Errores en las reuniones que probablemente esté cometiendo (y cómo evitarlos)

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Actualizado: 21 jun 2023

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No hace falta decir que las reuniones son una parte vital de cualquier organización, pero también es cierto que a menudo son la mayor pérdida de tiempo para cualquier organización. Cuando se hacen bien, las reuniones pueden unir a los equipos, impulsar la innovación e inspirar confianza y lealtad a la empresa. Pero cuando no se hacen bien, pueden hacer perder tiempo, provocar desacuerdos e incluso, en última instancia, perjudicar la satisfacción de los empleados.

El camino para hacer que cualquier reunión sea más eficaz empieza por identificar un objetivo de alto nivel, que puede ser tan sencillo como definir qué tipo de reunión se va a celebrar. Una vez que tenga una idea más clara del propósito, podrá ser inteligente a la hora de optimizar su reunión para que sea lo más beneficiosa posible para todos los participantes. A continuación encontrará los cinco tipos principales de reuniones y nuestros "trucos" para sacar el máximo partido de cada uno de ellos.

Actualizaciones de estado

Las actualizaciones de estado pueden variar mucho en términos de escala, pero tanto si se trata de dar a todos una visión general de la hoja de ruta de la empresa como de reunirse para discutir las actualizaciones de un proyecto específico, los objetivos y propósitos generales de estas reuniones siguen siendo los mismos.

Revisión por pares. Aunque estas reuniones parezcan sencillas, hay un factor clave que puede hacerlas fracasar: la confusión. Si has colaborado estrechamente en un proyecto, lo que para ti tiene todo el sentido del mundo puede resultar confuso para alguien que no esté directamente implicado. Además, puedes pasar por alto información esencial que a ti te parece obvia, pero que puede ser vital para los demás. Para evitarlo, repasa primero la reunión con alguien ajeno al proyecto y rellena las lagunas o aclara las confusiones con antelación.

Compartir información

La formación de los empleados y el intercambio de conocimientos entre los equipos son dos de las principales formas en que las empresas crecen juntas, y ahí es donde entran en juego las reuniones de intercambio de información. Ya se trate de un seminario, una sesión de formación o una reunión menos formal de intercambio de información, las reuniones de intercambio de información son una gran oportunidad para educar y capacitar a los empleados.

**La mayoría de las personas experimentan su momento óptimo para el pensamiento cognitivo por la mañana, así que aprovéchalo programando estas reuniones para las horas en que tu equipo esté más agudo y receptivo.

Sea implacable con la lista de invitados. En un mundo ideal, sería maravilloso que todos los miembros de la organización tuvieran acceso a las reuniones de intercambio de información, pero, en realidad, cada reunión supone la pérdida de horas de trabajo productivo. Piense en quién se beneficiaría más de esta reunión e intente equilibrar el valor para el empleado con el valor para la organización.

Brainstorming

Las reuniones de intercambio de ideas suelen ser decisivas para las empresas. Es la oportunidad de innovar, de plantear enfoques nuevos y creativos, y también de dar a cada miembro una participación en la forma de avanzar juntos. Por ello, es importante que estas reuniones se organicen de manera que las ideas más brillantes de cada uno florezcan.

**Aunque el pensamiento cognitivo se realiza mejor a última hora de la mañana, varios estudios sugieren que el pensamiento creativo mejora con el cansancio y que el pensamiento abierto se realiza mejor a última hora del día. Los ritmos de cada persona son diferentes, pero pruebe a reunirse más tarde y vea cómo le funciona a su equipo.

Toma de decisiones

Tanto si hay que decidir cómo seguir adelante con un proyecto, resolver un problema o decidir a quién asignar un proyecto, si hay una pregunta que responder, se trata de una reunión de toma de decisiones. Estas reuniones son una de las más importantes, pero a menudo pueden derivar en acalorados debates, dar vueltas en círculos y llegar a un punto muerto. Por suerte, hay un par de trucos para que la toma de decisiones sea lo más eficaz posible.

Llegar armado con la investigación. Siempre que sea posible, los participantes deben acudir a la reunión con datos e investigaciones pertinentes para apoyar el proceso de toma de decisiones. Esto no sólo te ayudará a tomar decisiones más inteligentes, sino que también minimizará el riesgo de que la reunión se convierta en un vaivén de opiniones encontradas sin un resultado claro.

Asigne quién toma la decisión y quién ejecutará el proyecto. Antes de que empiece la reunión, debe quedar claro quién va a tomar la decisión final, ya sea por votación o porque la decisión recaiga en última instancia en una sola persona. Si hay un camino claro para poner en práctica la decisión, también puedes evitar más reuniones innecesarias delegando en ese momento, de modo que puedas poner en práctica el veredicto sin problemas y con eficacia.

Reuniones con clientes

Incluso en las empresas que dominan a la perfección las reuniones internas, a menudo se pasan por alto las mejores prácticas cuando se trata de reuniones con clientes externos. Todos los principios clave para el éxito de las reuniones internas siguen siendo válidos en este caso: investigar, establecer agendas y ser estratégicos a la hora de decidir a quién se invita a la reunión.

Haz que la reunión gire en torno al cliente, no a tus argumentos de venta. La preparación es fundamental, pero no hay que bombardear al cliente con un discurso de ventas ingenioso y ensayado en cuanto se sienta. Si ha investigado, es probable que conozca bien tu amplia oferta: la reunión con el cliente consiste en establecer una relación exclusiva con él. Céntrate en su empresa, en sus necesidades y en cómo tu producto u oferta puede ayudarles en su caso de uso particular.

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