¿Cómo crear una agenda eficaz?
Así que has decidido empezar a establecer órdenes del día para tus reuniones. Es estupendo. ¿Por dónde empezar? Aquí tienes algunos consejos para ponerte en marcha:
*Antes de empezar a preparar el orden del día de una reunión, debe saber qué quiere conseguir. Piense en qué hay que discutir y qué decisiones hay que tomar. Recuerde que no todo debe decidirse en ese momento. Esto te ayudará a determinar qué puntos incluir y cuánto tiempo dedicar a cada uno.
Invite a los asistentes necesarios. Asegúrate de incluir a cualquiera que necesite formar parte de la discusión o que se vaya a ver afectado por las decisiones tomadas. También es buena idea enviar el orden del día a todos los asistentes con antelación para que puedan venir preparados.
*Determina la duración de la reunión: sé realista sobre el tiempo que necesitarás para tratar todos los puntos del orden del día. Si tiene mucho que debatir, puede plantearse programar una reunión más larga o dividirla en varias sesiones. Una herramienta como Doodle te ayudará a encontrar una hora que funcione para todos.
Ordenar los temas por prioridad. Esto le ayudará a asegurarse de que los temas más importantes se discuten primero en caso de que se quede sin tiempo. También puede considerar la posibilidad de agrupar temas similares por si puede acabar con cosas de menor prioridad al mismo tiempo y hacer que la reunión sea más cohesiva.
Incluya descansos y permita flexibilidad. Es importante dar a la gente la oportunidad de estirar las piernas y volver a concentrarse, así que considera incluir descansos en tu agenda. Además, es una buena idea dejar cierta flexibilidad en el programa por si surge algo importante que deba discutirse.
Además de todos estos consejos, recuerda estar abierto a modificar el orden del día cuando sea necesario. Y no olvides revisar y actualizar tus agendas con regularidad para asegurarte de que siguen satisfaciendo las necesidades de tu equipo. Si eres director general o empresario, el tiempo es oro y no querrás malgastarlo con agendas obsoletas.