Les pièges de la réunion que vous êtes probablement en train de faire (et comment les éviter)

Il va presque sans dire que les réunions sont un élément vital de toute organisation, mais il est également vrai que les réunions sont souvent la plus grande perte de temps de toute organisation. Lorsqu'elles sont bien menées, les réunions peuvent unir les équipes, stimuler l'innovation et inspirer la confiance et la loyauté envers l'entreprise. Mais lorsqu'elles échouent, elles peuvent faire perdre du temps, entraîner des désaccords et même, en fin de compte, nuire à la satisfaction des employés.

Pour rendre une réunion plus efficace, il faut commencer par identifier un objectif de haut niveau, ce qui peut être aussi simple que de définir le type de réunion que vous organisez. Une fois que vous aurez une idée plus claire de l'objectif, vous pourrez optimiser votre réunion afin qu'elle soit aussi bénéfique que possible pour tous les participants. Vous trouverez ci-dessous les cinq principaux types de réunions, ainsi que nos "trucs" pour tirer le meilleur parti de chacun d'eux.

Mises à jour du statut

Les mises à jour de statut peuvent varier considérablement en termes d'échelle, mais que vous donniez à chacun une vue d'ensemble de la feuille de route de l'entreprise ou que vous vous réunissiez pour discuter des mises à jour d'un projet spécifique, les objectifs généraux et les buts de ces réunions restent les mêmes.

L'évaluation par les pairs. Bien que ces réunions puissent sembler simples, il y a un moyen clé par lequel ces réunions dérapent souvent : la confusion. Si vous avez travaillé en étroite collaboration sur un projet, ce qui est parfaitement logique pour vous peut être déroutant pour une personne qui n'est pas directement impliquée. De plus, vous pouvez omettre de donner des informations de base essentielles qui vous semblent évidentes, mais qui peuvent être vitales pour les autres. Surmontez ce problème en organisant d'abord la réunion avec une personne extérieure au projet, et en comblant les lacunes ou en dissipant les confusions à l'avance.

Partage d'informations

La formation des employés et le partage des compétences entre les équipes sont deux des principaux moyens par lesquels les entreprises se développent ensemble - et c'est là que les réunions de partage d'informations entrent en jeu. Qu'il s'agisse d'un séminaire, d'une session de formation ou d'une réunion moins formelle de partage de recherches, les réunions de partage d'informations sont une excellente occasion d'éduquer et de responsabiliser les employés.

**La plupart des gens ont leur meilleure capacité de réflexion cognitive le matin, alors profitez-en en programmant ces réunions à des moments où votre équipe est la plus vive et la plus réceptive.

Soyez impitoyable avec la liste des invités. Dans un monde idéal, il serait merveilleux de donner à tous les membres de votre organisation l'accès aux réunions de partage d'informations, mais en réalité, chaque réunion signifie des heures de temps de travail productif perdues. Réfléchissez à qui profiterait le plus de cette réunion et essayez de trouver un équilibre entre la valeur pour l'employé et la valeur pour l'organisation.

Brainstorming

Les réunions de brainstorming sont souvent décisives pour les entreprises. C'est l'occasion d'innover, de proposer des approches créatives et nouvelles, et aussi de donner à chaque membre un intérêt dans la façon dont vous avancez ensemble. Il est donc important que ces réunions soient organisées de manière à permettre aux idées les plus brillantes de chacun de s'épanouir.

**Tenez ces réunions en fin d'après-midi ou en soirée. Bien que la pensée cognitive soit plus efficace en fin de matinée, plusieurs études suggèrent que la pensée créative est améliorée par la fatigue, et que la pensée ouverte est plus efficace plus tard dans la journée. Les rythmes de chacun sont différents, mais essayez une réunion plus tardive et voyez comment cela fonctionne pour votre équipe.

Prise de décision

Que vous deviez décider comment faire avancer un projet, résoudre un problème ou décider à qui confier un projet, s'il y a une question à laquelle il faut répondre, c'est une réunion de prise de décision. Ces réunions sont l'un des types de réunions les plus importants, mais elles peuvent souvent dégénérer en débats passionnés, tourner en rond ou se retrouver dans une impasse. Heureusement, il existe quelques astuces qui permettent de rendre la prise de décision aussi efficace que possible.

Venez armés de recherches. Dans la mesure du possible, les participants doivent venir à la réunion avec des données et des recherches pertinentes pour soutenir le processus de prise de décision. Cela vous aidera non seulement à prendre des décisions plus avisées, mais aussi à minimiser le risque que la réunion se transforme en un va-et-vient d'opinions contradictoires sans résultat clair.

Attribuez la responsabilité de qui prend la décision et de qui met en œuvre le projet. Avant le début de la réunion, il doit être clair qui prendra la décision finale - qu'il s'agisse d'un vote ou que la décision revienne à une seule personne. S'il existe une voie claire pour la mise en œuvre de la décision, vous pouvez également éviter d'autres réunions inutiles en déléguant à ce moment-là, de sorte que vous puissiez mettre le verdict en pratique de manière fluide et efficace.

Réunions avec les clients

Même dans les entreprises qui maîtrisent parfaitement les réunions internes, les meilleures pratiques sont souvent négligées lors des réunions avec les clients externes. Tous les principes clés des réunions internes réussies s'appliquent ici : recherche, établissement d'un ordre du jour et choix stratégique des personnes invitées à la réunion.

Faites en sorte que la réunion soit centrée sur le client, et non sur votre discours de vente. La préparation est essentielle, mais ne bombardez pas un client avec un argumentaire de vente bien ficelé dès qu'il s'assied. S'il a fait ses recherches, il connaît probablement assez bien votre offre générale : l'entretien avec le client consiste à établir une relation qui lui est propre. Concentrez-vous sur son entreprise, ses besoins et la manière dont votre produit ou votre offre peut l'aider dans son cas d'utilisation unique.