giu 2023

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È quasi superfluo dire che le riunioni sono una parte vitale di qualsiasi organizzazione, ma è anche vero che le riunioni sono spesso il più grande spreco di tempo per qualsiasi organizzazione. Se fatte bene, le riunioni possono unire i team, alimentare l'innovazione e ispirare fiducia e fedeltà all'azienda. Ma quando non hanno successo, possono far perdere tempo, portare a disaccordi e persino, in ultima analisi, danneggiare la soddisfazione dei dipendenti.

Il percorso per rendere ogni riunione più efficiente inizia con l'identificazione di uno scopo di alto livello, che può essere semplice come definire il tipo di riunione che si sta tenendo. Una volta che si ha un'idea più chiara dello scopo, si può ottimizzare la riunione per renderla il più vantaggiosa possibile per tutti i partecipanti. Di seguito troverete i cinque tipi principali di riunione e i nostri "trucchi" per ottenere il massimo da ciascuno di essi.

Aggiornamenti di stato

Gli aggiornamenti di stato possono variare notevolmente in termini di scala, ma sia che si tratti di una panoramica della roadmap aziendale o di una riunione per discutere gli aggiornamenti su un progetto specifico, gli obiettivi e gli scopi generali di queste riunioni rimangono gli stessi.

Resame tra pari. Anche se queste riunioni possono sembrare semplici, c'è un modo fondamentale in cui queste riunioni spesso vanno storte: la confusione. Se avete lavorato a stretto contatto su un progetto, ciò che per voi ha perfettamente senso potrebbe risultare confuso per chi non è direttamente coinvolto. Inoltre, potreste tralasciare di fornire informazioni di base essenziali che a voi sembrano ovvie, ma che potrebbero essere fondamentali per gli altri. Per ovviare a questo inconveniente, è consigliabile organizzare prima la riunione con una persona estranea al progetto e colmare eventuali lacune o chiarire in anticipo eventuali confusioni.

Condivisione delle informazioni

La formazione dei dipendenti e la condivisione delle competenze tra i team sono due dei modi principali in cui le aziende crescono insieme: è qui che entrano in gioco le riunioni di condivisione delle informazioni. Che si tratti di un seminario, di una sessione di formazione o di un incontro meno formale di condivisione delle ricerche, le riunioni di condivisione delle informazioni sono una grande opportunità per educare e responsabilizzare i dipendenti.

**La maggior parte delle persone ha un tempo ottimale per il pensiero cognitivo al mattino, quindi approfittatene programmando queste riunioni nei momenti in cui il vostro team è più acuto e ricettivo.

Siate spietati con la lista degli invitati. In un mondo ideale, sarebbe meraviglioso dare a tutti i membri dell'organizzazione l'accesso alle riunioni di condivisione delle informazioni, ma in realtà ogni riunione significa ore di lavoro produttivo perse. Pensate a chi beneficerebbe di più di questa riunione e cercate di bilanciare il valore per il dipendente con quello per l'organizzazione.

Brainstorming

Le riunioni di brainstorming sono spesso la chiave di volta per le aziende. È l'occasione per innovare, per proporre approcci creativi e nuovi e per dare a tutti i membri la possibilità di partecipare al modo in cui si procede insieme. Per questo motivo, è importante che queste riunioni siano strutturate in modo da permettere alle idee più brillanti di tutti di svilupparsi.

**Sebbene il pensiero cognitivo si svolga meglio nella tarda mattinata, diversi studi suggeriscono che il pensiero creativo sia migliorato dalla stanchezza e che il pensiero aperto si svolga meglio nel corso della giornata. I ritmi di ognuno di noi sono diversi, ma provate a fissare una riunione più tardi e vedete come funziona per il vostro team.

Presa di decisioni

Se dovete decidere come portare avanti un progetto, risolvere un problema o decidere a chi assegnare un progetto, se c'è una domanda a cui rispondere, si tratta di una riunione decisionale. Queste riunioni sono uno dei tipi più vitali, ma spesso possono trasformarsi in dibattiti accesi, giri a vuoto o in un vero e proprio stallo. Per fortuna, esistono un paio di trucchi per rendere il processo decisionale il più efficiente possibile.

Venire armati di ricerca. Quando possibile, i partecipanti dovrebbero arrivare alla riunione con dati e ricerche pertinenti a supporto del processo decisionale. Questo non solo vi aiuterà a prendere decisioni più intelligenti, ma ridurrà anche il rischio che la riunione si trasformi in un tira e molla tra opinioni contrastanti senza un risultato chiaro.

Assegnare la responsabilità di chi prende la decisione e di chi implementa il progetto. Prima dell'inizio della riunione, deve essere chiaro chi prenderà la decisione finale, sia che si tratti di una votazione, sia che la decisione spetti a una sola persona. Se c'è un percorso chiaro per l'attuazione della decisione, si possono anche evitare altre riunioni inutili delegando in quel momento, in modo da poter mettere in pratica il verdetto in modo fluido ed efficiente.

Riunioni con i clienti

Anche nelle aziende che hanno imparato l'arte delle riunioni interne, le migliori pratiche vengono spesso trascurate quando si incontrano i clienti esterni. Tutti i principi fondamentali per il successo delle riunioni interne valgono anche in questo caso: fare ricerche, stabilire un ordine del giorno e scegliere in modo strategico chi invitare alla riunione.

Fare in modo che l'incontro riguardi il cliente, non la vostra proposta di vendita. La preparazione è fondamentale, ma non bombardate il cliente con un'offerta di vendita sbrindellata e provata nel momento in cui si siede. Se hanno fatto le loro ricerche, probabilmente conoscono bene la vostra offerta: l'incontro con il cliente serve a costruire un rapporto unico con lui. Concentratevi sulla loro azienda, sulle loro esigenze e sul modo in cui il vostro prodotto o la vostra offerta possono essere utili per il loro caso d'uso specifico.

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