El inventor del teléfono, Alexander Graham Bell, dijo una vez: "Antes que nada, la preparación es la clave del éxito ". Cuando se trata de entender lo que se quiere lograr en una reunión, esto no podría ser más cierto.

La preparación de una reunión es uno de los componentes clave de su éxito. Según Inc, las reuniones ineficaces cuestan a las empresas estadounidenses alrededor de 283.000 millones de dólares al año. Entonces, ¿cómo puede asegurarse de establecer objetivos de reunión para sus reuniones con el fin de ayudar a su equipo a cumplir sus expectativas? Veamos algunos pasos que puede dar para lograr el éxito.

¿Por qué os reunís?

Determinar el propósito de la reunión es crucial para establecer objetivos y expectativas claros. Después de todo, ¿cómo puedes esperar conseguir un resultado concreto si no sabes cuál es?

Como dirigente empresarial, es probable que tenga muchas cosas entre manos. Si no se está reuniendo con las partes interesadas, está tratando de mantenerse al tanto de las decisiones importantes. Su tiempo es valioso, por lo que es importante asegurarse de que cada reunión que celebre tenga un propósito. Debes cumplir una regla importante: no pierdas el tiempo poniéndote al día con la gente cuando la conversación puede ser un correo electrónico.

Antes incluso de empezar invitar a gente a tu reunión, tómate unos minutos para pensar en el problema o asunto que necesitas tratar. ¿Qué espera conseguir con esta reunión? ¿Necesita tomar una decisión? ¿Resolver un problema? ¿Proponer nuevas ideas?

Una vez que tengas claro cuál es el objetivo de la reunión, debes comunicárselo a todos los asistentes. Esto no sólo ayuda a establecer el tono de la reunión, sino que también garantiza que todos estén de acuerdo y puedan venir preparados con ideas y soluciones que aportar.

De este modo, se asegurará de que su equipo sabe lo que se espera de ellos y sentará las bases para una reunión exitosa. Esto no solo le ahorrará tiempo y aumentará la eficacia, sino que también le ayudará a asegurarse de que avanza hacia sus objetivos empresariales.

¿Quién tiene que estar allí?

Esto es más crucial de lo que crees para el éxito de tu reunión, especialmente cuando se trata de programación de reuniones de grupo. Si están presentes las personas equivocadas, puede dar lugar a un montón de conversaciones secundarias y es mucho más probable que se salga del tema. Todo eso es tiempo perdido que fácilmente puede hacer que tengas que volver a reunirte y alejarte aún más de lo que quieres conseguir.

Como dirigente empresarial o emprendedor, es importante considerar detenidamente a quién necesita para abordar eficazmente el asunto en cuestión. Por ejemplo, las partes interesadas, los responsables de la toma de decisiones y los miembros del equipo con conocimientos o experiencia en la materia.

También es importante tener en cuenta el tamaño de la reunión. Si asisten muchas personas, puede ser más difícil mantener un debate productivo y llegar a una decisión. Demasiados cocineros estropean el caldo, como suele decirse. Por otro lado, si no invitas a las personas adecuadas, puedes perder oportunidades de hacer aportaciones. Piénselo bien de antemano, haga una lista o hable con otros directivos para concretar quién debe asistir.

Una vez que sepa a quién invitar, el reto será encontrar una hora. Una herramienta de programación como Doodle puede ayudarle a encontrar una hora rápidamente sin tener que perderse en un ir y venir de correos electrónicos. Puedes hacer una encuesta y empezar a recibir confirmaciones en cuestión de minutos.

Crear una agenda

Mucha gente suele olvidarse de ellos, pero un orden del día es una de las formas más sencillas y eficaces de establecer objetivos y expectativas claros. No sólo ayuda a mantener el rumbo y a no desviarse del tiempo asignado o del debate, sino que también ayuda a los asistentes a venir preparados con sus propias ideas y soluciones.

Para CEOs y ejecutivos, es importante dedicar unos minutos a esbozar los temas que desea que se traten en la reunión, así como el tiempo asignado a cada uno. Esto puede ayudar a garantizar que se traten todos los temas y que la reunión se mantenga centrada.

También es una buena idea identificar quién será el responsable de dirigir cada debate. Podrías ser tú o alguien de tu equipo con más conocimientos en esa área. Esto te ayudará a obtener resultados tangibles de la reunión.

No olvide hacer un seguimiento

De poco sirve una reunión si no se obtiene nada de ella. Por eso el seguimiento es importante. Es la mejor manera de asegurarse de que los siguientes pasos o las acciones acordadas en la reunión se están llevando a cabo. Con Doodle es fácil encontrar el momento de la reunión para que esto suceda.

En primer lugar, es importante revisar los progresos realizados para alcanzar los objetivos fijados en la reunión. Esto puede incluir comprobar el estado de cualquier acción asignada o revisar el progreso realizado para resolver un problema específico. De este modo, podrá asegurarse de que todo va por buen camino y tomar medidas si empieza a descarrilar. Detectar a tiempo las situaciones problemáticas es fundamental para mitigar posibles desastres.

Seguimientos eficaces también ayudan a fomentar el sentido de la responsabilidad entre su equipo y garantizan que las tareas se completen a tiempo. Es una buena idea establecer un sistema de seguimiento, como enviar un resumen de la reunión junto con los puntos de acción a todos los asistentes. Un proceso regular 1:1 también es una buena forma de asegurarse de que se está al día de todo lo que ocurre en la empresa.

Descubrirás que es mucho más fácil tener éxito en tus reuniones si las planificas con antelación, utilizas un programador de reuniones en línea y tienes claros tus objetivos y expectativas. Entiende por qué te vas a reunir, quién necesitas que esté presente, crea una agenda estructurada y, lo más importante, no olvides hacer un seguimiento. Aplica estos pasos cada vez que tengas que reunirte y seguro que aumentarás tu productividad.