Meeting-Fallen, die Sie wahrscheinlich begehen (und wie Sie sie vermeiden können)

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Aktualisiert: 21. Juni 2023

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Es versteht sich fast von selbst, dass Besprechungen ein wichtiger Bestandteil jeder Organisation sind - aber es ist auch wahr, dass Besprechungen oft der größte Zeitfresser für jede Organisation sind. Richtig gemacht, können Besprechungen Teams zusammenführen, Innovationen vorantreiben und Vertrauen und Loyalität zum Unternehmen wecken. Wenn sie jedoch nicht erfolgreich sind, können sie Zeit vergeuden, zu Unstimmigkeiten führen und letztlich sogar die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen.

Der Weg zu einer effizienteren Besprechung beginnt mit der Festlegung eines übergeordneten Ziels - und das kann so einfach sein wie die Definition der Art der Besprechung, die Sie abhalten. Sobald Sie eine klarere Vorstellung von dem Zweck haben, können Sie Ihre Besprechung so optimieren, dass sie für alle Teilnehmer so vorteilhaft wie möglich ist. Im Folgenden finden Sie die fünf wichtigsten Arten von Besprechungen und unsere "Hacks", um das Beste aus jeder von ihnen herauszuholen.

Status-Updates

Status-Updates können in Bezug auf den Umfang sehr unterschiedlich ausfallen - aber egal, ob Sie allen Teilnehmern einen Überblick über die Unternehmens-Roadmap geben oder sich treffen, um Updates zu einem bestimmten Projekt zu besprechen, die allgemeinen Ziele und Zwecke dieser Meetings bleiben dieselben.

Peer Review. Auch wenn diese Besprechungen einfach erscheinen mögen, gibt es eine wichtige Ursache, warum diese Besprechungen oft schief gehen: Verwirrung. Wenn Sie eng an einem Projekt gearbeitet haben, kann das, was für Sie absolut sinnvoll ist, für jemanden, der nicht direkt beteiligt ist, verwirrend sein. Außerdem könnten Sie es versäumen, wichtige Hintergrundinformationen zu geben, die Ihnen offensichtlich erscheinen, aber für andere entscheidend sein könnten. Um dies zu vermeiden, sollten Sie die Besprechung zunächst mit jemandem durchgehen, der nicht direkt am Projekt beteiligt ist, und eventuelle Lücken schließen oder Unklarheiten im Vorfeld beseitigen.

Informationsaustausch

Die Schulung von Mitarbeitern und der Austausch von Fachwissen zwischen Teams sind zwei der wichtigsten Möglichkeiten, wie Unternehmen zusammenwachsen können - und hier kommen die Treffen zum Informationsaustausch ins Spiel. Ob es sich dabei um ein Seminar, eine Schulung oder ein weniger formelles Treffen zum Austausch von Forschungsergebnissen handelt, Treffen zum Informationsaustausch sind eine großartige Gelegenheit, Mitarbeiter zu schulen und zu befähigen.

Führen Sie diese Besprechungen am Morgen durch. Die meisten Menschen haben ihre optimale Zeit für kognitives Denken am Morgen - nutzen Sie dies aus, indem Sie diese Besprechungen zu Zeiten ansetzen, in denen Ihr Team am schärfsten und aufnahmefähigsten ist.

Seien Sie rücksichtslos bei der Einladungsliste. In einer idealen Welt wäre es wunderbar, wenn jeder in Ihrem Unternehmen Zugang zu Besprechungen zum Informationsaustausch hätte, aber in der Realität bedeutet jede Besprechung den Verlust von Stunden produktiver Arbeitszeit. Überlegen Sie, wer am meisten von dieser Besprechung profitieren würde, und versuchen Sie, den Wert für den Mitarbeiter mit dem Wert für das Unternehmen abzuwägen.

Brainstorming

Brainstorming-Sitzungen sind für Unternehmen oft entscheidend. Sie bieten die Chance, innovativ zu sein, kreative und neue Ansätze zu entwickeln und jedem Mitglied die Möglichkeit zu geben, sich an den gemeinsamen Fortschritten zu beteiligen. Daher ist es wichtig, dass diese Treffen so gestaltet sind, dass die besten Ideen aller Beteiligten zum Tragen kommen.

**Obwohl kognitives Denken am besten am späten Vormittag stattfindet, legen mehrere Studien nahe, dass kreatives Denken durch Müdigkeit verbessert wird und dass offenes Denken am besten am späten Nachmittag stattfindet. Jeder Mensch hat einen anderen Rhythmus, aber versuchen Sie es doch einmal mit einem späteren Besprechungszeitpunkt und sehen Sie, wie es für Ihr Team funktioniert.

Entscheidungsfindung

Ganz gleich, ob Sie entscheiden müssen, wie Sie ein Projekt vorantreiben, ein Problem lösen oder wem Sie ein Projekt zuweisen wollen - wenn es eine Frage zu beantworten gibt, handelt es sich um eine Entscheidungsbesprechung. Diese Besprechungen sind eine der wichtigsten Arten von Besprechungen, können aber oft zu hitzigen Debatten führen, sich im Kreis drehen und zu einem völligen Stillstand führen. Zum Glück gibt es ein paar Tricks, um die Entscheidungsfindung so effizient wie möglich zu gestalten.

Mit Recherche bewaffnet sein. Wann immer es möglich ist, sollten die Teilnehmer mit relevanten Daten und Forschungsergebnissen in die Sitzung kommen, um den Entscheidungsprozess zu unterstützen. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, klügere Entscheidungen zu treffen, sondern minimiert auch das Risiko, dass die Sitzung in ein Hin und Her zwischen konkurrierenden Meinungen ohne klares Ergebnis ausartet.

Zuweisung der Verantwortung dafür, wer die Entscheidung trifft und wer das Projekt umsetzt. Vor Beginn der Sitzung sollte klar sein, wer die endgültige Entscheidung trifft - sei es durch eine Abstimmung oder durch die Entscheidung, die letztlich einer Person obliegt. Wenn es einen klaren Weg zur Umsetzung der Entscheidung gibt, können Sie auch weitere unnötige Sitzungen vermeiden, indem Sie die Aufgaben an Ort und Stelle delegieren, damit Sie das Urteil reibungslos und effizient umsetzen können.

Kundenbesprechungen

Selbst in Unternehmen, die interne Besprechungen bis ins kleinste Detail beherrschen, werden die besten Praktiken bei Besprechungen mit externen Kunden oft übersehen. Alle wichtigen Grundsätze erfolgreicher interner Besprechungen gelten auch hier: Recherchieren, Tagesordnungen aufstellen und strategisch überlegen, wer zu der Besprechung eingeladen wird.

Machen Sie den Kunden zum Thema des Treffens, nicht Ihr Verkaufsgespräch. Vorbereitung ist wichtig, aber bombardieren Sie den Kunden nicht mit einem ausgefeilten, einstudierten Verkaufsgespräch, sobald er sich hinsetzt. Wenn der Kunde recherchiert hat, ist er wahrscheinlich mit Ihrem breiten Angebot vertraut: Bei dem Treffen mit dem Kunden geht es darum, eine einzigartige Beziehung zu ihm aufzubauen. Konzentrieren Sie sich auf das Unternehmen des Kunden, seine Bedürfnisse und darauf, wie Ihr Produkt oder Angebot in seinem speziellen Anwendungsfall helfen kann.

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